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Office Management
- Du hältst unser Office am Laufen und sorgst dafür, dass sich alle wohlfühlen
- Du sorgst für ein gepflegtes und repräsentatives Erscheinungsbild unseres Office – von einem aufgeräumten Empfangsbereich über die Meetingräume bis zur Küche
- Du kümmerst Dich um Büromaterial, sonstige Bestellungen, pflegst den Kontakt zu unseren Dienstleistern (z.B. Reinigungsfirma, Blumenlieferanten, Caterer etc.) sowie der Hausverwaltung und koordinierst alle damit verbundenen Termine
- Du bearbeitest die Post und unterstützt die Teams im Tagesgeschäft
- Du behältst auch in turbulenten Phasen den Überblick und denkst Themen mit
- Du planst und buchst/unterstützt bei Geschäftsreisen im In- und Ausland (Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen)
- Du erstellst übersichtliche Reisepläne für unser Team und ggf. auch Gäste
- Du unterstützt bei Reisekostenabrechnungen sowie Visa und Reisedokumenten
- Du baust gute Beziehungen zu unseren Reisepartnern auf und holst dabei die besten Konditionen raus
- Du bist das erste Lächeln, das unsere Gäste, Investoren, Partner und KollegInnen sehen – und das letzte, das sie mitnehmen
- Du nimmst Anrufe entgegen und betreust unsere zentrale E-Mail-Korrespondenz
- Du koordinierst unsere Meetingräume und sorgst für eine angenehme, repräsentative Atmosphäre
- Du kümmerst Dich um die Bewirtung unserer Gäste – von Kaffee und Wasser bis zu kleinen Snacks oder Catering bei längeren Meetings
- Du machst aus unserem Empfang einen Ort, an dem sich Gäste sofort willkommen fühlen
- Du planst und organisierst unsere internen und externen Events – von Workshops, Ticket Buchung für Konferenzen, Investorenveranstaltungen bis zur Weihnachtsfeier
- Du suchst Locations, koordinierst Caterer und externe Dienstleister und behältst dabei das Budget im Blick
- Du sorgst mit kreativen Ideen dafür, dass unser Team Spirit auch außerhalb des Büros lebt – standortübergreifend, wenn Kolleginnen und Kollegen aus anderen Ländern zu Besuch sind
- Du denkst an die kleinen Dinge: Jubiläen, Aufmerksamkeiten – einfach Momente, die verbinden
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