Teilzeit | ca. 80 % Remote | 1 Tag pro Woche im Büro in Berlin
Du bist organisiert, denkst voraus und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren?
Dann könnte diese Position sehr gut zu dir passen.
Für unsere moderne Steuerkanzlei suchen wir eine zuverlässige, kommunikative und digital affine Persönlichkeit, die unser Team im Kanzleialltag unterstützt und gleichzeitig Aufgaben im Bereich der persönlichen Assistenz übernimmt.
Uns ist wichtig, dass du nicht einfach nur Aufgaben abarbeitest. Du solltest mitdenken, Prioritäten erkennen und Dinge möglichst selbstständig voranbringen.
️ Deine Aufgaben im Kanzleialltag
Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:
Öffnen, Digitalisieren und Zuordnen der eingehenden Post
Kommunikation mit Mandanten per E-Mail
☎️ Telefonische Kommunikation mit Mandanten und externen Ansprechpartnern
Erinnern von Mandanten an fehlende Unterlagen oder Rückmeldungen
Organisation und Koordination von Terminen
️ Pflege und Verwaltung von Kalendern
Abstimmung und Kommunikation mit Mitarbeitern
✅ Nachhalten von offenen Aufgaben
Strukturierte digitale Ablage und Datenpflege
Arbeiten mit verschiedenen digitalen Programmen und Systemen
Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten
Persönliche Assistenz
Ein Teil deiner Tätigkeit besteht außerdem darin, organisatorische Aufgaben außerhalb des klassischen Kanzleialltags zu übernehmen.
Das können zum Beispiel sein:
Arzttermine vereinbaren
️ Termine bei Behörden oder Ämtern organisieren
☎️ Telefonate mit Praxen, Behörden, Dienstleistern oder anderen Ansprechpartnern führen
Informationen recherchieren
Termine koordinieren und nachhalten
offene Themen im Blick behalten
⏰ selbstständig Wiedervorlagen und Erinnerungen setzen
✈️ bei Bedarf kleinere organisatorische Themen des Alltags übernehmen
Dabei ist uns besonders wichtig, dass du vorausschauend arbeitest.
Wenn du beispielsweise einen Termin im Kalender siehst, solltest du idealerweise selbst erkennen:
Was wird dafür benötigt?
Muss vorher noch jemand angerufen werden?
Fehlen noch Unterlagen?
Muss jemand erinnert werden?
Kann bereits etwas vorbereitet werden?
Du solltest Freude daran haben, Dinge zu organisieren, bevor sie überhaupt zum Problem werden.
Das solltest du mitbringen
mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Sekretariat, Office Management, als Assistenz oder in einer vergleichbaren Position
alternativ gerne auch mehrere Jahre Berufserfahrung an einer Hotelrezeption oder im gehobenen Gästeservice
sehr gute organisatorische Fähigkeiten
sehr sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen
schnelle Auffassungsgabe bei neuen Programmen und Prozessen
professionelle und freundliche Kommunikation
sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Zuverlässigkeit und Diskretion
selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
ein gutes Gefühl für Prioritäten
Freude daran, Verantwortung zu übernehmen
die Fähigkeit, auch mehrere Themen gleichzeitig im Blick zu behalten
ein ausgeprägtes Organisationstalent
Besonders wichtig ist uns
Wir suchen keine Person, die für jeden einzelnen Schritt eine neue Anweisung benötigt.
Wir wünschen uns jemanden, der mitdenkt und Dinge eigenständig voranbringt.
Du solltest dich regelmäßig fragen:
Was ist noch offen?
Wer wartet auf eine Rückmeldung?
Wen muss ich erinnern?
Was muss vorbereitet werden?
Was kann ich bereits erledigen?
Wenn du gerne Verantwortung übernimmst und es dir Spaß macht, Ordnung in viele unterschiedliche Themen zu bringen, wirst du dich bei uns sehr wohlfühlen. ✨
Dein Arbeitsmodell
Die Tätigkeit findet überwiegend digital statt.
⏰ Teilzeit
ca. 80 % Remote
in der Regel 1 Tag pro Woche im Büro in Berlin
die restliche Arbeitszeit kannst du weitgehend aus dem Homeoffice erledigen
Unsere Kanzlei arbeitet bereits sehr digital. Deshalb solltest du keine Scheu vor neuen Programmen, digitalen Kalendern, Aufgabenmanagement oder verschiedenen Online-Systemen haben.
Vergütung
Wir bieten dir eine attraktive und wettbewerbsfähige Vergütung, die sich nach deiner Berufserfahrung und Qualifikation richtet.
Nach den ersten 6 Monaten schauen wir uns deine Entwicklung gemeinsam noch einmal an. Bei entsprechender Entwicklung ist auch eine erhebliche Anpassung und Weiterentwicklung deiner Vergütung vorgesehen.
♀️ Wer besonders gut zu uns passen könnte
Vielleicht hast du bisher als
persönliche Assistenz
Sekretär/in
Office Manager/in
Teamassistenz
Executive Assistant
Praxisassistenz
Kanzleiassistenz
gearbeitet.
Oder du kommst beispielsweise aus einem Hotel und hast mehrere Jahre an der Rezeption gearbeitet.
Wenn du dort täglich Gäste betreut, E-Mails beantwortet, Telefonate geführt, Termine organisiert und spontan Lösungen gefunden hast, bringst du bereits viele Fähigkeiten mit, die wir suchen.
Der genaue Jobtitel in deinem Lebenslauf ist für uns weniger entscheidend.
Viel wichtiger ist uns, dass du:
✨ organisiert bist
✨ zuverlässig arbeitest
✨ digital fit bist
✨ freundlich kommunizierst
✨ Verantwortung übernimmst
✨ und vor allem mitdenkst
Deine Aufgabe: Schreibe mir, warum du glaubst, dass du perfekt zu uns als Kanzlei passt.
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