Allround administratief medewerker / Onthaalbediende

Ben jij iemand die energie haalt uit contact met mensen, graag organiseert én houdt van variatie in je job? Dan hebben wij een plek voor jou!

Bij Warringtonfire Gent werken we elke dag aan één cruciale missie: brandveiligheid garanderen. Wij testen en certificeren materialen die wereldwijd gebruikt worden in bouw, transport en offshore. En achter die technische expertise? Daar sta jij — als spilfiguur in ons team.

Word jij ons nieuwe administratieve multitask-talent? Ben jij een geboren organisator, tover je bij elk onthaal een glimlach op het gezicht van onze bezoekers én hou je ervan om administratief alles tot in de puntjes te regelen? Dan zoeken wij jou!

Als Onthaalbediende / Allround Administratief Medewerker ben jij het visitekaartje en de onmisbare spil van ons bedrijf. Je verdeelt je tijd tussen het onthaal (60%) en een boeiend pakket aan administratieve en kwaliteitsondersteuning (40%).

Jouw Gevarieerde Dagindeling

Het kloppend hart van ons onthaal & facility (60%)

Jij zorgt ervoor (samen met 2 andere collega’s) dat alles op rolletjes loopt aan de receptie:

• Klanten en partners warm en professioneel onthalen 
• Toezicht houden op naleving van veiligheids- en kwaliteitsregels
• Bezoekers registreren en collega’s verwittigen
• Telefoonverkeer efficiënt behandelen
• Post en pakketten beheren (ontvangst, verzending, opvolging)
• Dagelijkse lunchbestellingen organiseren
• Fungeren als contactpersoon voor de wasserij
• Zorgen voor een nette en verzorgde werkomgeving (vergaderzalen, keuken …)
• Alert reageren op onverwachte situaties en technische problemen melden
• Bestelbonnen opmaken voor externe diensten (bv. catering, wasser)

Kwaliteits- & administratieve support (40%)

Je ondersteunt onze technische teams met nauwkeurige administratie.

• Kwaliteitscontrole uitvoeren van dossiers en aanvullen waar nodig
• Documenten scannen en correct klasseren
• Testdossiers beheren en archiveren (digitaal en fysiek)
• Testrapporten voorbereiden, laten ondertekenen en versturen
• Sporadisch ondersteuning bieden aan andere afdelingen

Herken jij jezelf in de volgende punten? Dan ben jij de administratieve duizendpoot die we zoeken:

• Organisatorisch talent met oog voor detail: Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en houdt het hoofd koel op drukke momenten. Zie je werk liggen? Dan neem je graag zelf initiatief.
• Sociaal & Klantgericht: Je bent communicatief sterk en krijgt energie van contact met mensen—of dat nu een bezoeker aan de balie is of een collega van het technisch team. Je switcht vlot tussen zelfstandig werken en overleggen met je twee naaste collega's.
• Talenknopen doorgehakt: Je spreekt en schrijft vlot Nederlands. Daarnaast kun je je goed behelpen in het Engels. Spreek je ook een woordje Frans? Dat is een mooie plus!
• Digitaal vaardig: Het MS Office-pakket heeft voor jou weinig geheimen en je pikt nieuwe software razendsnel op.
• Jouw profiel: Je hebt bij voorkeur een diploma (Secundair of Bachelor) in een administratieve richting. Heb je al wat ervaring in een gelijkaardige functie? Dan heb je een streepje voor!

Wat bieden wij jou?

• Een gevarieerde functie van 20 uur per week. Je werkt liefst in de voormiddag. Ideaal woensdag een hele dag, maar dit is bespreekbaar.
• Een aantrekkelijk loonpakket met o.a.
  • • Maaltijdcheques
    • Groepsverzekering
    • Hospitalisatieverzekering
    • Fietsplan
    • ADV-dagen voor een goede work-life balance
    • Een fijne werksfeer in een professioneel en groeiend bedrijf
    • Ruimte voor opleiding en persoonlijke ontwikkeling

Bij Element zijn we er altijd trots op onze mensen op de eerste plaats te zetten. Wij zijn een werkgever die gelijke kansen biedt en diversiteit en inclusie beschouwt als fundamenteel voor onze visie om "the world's most trusted testing partner" te worden.

Alle geschikte kandidaten worden in aanmerking genomen voor een dienstverband op basis van objectieve werkgerelateerde criteria en zonder rekening te houden met de volgende kenmerken: leeftijd, handicap, etnische afkomst, geslacht, burgerlijke staat, ras, religie, verantwoordelijkheid voor afhankelijke personen, seksuele geaardheid, of genderidentiteit of andere kenmerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.