Assistant de Direction & Moyens Généraux H/F

Au sein d’Innov8 Tower, vous occuperez un rôle clé au côté de notre Directeur Général, tout en assurant la coordination et le bon fonctionnement des moyens généraux de l’immeuble.

Véritable point de contact au quotidien, vous accompagnerez le DG dans l’organisation de ses rendez-vous et échanges avec nos interlocuteurs internes et externes, notamment avec de nombreux clients, fournisseurs et partenaires internationaux.

Vous contribuerez également à garantir un environnement de travail fonctionnel, accueillant et de qualité pour les collaborateurs comme pour les visiteurs.

Vos principales missions

Assistanat du Directeur Général

• Gérer l’agenda du DG et organiser ses rendez-vous, réunions et déplacements.

• Préparer et coordonner ses rendez-vous avec les clients, fournisseurs et partenaires, notamment internationaux.

• Préparer les réunions et assurer le suivi des actions et informations nécessaires.

• Faciliter les échanges et assurer une bonne circulation des informations entre les différents interlocuteurs.

• Apporter un soutien administratif au DG dans son quotidien.

Gestion des moyens généraux

• Veiller au bon fonctionnement quotidien de l’immeuble et des espaces de travail.

• Être l’interlocuteur des prestataires et fournisseurs sur place : maintenance, entretien, sécurité, fournitures, etc.

• Suivre les interventions, demandes techniques et éventuels incidents.

• Gérer les commandes et les besoins courants liés au fonctionnement du site.

• Veiller à la qualité de l’accueil, des espaces communs et des services proposés aux collaborateurs et visiteurs.

Accueil & coordination internationale

• Être en contact régulier avec des interlocuteurs anglophones.

• Accueillir et accompagner des clients, fournisseurs et partenaires internationaux.

• Faciliter l’organisation de leurs rendez-vous et leur venue sur site.

• Assurer une communication professionnelle en français comme en anglais.

Nous recherchons avant tout une personne dynamique, polyvalente et orientée service, capable de s’adapter à un environnement où les journées ne se ressemblent pas.

Vous êtes :

• Réactif/ve et savez gérer les priorités et les imprévus ;

• Autonome, tout en sachant solliciter les bons interlocuteurs lorsque nécessaire ;

• Rigoureux/se et organisée, avec le souci du détail ;

• Serviable et à l’écoute, avec un véritable sens du service ;

• À l’aise dans les échanges avec des interlocuteurs de tous niveaux, y compris des clients et partenaires externes ;

• À l’aise en anglais, à l’oral comme à l’écrit, pour échanger quotidiennement avec des interlocuteurs internationaux.

Une solide expérience en assistanat de direction, office management, gestion des moyens généraux ou accueil haut de gamme sera appréciée.

Entretien RH et DG