Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

• Kalendermanagement & Time Architecture: Du steuerst komplexe Kalender von CEO und C-Level, priorisierst konsequent nach strategischer Relevanz und erkennt Engpässe, bevor sie entstehen.
• Kommunikation & Schnittstellenmanagement: Du filterst, formulierst und priorisierst Kommunikation im Namen der Geschäftsleitung - zwischen Investoren, Führungsteam und externen Partnern.
• Meeting- & Entscheidungsmanagement: Du bereitest Leadership-Meetings, Board-Sitzungen und Offsites vor, stellst Unterlagen und Pre-Reads bereit, dokumentierst Entscheidungen und sorgst für eine ergebnisorientierte Nachbereitung.
• Reise- & Eventorganisation: Du planst internationale Reisen sowie interne Events mit Weitblick, Liebe zum Detail und reibungsloser Logistik.
• Governance & Administration: Du hälst Fristen, Verträge, Unterlagen und Reports im Griff - in enger Abstimmung mit Finance, Legal und People & Culture.
• Operational Excellence: Du erkennst systematische Engpässe und entwickelst Lösungen, um die Abläufe im Founder´s Office laufend zu professionalisieren - Prozesse, Tools, Workflows.

• 3 bis 8 Jahre Berufserfahrung als Executive oder Personal Assistant auf C-Level- oder Board-Ebene - idealerweise in einem dynamischen, wachstumsstarken Umfeld (z.B. Scale-up, Beratung, Private Equity, Investment Banking oder Ähnliches).
• Alternativ: Erste Praxiserfahrung in einer koordinativen Rolle (in Bereichen wie Beratung, Eventmanagement oder Tourismus), kombiniert mit einem abgeschlossenen Studium.
• Eine strukturierte, proaktive Arbeitsweise zeichnet Dich aus. Du denkst immer zwei Schritte voraus und behälst auch bei komplexer Terminplanung und Reisekoordination die Fäden sicher in der Hand.
• Sicherer Umgang mit Google Workspace oder MS 365 sowie idealerweise Tools wie Slack, Notion, DocuSign oder Asana. Erste Erfahrungen mit KI-Tools (z.B. Claude) sind ein großes Plus.
• Du besitzt hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und ein professionelles Auftreten. Den Austausch mit internen und externen Stakeholdern auf C-Level oder Investoren-Ebene meisterst Du mit Fingerspitzengefühl.
• Hohe Zuverlässigkeit, Liebe zum Detail und ein vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Daten sind für Dich selbstverständlich. Du setzt Prioritäten effektiv, arbeitest selbstständig und bleibst auch in stressigen Phasen gelassen und fokussiert.
• Du kommunizierst souverän und professionell auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.

• 40 Stunden pro Woche (Vertrauensbasis)
• Arbeitsort: Office-zentriert in München - für die enge CEO-Nähe brauchen wir Dich regelmäßig vor Ort, mit flexiblen Anteilen im Homeoffice
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Scope: 4-köpfiges Founder´s Office (CEO, COO, CCO, CTO)

So sieht Dein Arbeitsalltag bei uns aus

• Arbeiten mit Bergblick: Unser Büro in der Neuen Balan bietet mehr als nur moderne Ausstattung: Von der Dachterasse aus genießt Du ein Alpenpanorama, im Sommer wird gemeinsam gegrillt, und unsere Teamevents sorgen für gute Stimmung.
• Ein schnell wachsendes Unternehmen mit Start-up Flair: kurze Kommunikations- und Entscheidungswege, Duz-Kultur vom Praktikanten bis zum CEO, offene Türen, hochmotivierte und hilfsbereite Kolleg:innen. Wir lernen jeden Tag voneinander, wachsen als Team zusammen und streben ambitionierte Ziele an.
• Spannendes Umfeld: eigenverantwortliches Arbeiten mit Verantwortung sowie Feedback-Kultur, schnelle Lernkurve, persönliche Entwicklungsmöglichkeiten, großer Spielraum.

Das bieten wir Dir zusätzlich

• Dein Plus: Betriebliche Altersvorsorge, Corporate Benefits und Jobrad-Leasing – und on top wählst Du selbst zwischen einem bezuschussten Deutschlandticket oder EGYM Wellpass
• Deine Flexibilität: 29 Urlaubstage, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zur EU-Workation
• Dein Setup: Ein Onboarding, das Dich direkt abholt, höhenverstellbare Tische und modernes Apple Equipment für deinen perfekten Start ab Tag eins
• Dein Wohlbefinden: Ein gesunder Energiekick durch kostenlose Snacks (Obst, Nüsse, Müsli), bezuschusstes Office-Catering und der wöchentliche Team-Lunch
• Dein Match: Gelebte Start-up-Mentalität in einem finanziell sicheren und stabilen Umfeld