Adjoint·e administrative·ve Bilingue Présentiel

Vous avez de l'expérience en tant
qu'adjoint.e administratif.ve dans un environnement professionnel, idéalement
en cabinet d’avocats, et souhaitez évoluer dans un environnement dynamique et international
? Ce poste est fait pour vous !

Notre client, situé à Montréal,
est à la recherche d'une personne fiable, compétente et organisée.
Vous aurez l'opportunité de soutenir un groupe d'avocat·e·s et d'adjoint·e·s
juridiques en assumant des fonctions non juridiques, incluant la reprographie
ainsi que des tâches liées aux services de bureau.
Le poste inclut également la prise en charge de la réception et l'accueil des
visiteurs au bureau.

Vos
futurs avantages :

• Poste permanent à temps plein, du lundi au
  vendredi (35 heures/semaine), présentiel ;
  
• Assurances collectives (dentaire, médicaments,
  lunettes) payées à 100% par l’employeur dès le premier jour ;
  
• Compte santé de 500 $ par an ;
  
• Compte de dépenses bien-être et sportives de 300
  $ par an ;
  
• 10 jours de congés maladie et personnels ;
  
• Accès au programme PAE (Programme d’aide aux employés)
  ;
  
• REER disponible dès le premier jour. La participation
  de l’employeur sera versée après un an de travail ;
  
• Assurance vie ;
  
• De 3 à 4 semaines de vacances par an, selon
  l’expérience ;
  
• Programme de mentorat ;
  
• Congé parental inclusif ;
  
• Temps supplémentaire rémunéré à 1.5.
   
  

Vos
futures responsabilités :

• Préparateur des rapports de dépenses ;
  
• Traiter des factures dans Chrome River Invoice ;
  
• Ajouter d'autres parties dans les vérifications
  de conflits ;
  
• Aide à la gestion de documents et à la
  préparation des interrogatoires et des procès ;
  
• Gérer les appels téléphoniques et les messages à
  la réception ;
  
• Rediriger les courriels de manière efficace,
  courtoise et professionnelle ;
  
• Accueillir les clients·e·s, les huissiers et
  messagers de cour et autres visiteurs se présentant à la réception ;
  
• Sauvegarder des documents électroniques dans
  iManage ;
  
• Préparer et envoyer des documents au moyen du
  logiciel Box ;
  
• Fournir des services de reprographie ;
  
• Réserver les services de sténographes officiels,
  au besoin ;
  
• Gérer la réservation des salles de conférence et
  de vidéoconférence; s'assurer quotidiennement que le calendrier est à jour ;
  
• Préparer les salles de conférence en vue des
  rencontres et réunions, incluant  : la préparation du café et des
  rafraîchissements, effectuer les commandes pour les petits déjeuners et/ou
  déjeuner le cas échéant, et nettoyer les salles après les réunions ;
  
• Voir à ce que les salles de conférence disposent
  toujours des dispositions nécessaires ;
  
• S'assurer de la propreté générale de l'aire de
  réception, des cuisines, des salles de conférence et de la salle de bain des
  visiteurs ;
  
• S'occuper de l'entretien de la machine à café et
  de ses accessoires ;
  
• Gérer les lave-vaisselle chaque jour et voir à
  maintenir les produits de nettoyage, en plus des provisions de lait et café,
  pour le bureau et pour les salles de conférence ;
  
• Se charger des commandes pour les éléments
  manquants ;
  
• Effectuer l'expédition des envois par messager
  et services de courrier express ;
  
• Organisateur des factures des huissiers et
  messagers de cour; remettre à la comptabilité les pièces justificatives des
  envois par messagers au besoin ;
  
• Mettre à jour de la liste téléphonique et de la
  liste des personnes contacts pour les situations d'urgence ;
  
• Toutes autres tâches connexes, au besoin.
  

Profil

Informations contractuelles

Un peu
plus d’informations sur le cabinet :

Ce client d’avocats de renommée mondiale, est présent dans
plus de 60 bureaux à travers le globe. Spécialisé en commerce international et
en affaires commerciales (assurance, transport, construction, énergie, biens de
consommation), il offre une expertise complète en litige et en conseils
juridiques, avec un fort accent sur le commerce mondial.

Rejoignez un cabinet offrant des ressources étendues, et au
sein duquel le respect et l’expertise se conjuguent pour favoriser un
environnement de collaboration optimale.

UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et
l’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez
à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne. Notez que
nous ne communiquerons qu’avec les candidat.es retenu.e.s.
Au plaisir de vous rencontrer !