Office Coordinator / Coordonateur.trice de Bureau

DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE

Ludia est un studio innovant et dynamique, spécialisé dans le développement de jeux mobiles. Basé à Montréal depuis 2007, chaque mois, plus de 3,5 millions de joueurs à travers le monde plongent dans nos univers. Notre portfolio combine des franchises mondiales emblématiques et des créations originales, incluant Jurassic World™ Alive, Jurassic World™: The Game, Dragons: Rise of Berk, Teenage Mutant Ninja Turtles: Legends, et bien d’autres.

Avec plus de 500 millions de téléchargements depuis notre fondation, nous entamons un chapitre exaltant en tant que studio indépendant, où la croissance est portée par la passion de notre équipe et de nos joueurs. 

DESCRIPTION DU POSTE

Rejoignez notre équipe en tant que Coordinateur.trice de bureau et devenez le cœur de notre espace de travail créatif et rempli de fun ! Situé dans le quartier emblématique du Vieux-Port, vous veillerez à ce que le bureau fonctionne parfaitement, en garantissant que l’environnement soit toujours accueillant, bien approvisionné et organisé. Vos compétences en multitâche seront votre super-pouvoir, vous permettant de tout gérer, de la gestion des fournitures à l’assistance lors des événements d’entreprise. Prêt à améliorer l’expérience de notre bureau ? Cette mission est faite pour vous !

🎯 RESPONSABILITÉS

Sous la responsabilité de la Responsable de l’engagement et de l’expérience employée, le.a Coordinateur.trice de bureau aura pour responsabilités :

Gestion du bureau & fournisseurs

• Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau, incluant la gestion des fournitures et le maintien d’espaces communs propres, fonctionnels et bien approvisionnés.


• Maintenir les espaces de rangement organisés et contribuer à des projets ponctuels d’amélioration des bureaux.


• Agir comme point de contact pour les demandes liées au bureau et coordonner les appels de service avec les fournisseurs.


• Gérer les livraisons et coordonner les commandes de snacks, boissons et autres fournitures de bureau afin de maintenir un environnement convivial et énergisant.

Événements internes

• Soutenir l’organisation et assurer une présence lors des événements d’entreprise (5 à 7, dîners, activités internes, etc.)


• Proposer de nouvelles initiatives favorisant la cohésion d’équipe tout en collaborant avec l’équipe Talent & Culture pour assurer une expérience positive

Accueil et communication

• Accueillir les visiteurs de manière professionnelle et conviviale


• Gérer les appels entrants et assurer la réception et la distribution du courrier aux personnes concernées de façon organisée et efficace


• Participer aux communications internes des événements

QUALIFICATIONS

🎮 Expérience & compétences

• Une année d'expérience en administration de bureau ou dans un rôle similaire (bonus si vous avez travaillé dans un environnement créatif et dynamique).


• Excellentes compétences organisationnelles et attention aux détails.


• À l’aise pour coordonner des fournisseurs, gérer des inventaires et gérer plusieurs tâches simultanément.


• Bonnes compétences en communication.


• Capacité à gérer les problèmes du bureau avec une attitude positive, en agissant comme la personne de référence pour résoudre les problèmes.

💡 Caractéristiques supplémentaires

• Mentalité proactive et orientée solutions.


• À l’aise de travailler de manière indépendante tout en collaborant étroitement avec l'équipe T&C et les autres départements.


• Enthousiaste à l'idée de créer un environnement accueillant et engageant pour l’équipe et de favoriser une culture de bureau positive.


• Flexibilité et adaptabilité, prêt(e) à intervenir dès qu'un nouveau projet commence ou qu'une nouvelle quête se présente.

🌍 Compétences bilingues

• Maîtrise du français et de l'anglais pour communiquer efficacement avec des équipes et des fournisseurs divers.

🏢 Type de travail

• Veuillez noter que ce poste nécessite une présence à temps plein au bureau, 5 jours par semaine.


• Les candidat·e·s admissibles doivent être situés dans la province de Québec et avoir le droit de travailler au Canada.


• Horaire : du lundi au vendredi, 40 heures par semaine

POURQUOI LUDIA ?

