Secrétaire F/H

Qui sommes-nous ?

Bienvenue dans notre équipe chaleureuse, où chaque jour est une nouvelle opportunité de faire la différence dans la vie de nos résidents et de leurs familles !

Notre établissement, à taille humaine avec ses 80 résidents, est bien plus qu'un simple lieu de soins : il s'agit d'une véritable famille où le bien-être et le confort de chacun sont au cœur de nos préoccupations, résidents comme salariés. Situé à Dammarie-les-Lys, à proximité de Melun.

Quelles seront vos principales missions ?

Afin de compléter notre équipe nous recherchons un(e) secrétaire

Vous aimez les challenges, vous avez envie de partager votre savoir-faire auprès de notre équipe, vous souhaitez contribuer au bien-être et confort de nos résidents ?

Vous recherchez un poste ayant une vision globale sur la gestion d’un établissement ?

Vous incarnez les valeurs familiales et de bienveillance que nous partageons avec nos équipes ?

Vous êtes la personne que nous recherchons !

Sous la responsabilité du Directeur d’Etablissement et en collaboration avec notre équipe, vous accompagnez l’équipe de direction dans la gestion. Au travers de vos missions, vous participez à garantir un cadre de vie de qualité pour nos résidents.

1.Accueil

• Assurer l'accueil physique des visiteurs, résidents, familles et intervenants.


• Gérer le standard téléphonique.


• Orienter les demandes vers les interlocuteurs concernés.


• Assurer la gestion des entrées et sorties des visiteurs.


• Réceptionner et distribuer le courrier.

2. Gestion administrative

• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, comptes rendus et documents administratifs.


• Assurer le classement et l'archivage des dossiers.


• Mettre à jour les dossiers administratifs des résidents.


• Suivre les documents obligatoires.


• Préparer les dossiers d'admission en lien avec la direction.

3. Suivi des résidents

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    • Constituer les dossiers administratifs d'entrée.
    
    
    • Vérifier les pièces administratives.
    
    
    • Effectuer les déclarations administratives nécessaires.
    
    
    • Assurer le suivi des contrats de séjour.
    
    
    • Préparer les documents de sortie.
    
    
    
    
  
  
  
  

  6. Facturation et suivi administratif

  
  
  
  
  • Préparer les éléments nécessaires à la facturation.
  
  
  • Contrôler les informations administratives.
  
  
  • Éditer les documents administratifs demandés par les familles.
  
  
  
  

  Activités complémentaires

  
  
  
  
  • Participation à l'organisation des événements de la résidence..
  
  
  • Suivi des affichages réglementaires.
  
  
  • Participation à la démarche qualité.
  
  
  • Remplacement ponctuel sur certaines missions administratives.
  
  
  
  

  Compétences techniques

  
  
  
  
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
  
  
  • Bonne qualité rédactionnelle.
  
  
  • Connaissance des logiciels métiers (TITAN ou équivalent appréciée).
  
  
  • Maîtrise des techniques d'accueil.
  
  
  • Organisation administrative et gestion documentaire.
  
  
  
  
  
  
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Qui êtes-vous ?

• Vous justifiez d’un diplôme de niveau BAC+2 


• Vous justifiez d’une première expérience dans un établissement de santé


• Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques

• Vous êtes réactif et force de proposition pour vous adapter à différentes situations


• Vous aimez le travail en équipe et savez être à l’écoute


• Votre proactivité et vos capacités de gestion, vous apporte la polyvalence nécessaire pour ce poste

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