Secretário

O que procura nos candidatos

Competências e qualificações:

1. Fluente em português e inglês, nível C1 ou equivalente em ambas as línguas.

2. Conhecimentos sólidos dos procedimentos administrativos e dos quadros jurídicos.

3. Excelente capacidade de investigação e de resolução de problemas.

4. Grande atenção aos pormenores e capacidade de organização.

5. Competência na gestão de processos financeiros, incluindo pagamentos de impostos e acompanhamento de facturas.

6. Fortes capacidades de comunicação, tanto escrita como verbal, para estabelecer uma ligação eficaz com as partes interessadas internas e externas.

7. Capacidade de realizar várias tarefas e gerir eficazmente prioridades concorrentes.

Que funções irão desempenhar

Principais responsabilidades:

1. Recolha de documentação e análise legislativa:

1. Recolher, organizar e manter toda a documentação necessária para o cumprimento dos regulamentos legais e institucionais.

2. Analisar os quadros legislativos relacionados com as operações e fornecer atualizações regulares sobre alterações ou riscos potenciais.

3. Identificar proativamente questões relacionadas com a conformidade regulamentar e oferecer soluções.

2. Comunicação com as instituições:

1. Servir como principal ponto de contacto para instituições, tais como gabinetes governamentais e organismos reguladores.

2. Investigar e resolver questões relacionadas com requisitos legais (por exemplo, licenças de ruído, relatórios sobre fogueiras) e outros processos que afetam a organização.

3. Manter uma comunicação regular com o contabilista, assegurando que os processos financeiros e fiscais são concluídos de forma eficiente.

3. Estudos de casos e investigação:

1. Realizar pesquisas sobre questões legais específicas, como leis de gestão de terras, regulamentos de segurança contra incêndios e a legalidade da replantação de certas espécies de árvores.

2. Resumir as conclusões e apresentar recomendações para efeitos de tomada de decisões.

4. Coordenação de processos administrativos e de conformidade:

1. Coordenar esforços para manter e atualizar os registos dos funcionários, incluindo mapas de férias, registos de formação e horários de trabalho.

2. Apoiar o cumprimento dos regulamentos de segurança contra incêndios e de desobstrução de terrenos, incluindo a pesquisa e a comunicação das obrigações legais.

3. Supervisionar o armazenamento de documentos e a acessibilidade dos elementos de conformidade obrigatórios, trabalhando em estreita colaboração com a administração para garantir a manutenção de registos atualizados.

5. Administração financeira

1. Gerir pagamentos, impostos e taxas judiciais em nome da organização e das partes interessadas associadas.

2. Coordenar com o contabilista a gestão das facturas, as declarações fiscais e os pagamentos à segurança social.

3. Resolver discrepâncias nas facturas, contactando os fornecedores e assegurando a manutenção de registos precisos.

6. Apoio aos órgãos diretivos:

1. Ajudar a manter registos atualizados dos órgãos sociais da organização.

2. Assegurar que a documentação legal reflecte o estado atual da governação e evitar a apresentação de informações desatualizadas.

3. Facilitar a pesquisa de seguros de grupo e outras necessidades legais para as operações da organização.

7. Tarefas administrativas diversas:

1. Fornecer atualizações regulares e feedback sobre todas as tarefas relacionadas com os processos institucionais e a conformidade.

2. Prestar assistência a pedidos ad hoc da direção, incluindo a obtenção de licenças ou certificados de organismos governamentais.

3. Aquisição de material de escritório geral

4. Outras tarefas administrativas ad-hoc

Quais os benefícios oferecidos

Ambiente de trabalho:

1. Esta é uma função dinâmica que exige flexibilidade, atenção aos pormenores e capacidade para gerir diversas tarefas.

2. Trabalhará em estreita colaboração com a direção, as autoridades jurídicas, os fornecedores e os prestadores de serviços externos.

3. Esta função é exercida a tempo inteiro, com uma carga horária de 40 horas por semana. Podem ser oferecidas refeições de segunda a sexta-feira e alojamento no local.