Customer Success & Operations Manager (m/w/d) 30 - 35 Stunden

Salary :

€30,000 - 38,500 yearly

Unternehmen : Apotheken Coach

Auftragstyp : Vollzeit

Ranschbach, Germany

Arbeitsbeschreibung - Customer Success & Operations Manager (m/w/d) 30 - 35 Stunden

DEINE ROLLE BEI UNS

Als Customer Success & Operations Manager bist du eine zentrale organisatorische Ansprechpartnerin für unsere Kundinnen und Kunden.

Du begleitest sie vom Onboarding bis zum Abschluss unserer Programme – nicht als Coachin, sondern als die Person, die im Hintergrund dafür sorgt, dass alles zuverlässig funktioniert.

Du koordinierst Termine, Unterlagen, Informationen, Teilnehmerlisten und offene Punkte. Du fasst eigenständig nach, behältst Fristen im Blick und sorgst dafür, dass unsere Kundinnen und Kunden jederzeit wissen:

Was steht als Nächstes an?
Welche Informationen brauche ich?
Was ist mein nächster Schritt?
An wen kann ich mich bei organisatorischen Fragen wenden?

DEINE AUFGABEN

Kundenbetreuung und Onboarding

Du organisierst das Onboarding neuer Kundinnen und Kunden.
Du beantwortest und koordinierst organisatorische Kundenanfragen.
Du stellst Informationen, Unterlagen und Zugänge rechtzeitig bereit.
Du koordinierst Termine, Teilnehmerlisten und organisatorische Abläufe.
Du erinnerst Kundinnen und Kunden an wichtige Termine, Fristen und nächste Schritte.
Du hältst offene Punkte eigenständig nach und sorgst für verbindliche Rückmeldungen.
Du organisierst einen strukturierten Abschluss unserer Programme.

Organisation und Prozesse

Du pflegst Kundendaten, Aufgaben und Wiedervorlagen in unserem CRM.
Du arbeitest mit Checklisten, definierten Abläufen und klaren Fristen.
Du dokumentierst kundenbezogene Prozesse nachvollziehbar.
Du erkennst frühzeitig, wenn Informationen, Rückmeldungen oder Entscheidungen fehlen.
Du sprichst wiederkehrende Probleme an und bringst konkrete Verbesserungsideen ein.
Du stimmst dich eng mit den zuständigen Teammitgliedern ab.

Mitgliederbereich und Kommunikation

Du pflegst unseren digitalen Mitgliederbereich.
Du stellst Inhalte, Termine und Informationen rechtzeitig bereit.
Du veröffentlichst organisatorische Ankündigungen.
Du koordinierst organisatorische Fragen aus unserer Community.
Du sorgst dafür, dass Kundinnen und Kunden relevante Informationen schnell finden.

Marketing und operative Umsetzung
Ein klar abgestimmter Teil deiner Arbeit besteht darin, unsere Marketingaktivitäten operativ zu unterstützen. Du entwickelst keine Marketingstrategie, sondern setzt bestehende Abläufe und Inhalte sorgfältig um.
Dazu gehören beispielsweise:

Newsletter vorbereiten und versenden
abgestimmte Social-Media-Inhalte einpflegen und veröffentlichen
Kampagnen organisatorisch begleiten
vorhandene Inhalte, Materialien und Daten in unseren Systemen pflegen

Du musst nicht alles bereits kennen. Entscheidend ist, dass du sorgfältig arbeitest, dich schnell in neue Tools einarbeitest und vereinbarte Abläufe zuverlässig umsetzt.

WAS DU MITBRINGST

Du hast bereits Berufserfahrung in einem organisatorischen und kundenorientierten Umfeld gesammelt, zum Beispiel in:

Kundenbetreuung oder Customer Success
Projekt-, Seminar- oder Veranstaltungskoordination
Office Management
Praxis- oder Apothekenorganisation
Assistenz mit Kundenkontakt
Community Management
einer vergleichbaren Position

Für uns zählt nicht nur dein bisheriger Jobtitel. Entscheidend ist, wie du arbeitest.

