Vertriebsassistenz / Sales Operations Manager (m/w/d)

• Rolle: Vertriebsassistenz / Sales Operations Manager – Operative Steuerung & Support unseres Vertriebs intern & extern
• Mission: Du sorgst dafür, dass unser Vertriebsaußendienst und unsere Handelsvertreter optimal arbeiten können, mit den richtigen Informationen, Unterlagen, Prozessen und einem verlässlichen organisatorischen Support
• Impact: Du schaffst Struktur und Geschwindigkeit im Vertriebsalltag, hältst Informationen und Aufträge sauber im Fluss und stellst sicher, dass offene Themen konsequent nachverfolgt werden
• Arbeitsweise: Du bist zentrale Ansprechperson für unseren Außendienst, koordinierst Schnittstellen und kümmerst dich eigenständig darum, dass operative Vertriebsthemen zuverlässig gelöst werden.

• Zentrale Ansprechperson für unsere Sales Manager und selbstständigen Handelsvertreter
• Unterstützung bei organisatorischen, administrativen und vertrieblichen Fragestellungen
• Sicherstellung, dass alle Vertriebspartner jederzeit mit aktuellen Informationen, Unterlagen und Materialien ausgestattet sind (Verträgen, Verkaufsunterlagen, Präsentationen, etc.) 
• Organisation von Vertriebsmeetings, Schulungen und regelmäßigen Austauschformaten
• Sicherstellung eines strukturierten und reibungslosen Starts neuer Vertriebspartner

Auftrags- & CRM-Management

• Kontrolle, Erfassung und Weiterleitung eingehender Aufträge
• Prüfung der Auftragsunterlagen auf Vollständigkeit und Klärung fehlender Informationen
• Pflege und Aktualisierung von Vertriebs- und Kundendaten im CRM-System
• Nachverfolgung offener Aufgaben, Angebote und Verkaufschancen
• Sicherstellung einer sauberen Datenbasis als Grundlage für Vertrieb und Reporting

Schnittstellen & Kommunikation

• Enge Zusammenarbeit mit Vertriebsleitung, Sales Team und Projektabteilungen
• Nachhalten von offenen Punkten und Sicherstellung einer verlässlichen Kommunikation
• Frühzeitiges Erkennen von organisatorischen Engpässen und eigenständiges Anstoßen von Lösungen

Reporting & Vertriebssteuerung

• Erstellung von Auswertungen, Statistiken und regelmäßigen Vertriebsübersichten
• Aufbereitung relevanter Informationen für Vertriebsleitung und Management
• Unterstützung bei der Nachverfolgung von Angeboten, Verkaufschancen und Vertriebsaktivitäten
• Unterstützung bei der Abrechnung sowie Kontrolle von Provisionen und Bonuszahlungen

Must-haves

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Erfahrung im Vertriebsinnendienst, Sales Support, Vertriebsassistenz, Kundenbetreuung oder einer vergleichbaren Funktion
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise
• Freude an der Zusammenarbeit mit internen Teams sowie externen Vertriebspartnern
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office
• Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Fähigkeit, mehrere parallele Anfragen, Aufgaben und Fristen zuverlässig zu koordinieren
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägte Serviceorientierung

Nice-to-haves

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Vertriebsaußendienst oder selbstständigen Handelsvertretern
• Erfahrung mit Provisionsabrechnungen oder Vertriebsreporting
• Affinität zu digitalen Tools und Interesse daran, Vertriebsprozesse effizienter zu gestalten
• Erfahrung in einem dynamischen, wachsenden Unternehmen

Arbeitsstil / Mindset

• Strukturiert: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
• Hands-on: Du wartest nicht darauf, dass Probleme gelöst werden, sondern kümmerst dich darum.
• Serviceorientiert: Du verstehst dich als Enabler für unseren Vertrieb und machst anderen das Arbeiten leichter.
• Kommunikationsstark: Du kommunizierst klar, verbindlich und lösungsorientiert.
• Ownership: Du übernimmst Verantwortung für deine Themen und verfolgst sie konsequent bis zum Abschluss.
• Pragmatisch: Du suchst keine komplizierten Prozesse, sondern Lösungen, die im Vertriebsalltag funktionieren.