Procurement and Materials Coordinator

icon building Company : Bellatrx
icon briefcase Job Type : Full Time

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Job Description - Procurement and Materials Coordinator

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About Us

BELLATRX is a mid-market, privately held, manufacturer of packaging equipment with clients and suppliers in North America and Internationally. At BELLATRX, our actions are guided by these 6  core values (  we believe have been key to our success as a global leader in the design, manufacture, distribution and service of packaging machines and complete packaging lines.

Job Summary:

Reporting directly to the Supply Chain & Facilities Manager, the Procurement and Materials Coordinator acts as a buyer and materials coordinator in support of all of BellatRx's operations. The Procurement and Materials Coordinator ensures adequate stock levels of all necessary materials, parts, tools, and third-party machines by ordering, purchasing, receiving, and processing all necessary items in a timely fashion and in accordance with our internal purchasing and inventory management systems and procedures. The Procurement and Materials Coordinator is also responsible for coordinating all third-party modification requests and ensures that all modification requests are issued and received on time.

Primary Responsibilities include but are not limited to:

Procurement:

  • Using our ERP, perform a variety of procurement and inventory management duties.
  • Review requisition orders to verify accuracy, terminology, and specifications.
  • Prepare and issue requests for quotes.
  • Compare prices, specifications, and delivery dates to determine the best bid among potential suppliers with the goal of reducing costs and delivery times.
  • Issue purchase orders to suppliers.
  • Track the status of requisitions, contracts, and orders.
  • Reconcile inventory and billing discrepancies by comparing suppliers' bills with bids and purchase orders to verify accuracy.
  • Contact suppliers to schedule or expedite deliveries and to resolve shortages, missed or late deliveries, and other problems.
  • Check shipments when they arrive to ensure that orders have been filled correctly and that goods meet specifications.
  • Rectify receiving issues (over/under shipments).
  • Monitor supplier or contractor performance, recommending contract modifications when necessary.
  • Cancel open orders when necessary.
  • Develop and maintain positive relationships with suppliers (account management).
  • Prepare, maintain, and review purchasing files, reports, price lists and supplier lists.

Material and inventory control:

  • Verify accuracy, terminology, and specifications of raw materials or machine modification requests.
  • Prepare and issue modification quotes.
  • Issue purchase orders to suppliers of modification services.
  • Follow up with suppliers and ensure modified materials and machine parts are received on time and in accordance with specifications.
  • Determine if inventory quantities are sufficient for needs (open bin & commonly used parts), ordering more materials when necessary.
  • Monitor in-house inventory movement and complete inventory transfer procedures for bookkeeping purposes.
  • Perform periodic inventory count.

Required Knowledge, Skills, and Abilities :

  • Knowledge of supply chain, logistics and procurement in manufacturing.
  • Intermediate to advanced computer literacy: MS Office software and ERP systems.
  • Strong interpersonal skills.
  • Strong communication skills.
  • Intermediate to advanced knowledge (verbal and written) of both French and English.
  • High-school minimum, DEP in supply chain management, business, or related field preferred.
  • 1-3 years of experience in a related role.

What BellatRx Offers:

  • Highly competitive compensation and benefits;
  • on site gym, open 24/7;
  • RRSP/DPSP matching program;
  • Fun social activities;
  • Free Coffee;
  • Free parking;

The next step in the process for the is to complete a Culture Index Survey. In addition to reviewing applicants' qualifications and experience, the Culture Index Survey helps us better understand overall “fit” and how individuals prefer to be managed, motivated, and communicated with. To complete the survey, click  HERE (

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À propos de nous

BellatRx est un fabricant privé d'équipements d'emballage de taille moyenne qui compte des clients et des fournisseurs en Amérique du Nord et dans le monde entier. Chez BellatRx, nos actions sont guidées par ces 6 valeurs fondamentales ( qui, selon nous, ont été la clé de notre succès en tant que leader mondial dans la conception, la fabrication, la distribution et le service de machines d'emballage et de lignes d'emballage complètes.

