Assistant.e d'unités F/H (GEF-MOAT/MOP))

Assistant(e) des responsables des unités MOA T et GEF

01. Poste et Missions

L’assistant(e) est garant(e) du bon fonctionnement de la structure à laquelle il/elle est rattaché(e) et assure une mission d’assistance et de conseil pour l’ensemble de l’activité.

Il/Elle contribue si nécessaire, au respect des procédures comptables et budgétaires.

Il/Elle doit également transmettre les informations nécessaires à l’activité de son unité.

Principales activités :

Les activités quotidiennes sont les activités classiques du poste d’assistant d’unité, parmi elles : la gestion de l'agenda du responsable de l'unité (particulièrement pour MOA T), les courriers et notes de l'unité, la gestion de la logistique (fournitures, rétroprojecteur, appareil photo), la commande des différentes fournitures de l'unité par entité (fournitures de bureau, équipements EPI, fournitures générales) par IPROC, la saisie des demandes de prestation informatique et téléphonie via SIMET, le suivi du parc informatique et téléphonique de l'unité, la gestion des ordres de mission de l'unité (TCM Travel), gestion des courriers par GECCO

Le ou la titulaire du poste est également :

• le correspondant RH de l'unité (feuilles de nuit, feuilles de remboursement kilométriques, documents administratifs des agents) par les différents outils Transat, Chronéo ;

• le correspondant contrôle de gestion (gestion des notes de dépenses, traitement des factures) ;

• le correspondant COM (mise à jour de l'organigramme, trombinoscope, RAMO).

02. Profil recherché

Le poste requiert une très bonne connaissance :

·         des outils Word, Excel, Powerpoint et Outlook ;

·         des logiciels IPROC, TRANSAT, ANTILOPE, TCM Travel, CHRONEO, GECCO, etc.

La personne doit faire preuve de réactivité, doit savoir anticiper les besoins de l’unité et avoir une excellente gestion des priorités. Rigueur, autonomie, discrétion et confidentialité sont essentielles aux postes.

Le ou la titulaire du poste doit avoir un excellent relationnel. Une très bonne maîtrise de l’écrit et de l’orthographe est exigée.

Catégorie : Maîtrise

#MobilitéRATP

03. Informations complémentaires

Lieu :

BATIMENT VAL BIENVENUE : 11 AVENUE LOUISON BOBET, 94120 FONTENAY SOUS BOISDurée Indéterminée

04. Pré-requis

Diplôme :

Formation requise :

Langues :

Compétences :

Assurer un soutien et une coordination dans l'organisation de l'activité quotidienne (assistanat), Gérer la réception, le suivi et la diffusion du courrier via les outils associés, Gérer les fournitures et en optimiser le budget associé, Maîtriser la communication écrite et orale et les moyens de communication associés, Maîtriser la gestion et l'optimisation des plannings d'activité et agendas, Piloter de bout en bout l'organisation de réunions, de déplacements et d'évènements professionnels, Utiliser les outils collaboratifs