Executive Assistant/ Assistenz der Geschäftsführung

Deine Aufgaben

• Verantwortung für die Organisation der Kalender der Geschäftsleitung sowie für ein professionelles und zuverlässiges Zeit- und Reisemanagement – inklusive Planung, Buchung und Abrechnung.


• Eigenständige Betreuung von Meetings, insbesondere mit externen Gästen, sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs in unseren Büroräumen.


• Umfassende administrative Unterstützung: Terminplanung, Nachverfolgung, Informationsverteilung, technische Vorbereitung sowie fallbezogene Protokollführung.


• Planung und Koordination von geschäftlichen Events, Offsites und Meetings – von der Terminfindung bis zur Umsetzung vor Ort oder im Remote-Format.


• Unterstützung bei wiederkehrenden Aufgaben wie der Erstellung und Pflege von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen.


• Eigenverantwortliche Führung vertraulicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.


• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büromanagements.


• Selbstständige Übernahme und Umsetzung von Sonderprojekten.

Deine Qualifikationen

• Mindestens fünf Jahre relevante Berufserfahrung, idealerweise in einem dynamischen, internationalen Umfeld.


• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben zu koordinieren.


• Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Effizienz – auch unter Zeitdruck in einem schnelllebigen Umfeld.


• Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen Informationen.


• Sicherer Umgang mit Microsoft Office sowie schnelle Einarbeitung in neue Tools und Systeme.


• Routine im Management eines hohen E-Mail-Aufkommens: präzise, professionelle Korrespondenz, gewissenhafte Bearbeitung von Anfragen und verlässliches Follow-up.


• Ausgeprägte Serviceorientierung, Empathie und diplomatisches Geschick.


• Fähigkeit, vertrauensvolle Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern aufzubauen und zu pflegen.


• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Deine Vorteile

• Erlebe Live-Emotionen hautnah: Gänsehautmomente mit den populärsten Bands und Künstlerinnen unserer Zeit – in einem einzigartigen Arbeitsumfeld.


• Unbefristete Vollzeitanstellung mit transparenter Kommunikation in einem wachsenden Unternehmen sowie attraktiven Benefits.


• Ein starkes Team, das auf Augenhöhe zusammenarbeitet, durch Hilfsbereitschaft überzeugt und eine offene Come-as-you-are-Kultur lebt – Vielfalt und Wertschätzung sind bei uns selbstverständlich.


• Moderner Arbeitsplatz im Herzen Hamburgs – für echten Teamspirit und kurze Wege.


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  Nachhaltige Benefits wie E-Bike-Leasing und ÖPVN-Zuschuss zur Verbesserung deines ökologischen Fußabdrucks.
  
  


• Regelmäßige Team-Events und kontinuierliches Feedback fördern Zusammenhalt und persönliche Weiterentwicklung.

Du bist unsicher, ob die Position zu dir passt? Wir bringen dich gerne für ein Gespräch mit Kolleg:innen zusammen. Du möchtest das Team gerne vor deinem Start erleben? Teil des Bewerbungsprozesses ist ein Meet-the-Team.