Office Management / Verwaltungsfachkraft (m/w/d)

• Strukturierte Einarbeitung & offene Kommunikation auf Augenhöhe
• Gemeinschaftliches Miteinander, wertschätzende Zusammenarbeit bei flachen Hierachien
• 30 Urlaubstage
• Mobilität: 47,00 Euro Zuzahlung zum VBB-Firmenticket
• Betriebliche Altersvorsorge zur Absicherung deiner Zukunft
• Corporate Benefits: nutzen Sie unsere Rabatte in ausgewählten Online-Shops
• Optionales Mittagsessen Dienstags und Freitags durch unseren Caterer 
• An deinem Geburtstag arbeitest du nur in der ersten Tageshälfte - den Nachmittag schenkt dir der Arbeitgeber zum feiern!
• Geldwertgutscheine zu Geburtstag und Jubiläen. 
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle
• Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
  
  

• Koordination aller anfallenden Aufgaben des Tagesgeschäfts
• Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Anrufen
• Posteingang/-ausgang, Korrespondenz & Ablage
• Kopier- und Scanaufgaben
• Sichtbarmachen von Ergebnissen und Bearbeitungsständen des Bürobereichs
• Bearbeitung administrativer Aufgaben mit MS365, insbesondere mit Outlook, Word, Excel, Teams und Planner

• Vertragswesen, Versicherungsunterlagen:
  -Organisation von Inkasso-, Schadens- und Versicherungsfällen
  -Anpassung von Verträgen unter rechtlichen und versicherungsmäßigen Gesichtspunkten
• Datenbankpflege:
  - Pflege von Kita-Daten und Unterlagen in Leandoo, ISBJ, etc.
  - Nachkommen von Mitteilungspflichten gegenüber Behörden
• Organisation von Arbeitsschutzstrukturen
• Bestellwesen:
  - Angebotsrecherche
  - Organisation der Bestellartikel: Bürobedarf und Mitarbeiterverpflegung

• Fachliche Führung und Entwicklung des Verwaltungsteams
• Teambuilding, Feedback, Tageskoordination
• Schnittstelle zu Geschäftsführung, Leitungen & externen Partner:innen
• Verfassen internen Leitfäden
• Entwicklung und Führung des Büroteams parallel zur Geschäftsleitungsebene
• Qualitätsentwicklung, Digitalisierung: Weiterentwicklung von Arbeitsprozessen und Bürostrukturen mit dem Ziel von Vereinfachung, Transparenz, Nachhaltigkeit und Ganzheitlichkeit,
• Vermittlung von Firmenstandards und -werten
• Mitwirken an Optimierungen von MS365 und Implementierung neuer Software/Schnittstellen

Du hast den Überblick – und ein gutes Gespür für Menschen.

Als Office Manager:in mit Teamverantwortung bist du bei uns genau dort, wo alles zusammenläuft. Du sorgst dafür, dass im Büroalltag nichts untergeht, alle das finden, was sie brauchen – und das Team sich aufeinander verlassen kann.

Klingt nach viel? Ist es manchmal auch. Aber du machst das mit links, weil du organisiert bist, den Laden gern am Laufen hältst und auch in trubeligen Momenten den Kopf oben behältst. Du merkst schnell, wenn irgendwo etwas hakt – und findest pragmatische Lösungen, die wirklich funktionieren.

Du führst unser Verwaltungsteam mit Herz und Klarheit. Mit gutem Gespür kannst du zwischen einem offenen Ohr und Grenzen setzen wechseln.
 
Du bringst eine hohe Eigenorganisation mit und belebst unsere Prozesse mit frischem Wind.

Wenn du Lust auf ein Team hast, in dem man sich auf Augenhöhe begegnet, ein miteinander lebt und gemeinsam die Entwicklung im Unternehmen gestaltet, dann starte deinen Bewerbungsprozess bei uns.

• Berufliche Perspektive: 12 Monate im Vertrag im ersten Jahr befristet mit der Option auf Entfristung bei beidseitigem Intersse. 
• Vertragliche Wochenarbeitszeiten: von Teilzeit (25+h)bis Vollzeit (39,4h) wählbar
• Wettbewerbsfähiges Gehalt: je nach Qualifikation und Erfahrung ist für die Position eine monatliche Vollzeit-Bruttogehaltsspanne von 3.666,66 € bis zu 3916,66 € (VZÄ) vorgesehen.