Professional Corporate Service Officer (m/f/d)

Als Professional Corporate Service Officer (m/f/x) betreust und steuerst du eigenverantwortlich die Corporate-Service-Prozesse am Standort. Dein Schwerpunkt liegt auf unserem Versicherungsportfolio und Fuhrpark sowie der Koordination kaufmännischer und administrativer Aufgaben. Dabei behältst du Verträge, Kosten und Fristen im Blick, koordinierst externe Dienstleister und entwickelst unsere Prozesse weiter.

• Selbstständige Verwaltung des betrieblichen Versicherungsportfolios einschließlich Prüfung, Pflege und Aktualisierung von Verträgen und Unterlagen sowie Überwachung relevanter Laufzeiten und Fristen
• Bearbeitung und Koordination von Versicherungsfällen und Schadensmeldungen sowie Kommunikation und Verhandlung mit Versicherungen und Maklern
• Eigenverantwortliche Betreuung des Fuhrparks – von Fahrzeugbestellungen und Fahrzeugwechseln bis zu Rückgaben und Ausmusterungen
• Pflege von Fahrzeugdaten und Leasingunterlagen, Koordination von Werkstätten und Leasinggesellschaften sowie Überwachung von Wartungs- und Inspektionsterminen
• Beratung von Mitarbeitenden und Führungskräften bei Fuhrparkfragen sowie Weiterentwicklung der Fuhrpark- und Mobilitätsprozesse
• Verwaltung weiterer kaufmännischer und administrativer Corporate Services einschließlich Prüfung von Verträgen und Rechnungen, Überwachung von Kosten und Budgets sowie Erstellung aussagekräftiger Auswertungen
• Steuerung externer Dienstleister und Umsetzung von Optimierungs- und Einsparmaßnahmen in Abstimmung mit deiner Führungskraft
• Mitarbeit an oder eigenständige Durchführung von Projekten zur Optimierung und Digitalisierung der Corporate-Service-Prozesse sowie Pflege von Reports, Prozessbeschreibungen und Dokumentationen
• Organisation und Abwicklung des Reisemanagements einschließlich Reisebuchungen und Unterstützung bei reisebezogenen Anliegen sowie der Umsetzung interner Vorgaben
• Koordination der ein- und ausgehenden Post sowie von Kurierdienstleistungen und Vertretung der Front-Office-Assistenz bei Abwesenheiten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung, oder ein Studium in Betriebswirtschaft, Management oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Mehrjährige kaufmännische oder administrative Berufserfahrung sowie Praxis in der Betreuung von Versicherungen und/oder im Fuhrparkmanagement
• Erfahrung in der Zusammenarbeit und Verhandlung mit externen Dienstleistern sowie ein gutes Verständnis für Kosten, Verträge und Prozesse
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel; Kenntnisse in Fuhrpark- oder Vertragsverwaltungssystemen sind von Vorteil
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie Organisationsstärke und Eigeninitiative
• Kommunikations- und Verhandlungsstärke sowie eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Strukturierter Onboarding-Prozess inklusive Welcome Box
• 30 Tage Urlaub sowie ein zusätzlicher freier Geburtstagstag
• Teil der Novarc Group mit langfristiger Perspektive
• Flache Hierarchien und wertschätzende Zusammenarbeit auf Augenhöhe
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge mit 25 % Zuschuss sowie betriebliche Krankenversicherung
• Bike-Leasing, kostenfreie Parkplätze, Corporate Benefits sowie Obstkorb (2x wöchentlich) und Kaffeespezialitäten