Commis de bureau/ Office Clerk

Commis de Bureau

Responsabilités :

• Tri et distribution du courrier et des fournitures de bureau, y compris le courrier interne, les courriers et le courrier de nuit.


• Livraison du courrier et des projets d'impression sur l'ensemble du site du client


• Coordonner et préparer les projets d'impression, y compris la conversion des fichiers électroniques, la numérisation des documents et l'amélioration du début à la fin.


• Téléchargement des travaux à partir du courrier électronique ou de la file d'attente d'impression, dimensionnement, reproduction, tri et finition.


• Établir et maintenir des contrôles de qualité afin de garantir l'exactitude du travail.


• répondre aux appels téléphoniques de premier niveau des utilisateurs finaux de l'équipement pour déterminer le problème, éliminer les bourrages papier, effectuer des copies d'essai et déterminer l'état des machines


• se rendre régulièrement sur toutes les machines pour nettoyer les vitres, remplacer le toner, stocker le papier et assurer la propreté générale de l'espace de travail


• Rédiger des rapports


• Tenir un registre des temps d'arrêt, des réparations et des frais de compteur de tous les copieurs/imprimantes sur le site.

Qualifications :

• Diplôme d'études secondaires ou expérience professionnelle équivalente


• Au moins deux ans d'expérience dans une salle de courrier ou un centre de photocopie.

Compétences :

• Excellentes compétences interpersonnelles avec la capacité de développer rapidement des relations d'affaires.


• Forte motivation personnelle pour obtenir des résultats


• Excellentes aptitudes à la communication, tant verbale qu'écrite


• Utilisation efficace de Microsoft Office


• Capacité à soulever des charges de plus de 30 kg si nécessaire.

Autre :

• 
  

  Présenter une image professionnelle à tout moment aux clients et aux vendeurs.

  
  

   

Office Clerk

Responsibilities:

• Sort and distribute mail and office supplies, including interoffice, couriers and overnight mail


• Process incoming and outgoing couriers


• Deliver mail and printing projects throughout the office


• Coordinate and prepare projects for printing, including electronic file conversion, document scanning and enhancement from start to delivery


• Download jobs from email or print queue: size, reproduce, sort and finish/bind


• Establish and maintain quality controls to ensure work accuracy


• Respond to first level phone calls from end users of distributed copier equipment to determine the problem, clear paper jams, run test copies and determine status of machines


• Provide scheduled trips to all machines to conduct cleaning of glass, toner replacement, stocking paper and general cleanness of workspace


• Run reports


• Maintain logs of downtime, repairs and meter charges of all copiers/printers on site


• Provide support for Catering team as needed Clean and restock rounds of all cafes and the lunchroom 4 times daily or as needed.


• Report any inventory items needed bi-weekly to the Catering Manager.


• Prepare, set-up and breakdown of daily meetings (mainly coffee/tea set-up)


• Provide back-up support for Reception as needed for vacation, sick days, lunch break (1 hour), and morning/afternoon breaks (15 minutes each) Welcome visitors by greeting them; notify lawyers and/or assistants of client arrivals.


• Answer internal and external phone calls, direct calls to the appropriate people and answer any inquiries or redirect questions to the appropriate individuals.


• Manage boardroom booking system; create and edit bookings, respond to requests, liaise with Legal Assistants, IT, Catering and building personnel to ensure proper set-up of meetings and client events.


• Maintain security by administering access pass procedures (i.e. issue temporary access pass; replace forgotten, lost or damaged cards, etc.); record visitors in the Visitor’s Log, and follow security procedures.


• Provide assistance in other Ricoh service areas as directed by the Ricoh Site Manager.

Qualifications:

• High School Diploma or equivalent work experience


• Minimum 2 years of experience working in a mail room or copy centre

Skills:

• Excellent interpersonal skills with the ability to quickly develop business relationships


• Strong self-motivation to drive results


• Excellent communication skills both verbal and written


• Effective use of Microsoft Office


• Ability to lift 30+lbs. as necessary

Other:

• Present a professional image at all times to customers and vendors