Office Manager / Chargé(e) d'accueil

Le/la chargé(e) d’accueil / Office Manager est le premier point de contact de l’entreprise. Il assure l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, la gestion du courrier, le suivi des consommables et contribue au bon fonctionnement et à la gestion quotidienne du bâtiment.

Activités principales

1. Accueil physique et téléphonique

• Accueillir, orienter et renseigner les visiteurs

• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants

• Assurer une image professionnelle et positive de l’entreprise

• Gérer les salles de réunion (réservations, préparation)

2. Gestion du courrier

• Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant

• Gérer les relations avec les prestataires postaux

3. Gestion des consommables

• Suivre les stocks de fournitures (papeterie, produits d’entretien, etc.)

• Passer les commandes auprès des fournisseurs

• Réceptionner et vérifier les livraisons

• Optimiser les coûts et éviter les ruptures de stock

4. Gestion du bâtiment

• Veiller à la bonne tenue des locaux (propreté, organisation)

• Signaler et suivre les interventions de maintenance

• Gérer les relations avec les prestataires (ménage, maintenance, sécurité)

• Assurer le suivi des équipements et des installations

Compétences requises

Savoirs

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

• Connaissance des techniques d’accueil

• Notions de gestion administrative

Savoir-faire

• Sens de l’organisation et des priorités

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

• Bonne communication orale et écrite

• Réactivité et autonomie

Savoir-être

• Sens du service et de l’accueil

• Présentation soignée

• Discrétion et confidentialité

• Esprit d’équipe

• Rigueur et fiabilité

• Formation : Bac à Bac+2 (secrétariat, tâches d’office manager, gestion)

• Expérience souhaitée sur un poste similaire

• Une première expérience en accueil est un plus

• Entretien RH

• Entretien avec notre gestionnaire administrative

• Entretien avec notre CEO