Du passt besonders gut zu uns, wenn du:

strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich arbeitest
Termine, Fristen und offene Themen zuverlässig im Blick behältst
gerne organisierst, koordinierst und nachhältst
freundlich, klar und verbindlich kommunizierst
Prioritäten setzen kannst, wenn mehrere Themen gleichzeitig anstehen
Verantwortung für deine Aufgaben übernimmst
erkennst, wann du selbst handeln kannst und wann eine Abstimmung notwendig ist
dich schnell in digitale Systeme, Tools und neue Abläufe einarbeitest
Freude daran hast, wenn am Ende eines Arbeitstages Dinge geklärt, organisiert und zuverlässig erledigt sind
hohe Qualitätsansprüche an deine eigene Arbeit stellst

Auch wenn mehrere Aufgaben und Deadlines gleichzeitig anstehen, verschaffst du dir zuerst einen Überblick, priorisierst und arbeitest deine Themen strukturiert ab.

DIGITALE ERFAHRUNG

Du musst nicht jedes unserer Systeme bereits kennen. Erfahrung mit folgenden Anwendungen ist ein Plus:

CRM-Systeme, zum Beispiel HubSpot
digitale Mitgliederbereiche und Community-Plattformen
Newsletter-Systeme
Social Media
Gamma
KI-Tools
Online-Marketing-Tools

Wichtiger als einzelne Toolkenntnisse ist, dass du digital sicher arbeitest und dich selbstständig in neue Anwendungen einarbeitest.

WAS DICH BEI UNS ERWARTET

In unserem Büro in Landau arbeitest du eng mit Nicole Müller und einem kleinen, wachsenden Vor-Ort-Team zusammen.

Das Büro ist unser zentraler Ort für Organisation, Zusammenarbeit und die Umsetzung unserer Kundenprogramme. Während weitere Teammitglieder remote arbeiten, werden die zentralen operativen Abläufe in Landau gesteuert.

Dich erwartet ein modernes, großzügiges Büro über zwei Etagen, kurze Entscheidungswege und die Chance, eine wichtige Rolle in unserem weiteren Wachstum zu übernehmen.

Ein moderner, großzügiger Arbeitsplatz in unserem Büro in Landau in der Pfalz
Enge Zusammenarbeit mit Nicole Müller und einem kleinen, wachsenden Vor-Ort-Team
Ein hybrid organisiertes Unternehmen mit weiteren Kolleginnen und Kollegen im Remote-Team
30 bis 35 Stunden pro Woche, verteilt auf fünf Arbeitstage
Ein Jahresbruttogehalt von 30.000 bis 38.500 €, abhängig von vereinbarter Wochenarbeitszeit, Erfahrung und Qualifikation
Ein klar definierter und eigenständiger Verantwortungsbereich
Direkte und kurze Abstimmungswege
Regelmäßige Teammeetings und Feedbackgespräche
Moderne digitale Arbeitsweisen
Weiterbildung in CRM, KI, digitalen Tools und Customer Success
Die Möglichkeit, Abläufe aktiv weiterzuentwickeln
Langfristige Entwicklungs- und Wachstumsperspektiven
Ein wertschätzendes und unterstützendes Team
Die Chance, Teil eines führenden Unternehmens für zukunftsstarke Apotheken im deutschsprachigen Raum zu sein

WORAN MERKST DU, DASS DIE POSITION ZU DIR PASST

Du bist gerne die Person, die den Überblick behält.

Du denkst an den nächsten Schritt, bevor jemand danach fragen muss.
Wenn eine Rückmeldung fehlt, fasst du nach. Wenn eine Deadline näher rückt, hast du sie im Blick. Wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Information benötigt, sorgst du dafür, dass sie ankommt.

Du schätzt einen festen Arbeitsplatz und den persönlichen Austausch vor Ort. Gleichzeitig arbeitest du auch dann fokussiert und motiviert, wenn nicht ständig viele Kolleginnen und Kollegen um dich herum sind.

