Executive Assistant

LE POSTE

MISSION

Au sein des équipes globales de Coty, vous apportez un soutien opérationnel et administratif à plusieurs membres du comité de direction (VPs). Vous êtes un partenaire clé de leur quotidien : gestion d’agendas complexes, organisation de réunions internationales, coordination des déplacements, et support administratif.

RESPONSABILITES CLES :

• Gérer les agendas de plusieurs VPs : prise de rendez-vous, gestion des priorités et coordination entre fuseaux horaires.


• Filtrer et traiter les demandes avec discrétion et confidentialité.


• Organiser des réunions stratégiques avec les équipes internes et partenaires externes.


• Coordonner les voyages d’affaires : réservations, logistique, préparation des documents nécessaires.


• Gérer les notes de frais, commandes internes, achats liés aux déplacements, en respectant les processus internes.


• Assurer un suivi budgétaire ponctuel, incluant la gestion de bons de commande (PO).


• Maintenir une collaboration fluide avec les autres assistant(e)s de direction de l’organisation.


• Gérer des commandes de fournitures, produits ou matériel nécessaires à l’équipe.


• Participer au soutien logistique de projets clés, tels que l’organisation de séminaires ou workshops globaux.

VOTRE PROFIL

QUALIFICATIONS & EXPERIENCE

• Formation Bac +2 à Bac +5, type BTS Assistant de Manager, Licence pro, école de commerce ou équivalent.


• Minimum 8 ans d’expérience sur un poste similaire d’assistanat de direction, dans un environnement international ou matriciel.

COMPETENCES REQUISES

• Sens des priorités, capacité à gérer l’urgence et l’importance.


• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office), rigueur, méthode, sens de l’organisation.


• Excellent relationnel, sens du service et du travail en équipe.


• Excellente expression écrite et orale en français et en anglais (langue de travail).


• Discrétion, diplomatie, respect de la confidentialité.


• Réactivité et respect des délais.

• Aisance avec les outils collaboratifs Google et les outils digitaux.


• Intérêt pour les environnements internationaux, dynamiques et digitaux.


• Bonne capacité de communication et de coordination avec des interlocuteurs variés.


• Compétences en négociation et sens de l’anticipation.