Résumé du poste :

Sous la responsabilité directe du Directeur de la chaîne d'approvisionnement et des établissements, le coordinateur de l'approvisionnement et des matériaux joue le rôle d'acheteur et de coordinateur des matériaux pour soutenir l'ensemble des opérations de BellatRx. Le coordinateur de l'approvisionnement et des matériaux garantit des niveaux de stock adéquats pour tous les matériaux, pièces, outils et machines de tiers nécessaires en commandant, achetant, recevant et traitant tous les articles nécessaires en temps voulu et conformément à nos systèmes et procédures internes d'achat et de gestion des stocks. Le coordinateur des achats et du matériel est également responsable de la coordination de toutes les demandes de modification par des tiers et veille à ce que toutes les demandes de modification soient émises et reçues à temps.

Les principales responsabilités sont les suivantes, sans toutefois s'y limiter :

Approvisionnement :

  • À l'aide de notre progiciel de gestion intégré, effectuer diverses tâches de gestion des achats et des stocks.
  • Examiner les demandes d'achat pour en vérifier l'exactitude, la terminologie et les spécifications.
  • Préparer et émettre des demandes de devis.
  • Comparer les prix, les spécifications et les dates de livraison afin de déterminer la meilleure offre parmi les fournisseurs potentiels dans le but de réduire les coûts et les délais de livraison.
  • Émettre des bons de commande aux fournisseurs.
  • Suivre l'état des demandes, des contrats et des commandes.
  • Rapprocher les écarts d'inventaire et de facturation en comparant les factures des fournisseurs avec les offres et les bons de commande pour en vérifier l'exactitude.
  • Contacter les fournisseurs pour programmer ou accélérer les livraisons et pour résoudre les problèmes de pénurie, de livraison manquée ou tardive et autres.
  • Vérifier les expéditions à leur arrivée pour s'assurer que les commandes ont été correctement remplies et que les marchandises sont conformes aux spécifications.
  • Remédier aux problèmes de réception (livraisons excédentaires ou insuffisantes).
  • Contrôler les performances des fournisseurs ou des entrepreneurs et recommander, le cas échéant, des modifications contractuelles.
  • Annuler les commandes en cours si nécessaire.
  • Développer et maintenir des relations positives avec les fournisseurs (gestion des comptes).
  • Préparer, tenir à jour et examiner les dossiers d'achat, les rapports, les listes de prix et les listes de fournisseurs.

Contrôle des matériaux et des stocks :

  • Vérifier l'exactitude, la terminologie et les spécifications des matières premières ou des demandes de modification des machines.
  • Préparer et émettre des devis de modification.
  • Émettre des bons de commande aux fournisseurs de services de modification.
  • Assurer le suivi avec les fournisseurs et veiller à ce que les matériaux modifiés et les pièces de machines soient reçus à temps et conformément aux spécifications.
  • Déterminer si les quantités en stock sont suffisantes pour répondre aux besoins (bacs ouverts et pièces couramment utilisées) et commander des matériaux supplémentaires si nécessaire.
  • Contrôler les mouvements de stocks internes et effectuer les procédures de transfert de stocks à des fins comptables.
  • Effectuer des inventaires périodiques.

Connaissances, compétences et aptitudes requises:

  • Connaissance de la chaîne d'approvisionnement, de la logistique et de l'approvisionnement dans le secteur manufacturier.
  • Connaissances informatiques de niveau intermédiaire à avancé : Logiciel MS Office et systèmes ERP.
  • Solides compétences interpersonnelles.
  • Solides compétences en matière de communication.
  • Connaissance intermédiaire à avancée (orale et écrite) du français et de l'anglais.
  • Diplôme d'études secondaires au minimum, DEP en gestion de la chaîne d'approvisionnement, en affaires ou dans un domaine connexe de préférence.
  • 1 à 3 ans d'expérience dans un poste similaire.

BellatRx offre :

  • Une rémunération et des avantages sociaux très compétitifs;
  • Un gym sur place, ouvert 24 heures sur 24, 7 jours sur 7;
  • Programme de contribution REER/DPSP;
  • Activités sociales amusantes;
  • Café gratuit;
  • Stationnement gratuit;

L'étape suivante du processus consiste à répondre au sondage sur l'indice culturel. Outre l'examen des qualifications et de l'expérience des candidats, le sondage Culture Index nous aide à mieux comprendre l'adéquation globale et la manière dont les individus préfèrent être gérés, motivés et communiquer avec eux. Pour répondre à l'enquête, cliquez  ICI (

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