Office Manager

Tu es la personne qui fait que tout fonctionne, sans que personne n’ait à y penser. Le bureau tourne, l’administratif est carré, les nouveaux arrivants sont bien accueillis, notre espace de co-working est géré, les événements se passent bien. Tu deviens vite un point de confiance pour les fondateurs et pour l’équipe, avec l’accès à des sujets sensibles (RH, paie, finance) que ça suppose.

On cherche d’abord de l’exécution fiable et cadrée. L’autonomie et le périmètre grandiront avec l’expérience et la confiance, c’est le cœur de la trajectoire qu’on te propose.

Tu es rattaché(e) directement à Eric et JC, les deux fondateurs.

Temps partiel à temps complet.

Tes missions (liste non exhaustive)

Administratif, RH & pré-compta · 35%

• Administratif RH : piloter le cabinet externe : onboarding et offboarding, mutuelle, médecine du travail, suivi des congés et absences, réception des arrêts maladie et transmission au cabinet social & contrats de travail : modification, suivi et ordonnancement (pas de rédaction), rangement documentaire sur le Drive.

• Notes de frais & dépenses : suivi, avec une carte société à disposition dans un cadre défini.

• Démarches État : portails URSSAF et administrations, calculs type prime d’intéressement, récupération et traitement des courriers officiels.

• Obligations légales : organisation des échéances (élections CSE, etc.) et veille sur la marche à suivre.

• Facturation d’appoint : émission de factures exceptionnelles et réponse aux demandes clients (rééditions, grand livre) sous PennyLane. La facturation courante reste au directeur des opérations.

Support à la direction · 25%

• Logistique et support : Prendre ponctuellement des tâches logistiques ou administratives pour décharger les membres de la direction

Office management & vie du bureau · 25%

• Bon fonctionnement des locaux : fournitures, consommables, veiller à ce que tout marche et que les règles de vie soient respectées.

• Prestataires & réparations : faire intervenir et recevoir les intervenants, suivre les dépannages, relation avec le bailleur et l’assurance des locaux.

• Sécurité & conformité des locaux : suivi de la sécurité et du DUERP.

• Courrier : réception, recommandés, scan, et surtout savoir qui notifier et traiter les urgences.

• Sourcing fournisseurs : rechercher ponctuellement de nouveaux prestataires (entretien des machines à café, par exemple) et nous faire un compte rendu clair pour trancher.

• Gestion courante des collocs : relation quotidienne avec les occupants (deuxième étage et commerce), suivi et encaissement des loyers, facturation et quittances, renouvellements.

• Commercialisation des postes disponibles : remplir les espaces vacants (préparation des dossiers, visites, annonces, appui d’un agent, pilotage de la logistique). La décision de prix et la négociation des termes se font avec les fondateurs.

Événementiel & logistique · 15%

• Événements internes : mise en place des salles, courses, interaction avec les fournisseurs (traiteur, livraisons).

• Offsite annuel : une à deux fois par an, organisation de bout en bout (recherche, contact fournisseurs, logistique).

• Coups de main ponctuels : réservations de déplacements pour l’équipe, réservation de restaurant pour des rendez-vous clients, appui logistique et relecture de publications LinkedIn.

Et parce que le poste laisse de la place au démarrage, tu prendras aussi des chantiers de fond utiles : structuration du Drive, documentation des process, ou pilotage de la migration de notre cabinet social.

À quoi ressemble la réussite

À six mois, on saura que c’est réussi si :

• L’administratif et la RH courante ne remontent plus vers les fondateurs, sauf pour arbitrage.

• Le bureau et le co-working tournent sans que nos co-fondateurs n’aient à s’en occuper.

• Tu as pris au moins un chantier de fond et tu l’as fait avancer seul(e).

• Quand un imprévu tombe (une panne, un arrêt maladie, un occupant qui part), l’équipe sait que c’est géré.

Indispensable

• 2 à 5 ans d’expérience en office management, assistanat administratif ou de gestion, idéalement en PME ou environnement en croissance.

• Fiable et rigoureux(se) avant tout. On te confie des sujets sensibles (RH, paie, finance) : la discrétion et le sérieux ne sont pas négociables.

• Organisé(e) et orienté(e) process. Tu sais prioriser, ordonner tes échéances et ne rien laisser tomber, même quand plusieurs sujets tombent en même temps.

• Polyvalent(e) et débrouillard(e). Le poste touche à tout, du courrier au DUERP en passant par le co-working. Aucune tâche ne te semble au-dessus de toi.

• Anglais lu et écrit : tu sais lire et répondre à un mail en anglais. L’oral courant n’est pas requis.

• Présent(e) sur site à Paris la majorité du temps, c’est le cœur du poste.

Un plus

• La connaissance de Pennylane ou d’un SIRH type PayFit.

• Le goût d’utiliser l’IA pour gagner en efficacité (on est une boîte AI-native, on t’y encourage).

Nos outils

• PennyLane pour la facturation, un SIRH type PayFit pour la RH et la paie, Google Drive, et les outils d’IA du quotidien.

Notre process est conçu pour nous permettre de te connaître, mais aussi de te donner un aperçu de notre environnement de travail :

• Premier entretien avec un Directeur (JC ou Eric, co-fondateurs; ou Philippe, Directeur des Opérations) : un échange sur ton parcours, tes aspirations et ce qu’on construit ensemble sur ce poste.

• Second entretien, mise en situation : à partir d’un cas concret (une semaine type, des priorités à arbitrer), on regarde ensemble comment tu t’organises.

• Troisième entretien, échange informel avec Eric et JC : validation du culture-fit, des attentes sur le poste et projection sur les prochaines années.

Chez Matters, nous croyons à l’importance des rencontres authentiques et transparentes. À travers ce process, notre objectif est de mieux comprendre qui tu es, et de te donner une vision claire de ton rôle au sein de notre équipe.

Pourquoi rejoindre Matters ?

• Un poste central, avec une vraie trajectoire : plus d’autonomie et de responsabilités à mesure que la confiance s’installe.

• Prise en charge Navigo à 100% (ou forfait mobilité douce).

• Équipement de qualité : tout le matériel dont tu as besoin pour travailler confortablement.

• Culture d’entreprise saine, où la franchise et l’entraide sont la norme.

• Formations et accompagnement pour t’aider à progresser.

• Poste ancré au bureau, donc peu de télétravail, mais des horaires sur lesquels on sait être souple quand la vie l’exige.

Chez Matters, on se moque des parcours typiques. Ce qui compte, c’est ta fiabilité, ton sens de l’organisation et ta personnalité. Si tu ne coches pas 100% des cases mais que le poste te parle, postule !