Du magst eine ruhige Büroumgebung, übernimmst Verantwortung für deinen Bereich und nutzt die direkte Zusammenarbeit mit Nicole Müller und einer weiteren Kollegin aktiv für gute Abstimmungen.

Du möchtest nicht irgendwo arbeiten, sondern Teil eines Unternehmens sein, das in seiner Branche vorangeht. Für dich bedeutet „fertig“ nicht nur, dass eine Aufgabe erledigt ist, sondern dass sie professionell, zuverlässig und mit Blick auf eine herausragende Kundenerfahrung umgesetzt wurde.

WAS DU BEI UNS NICHT BIST

Keine klassische Assistenz
Keine Coachin und keine fachliche Beraterin für unsere Kundinnen und Kunden
Keine Person für „alles, was gerade anfällt“
Keine alleinverantwortliche Marketingstrategin

Du bekommst einen klaren Verantwortungsbereich und organisierst ihn selbstständig, zuverlässig und mit Blick fürs Ganze.

HABEN WIR DEIN INTERESSE GEWECKT?

Dann möchten wir dich kennenlernen.
Sende uns deinen Lebenslauf und beantworte uns in deiner Bewerbung kurz diese Fragen:

Welche organisatorische Aufgabe liegt dir besonders gut?
Wie gehst du vor, wenn mehrere Aufgaben und Deadlines gleichzeitig anstehen?
Warum interessiert dich die Verbindung aus Kundenkontakt und Organisation?
Passt eine Zusammenarbeit an fünf Arbeitstagen pro Woche in unserem Büro in Landau in der Pfalz zu dir?

Wir freuen uns darauf, mehr über dich und deine Arbeitsweise zu erfahren.
Du übernimmst bei uns keine Nebenrolle, sondern eine zentrale Funktion für eine exzellente Kundenerfahrung und verlässliche operative Abläufe. Gemeinsam bauen wir einen führenden Partner für zukunftsstarke Apotheken weiter aus.

Über uns

Apotheken Coach ist der Nummer-eins-Partner für zukunftsstarke Apotheken im deutschsprachigen Raum.

Wir begleiten Apothekeninhaberinnen und Apothekeninhaber sowie ihre Teams dabei, ihre Apotheke wirtschaftlich erfolgreich, unternehmerisch klar und menschlich stark für die Zukunft aufzustellen.

Mit unseren Programmen, Coachings und Veranstaltungen unterstützen wir Apotheken dabei, Führung neu zu denken, starke Teams aufzubauen, Mitarbeitende zu gewinnen und zu binden sowie ihren Patientinnen und Patienten echten Mehrwert zu bieten.

Unser Anspruch endet nicht bei guter Arbeit. Wir entwickeln unsere Angebote, Prozesse und Kundenbetreuung täglich weiter, bauen unsere Bereiche konsequent aus und setzen hohe Qualitätsmaßstäbe.

Unsere Kundinnen und Kunden sollen in jeder Zusammenarbeit spüren: Hier arbeiten Menschen, die mitdenken, Verantwortung übernehmen und exzellente Ergebnisse möglich machen.

Dafür suchen wir keine Person, die nur Aufgaben abarbeitet. Wir suchen jemanden, der gerne Teil eines führenden Unternehmens ist, hohe Standards schätzt und mit uns daran arbeitet, jeden Bereich noch besser zu machen.

Denn starke Apotheken brauchen starke Führung – und starke Führung braucht ein Team, das selbst mit Klarheit, Verbindlichkeit und hoher Qualität vorangeht.

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Über das Unternehmen

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Apotheken Coach ist der Nummer-eins-Partner für zukunftsstarke Apotheken im deutschsprachigen Raum.Wir begleiten Apothekeninhaberinnen und Apothekeninhaber sowie ihre Teams dabei, ihre Apotheke wirtschaftlich erfolgreich, unternehmerisch klar und menschlich stark für die Zukunft aufzustellen.Mit uns...

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