Secrétaire commerciale

À propos de notre client

Notre client est un groupe familial de concessions automobiles, sur Noisy Le Grand (93) et Saint-Thibault-des-Vignes (77). Avec un plus de 60 collaborateurs, l'entreprise attache beaucoup d'importance aux valeurs de performance, transparence, autonomie et convivialité. Ses principales activités sont la vente de véhicules neufs, la réparation ainsi que la vente de pièces de rechanges et d'accessoires d'origine des véhicules. Il a également un service de vente de véhicules d'occasion révisés et garantis. Sa priorité est la satisfaction client à travers un accueil et un service client de proximité.

Vous avez envie de vous impliquer pleinement dans une entreprise qui vous écoute et vous récompense à la hauteur de votre implication ? Alors, ce poste est fait pour vous !

Description du poste

Vous êtes en charge des missions suivantes :

• Accueil de la clientèle / des fournisseurs / tenue du standard téléphonique,
• Réalisation d'activités de secrétariat :
  • Tenue de planning / prise de rendez-vous,
  • Frappe de documents / de courriers / enregistrement de données,
  • Classement / archivage,
• Facturation / encaissement,
• Gestion et suivi de dossiers spécifiques à un secteur d'activité : vente de véhicules / après-vente / marketing,
• Application des procédures qualité en vigueur dans l'entreprise.
• Extensions possibles dans la qualification :
  • Enregistrement et traitement d'opérations comptables,
  • Vente de prestations, produits et accessoires,
  • Gestion de plusieurs ou de l'ensemble des dossiers spécifiques aux secteurs d'activité de l'entreprise.

Tâches principales :

• Traitement des nouveaux dossiers VN client :
  • Contremarquer les nouvelles commandes au nom du client.
  • Saisir les acomptes en comptabilité.
  • Envoyer la lettre de confirmation de commande accompagnée de l'original du bon de commande et de la notice concernant les papiers à apporter le jour de la livraison.
  • Commander les voitures sur le logiciel
  • Tenir à jour le stock VN et la liste de stock vendeurs.
  • Remplir et disposer les étiquettes du planning.
  • Mise à jour du planning : suivi de l'avancement des véhicules.
  • Demande d'expédition des véhicules pour la livraison au client en fonction de la date prévue sur le bon de commande.
  • Classer les factures d'achat Volkswagen dans les dossiers VN.
  • Vérifier les dossiers de crédits avant envoi par télécopie aux maisons de financement, après la livraison, pour le règlement.
  • Enregistrer les déclarations de livraison VN.
  • Saisir les demandes d'extension de garantie. A réception des cartes de garantie, envoi aux clients.
  • A la fin de chaque mois, vérifier que les dossiers clients livrés contiennent les éléments nécessaires aux paies vendeurs.
  • Vérifier que les dossiers VN livrés et payés aux vendeurs sont complets, puis les classer par années et par ordre alphabétique.
  • S'occuper de la gestion de la clientèle (suivre la procédure mise en place).
• Traitement des dossiers VO clients :
  • Vérification des documents nécessaires : carte grise, feuille de reprise, non-gage.
  • Faire la déclaration d'achat par le SIV.
  • Remplir et disposer les étiquettes au planning.
  • Enregistrer les véhicules dans le logiciel.
  • Facturer les véhicules d'occasion livrés. Les enregistrer sur le Livre de Police. Saisie des garanties par internet
  • A la fin de chaque mois, sortir les dossiers pour les paies vendeurs en vérifiant s'ils sont complets.
  • Après les paies, s'assurer que les dossiers sont complets et les classer par ordre alphabétique.
• Suivre les comptes :
  • Prévoir et échelonner les dépenses VN.
  • Vérifier chaque jour les échéances.
• Gestion des VD/VDR :
  • Tenue des classeurs VD et VDR
  • Gestion des refinancements VD et VDR chez Volkswagen Finance et rachat dès qu'ils sont vendus.
  • Vérifier et informer le SAV des échéances pour les contrôles techniques.
• Autres tâches :
  • Recherche des véhicules disponibles dans les autres concessions pour les conseillers commerciaux.
  • Déclaration des véhicules livrés : clients, VD et VDR.
  • Etablir la demande d'immatriculation.
  • Etablir et envoyer les dossiers NOVETUD pour les transformations commerciales.
  • Organisation des livraisons « province » des loueurs avec le préparateur VN/VO. Vérifier les factures du fournisseur.

Profil recherché

Diplômé(e) d'une formation de niveau Bac+2 en secrétariat, gestion ou administration, vous disposez d'une expérience professionnelle confirmée de minimum 3 ans, acquise dans un poste similaire. Une expérience dans le secteur automobile est un plus.

• Vous maîtrisez les outils informatiques et le Pack Office.
• Autonome, vous êtes organisé(e) et savez gérer les priorités.
• Doté(e) d'un très bon relationnel, vous aimez le contact clientèle et le service client.
• Vous faites preuve d'une grande rigueur dans le classement et la gestion documentaire.
• Vous avez d'excellentes qualités rédactionnelles.
• Une connaissance du logiciel DMS ou des procédures d'immatriculation (SIV) serait un véritable atout.

N'hésitez plus, venez rejoindre une équipe dynamique évoluant au sein d'un groupe familial qui propose des opportunités d'évolution interne !

Conditions et avantages

• Type de contrat : CDI temps plein
• Lieu : Noisy-le-Grand (93)
• Statut : Non-cadre 39h (35h + 4h en forfait HS)
• Rémunération : Fixe : 28-31K€
• Mutuelle et prévoyance
• Participation aux bénéfices
• Salle de pause pour déjeuner
• Repos le week-end
• Poste à pourvoir : dès que possible