Chez Ludia, nous croyons qu’un milieu de travail devrait être aussi inspirant que les jeux que nous créons. Voici ce que tu peux attendre en nous rejoignant :

👓 Flexibilité : Options hybrides, horaire flexible et un studio vibrant au cœur du Vieux-Montréal.
🔋 Bien-être : Salaire compétitif, avantages dès le premier jour, contribution REER, vacances généreuses et journées mobiles.
🌟 Développement : Formations, mentorat, ateliers et opportunités de carrière dans l’univers du jeu vidéo.
🎮 Culture : Une équipe de passionné·e·s qui crée des expériences inoubliables où l’innovation et la créativité sont au rendez-vous.

Nous valorisons et célébrons la diversité au sein de notre équipe, et nous nous engageons à offrir un environnement inclusif où chacun·e peut s’épanouir et partager sa perspective unique.
Nous encourageons les personnes de tous horizons à postuler — et nous avons hâte de te rencontrer !

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COMPANY DESCRIPTION
Ludia is an innovative and dynamic studio specializing in mobile game development. Based in Montreal since 2007, over 3.5 million players around the world dive into our universes every month. Our portfolio combines iconic global franchises and original creations, including Jurassic World™ Alive, Jurassic World™: The Game, Dragons: Rise of Berk, Teenage Mutant Ninja Turtles: Legends, and many more.

With more than 500 million downloads since our founding, we’re entering an exciting new chapter as an independent studio — one where growth is fueled by the passion of our team and our players.

JOB DESCRIPTION

Join our team as an Office Coordinator and become the heart of our fun, creative workspace! Located in the iconic Old Port district, you’ll ensure the office runs smoothly by keeping the environment welcoming, well-stocked, and organized. Your multitasking skills will be your superpower, allowing you to handle everything from managing supplies to supporting company events. Ready to elevate our office experience? This role is for you!

🎯 RESPONSIBILITIES

Reporting to the Manager of Employee Engagement & Experience, the Office Coordinator will be responsible for:

Office Management & Vendors

• Ensure the smooth day-to-day operation of the office, including supply management and maintaining clean, functional, and well-stocked common areas.


• Keep storage spaces organized and contribute to ad hoc office improvement projects.


• Act as the main point of contact for office-related requests and coordinate service calls with vendors.


• Manage deliveries and coordinate orders for snacks, beverages, and office supplies to maintain a welcoming and energized environment.

Internal Events

• Support the organization and be present at company events (happy hours, team lunches, internal activities, etc.).


• Propose new initiatives to foster team cohesion while collaborating with the Talent & Culture team to ensure a positive employee experience.

Reception & Communication

• Welcome visitors in a professional and friendly manner.


• Handle incoming calls and manage mail reception and distribution efficiently to the appropriate recipients.


• Support internal communications related to events.

QUALIFICATIONS

🎮 Experience & Skills

• 1 year of experience in office administration or a similar role (a plus if in a creative and dynamic environment).


• Strong organizational skills and attention to detail.


• Comfortable coordinating vendors, managing inventory, and handling multiple tasks simultaneously.


• Strong communication skills.


• Ability to handle office issues with a positive attitude and act as the go-to problem solver.

💡 Additional Qualities

• Proactive, solution-oriented mindset.


• Comfortable working independently while collaborating closely with the Talent & Culture team and other departments.


• Passionate about creating a welcoming and engaging environment and fostering a positive office culture.


• Flexible and adaptable, ready to jump in when new projects or challenges arise.

🌍 Language Skills

• Fluency in both French and English is required to effectively communicate with diverse teams and vendors.

🏢Work Type 

• Please note this position requires full-time, in-office presence 5 days per week.


• Eligible applicants must be located in the province of Quebec and have working rights in Canada.


• Schedule: Monday to Friday, 40 hours / week

WHY LUDIA?  

At Ludia, we believe in creating a workplace as inspiring as the games we produce. Here's what you can expect:

👓Flexibility: Hybrid options, flexible hours, and a vibrant downtown Montreal studio.

🔋Wellness: Competitive pay, day-one benefits, RRSP match, generous vacation, and mobile days.

🌟Growth: Training, mentorship, workshops, and career opportunities in gaming.

🎮Culture: A team of passionate gamers making memorable experiences worldwide where innovation and creativity thrives.

We value and celebrate diversity in our team, and we are dedicated to creating an inclusive environment where everyone can thrive and contribute their unique perspectives. We encourage individuals from all backgrounds to apply, and we are excited to hear from everyone!