Kierownik ds. Kontraktowych/Contract Manager

Egis jest wiodącą globalną firmą świadczącą usługi w zakresie architektury, doradztwa, inżynierii budowlanej, eksploatacji oraz mobilności. Tworzymy i zarządzamy inteligentną infrastrukturą oraz budynkami, które odpowiadają na wyzwania związane ze zmianami klimatycznymi i wspierają zrównoważony oraz odporny rozwój. Nasze zespoły wspierają kluczowe projekty infrastrukturalne i transportowe w Polsce oraz na świecie, łącząc doskonałość techniczną z efektywną realizacją projektów. Ponad 22 000 pracowników w ponad 100 krajach wykorzystuje swoją wiedzę i doświadczenie do opracowywania oraz dostarczania innowacyjnych rozwiązań dla klientów. Dzięki szerokiemu zakresowi działalności odgrywamy istotną rolę w organizacji życia społecznego i kształtowaniu środowiska mieszkańców na całym świecie.

Egis is a leading global architectural, consulting, construction engineering, operations and mobility services firm. We create and operate intelligent infrastructure and buildings that both respond to the climate emergency and contribute to balanced, sustainable and resilient development. Our teams support major infrastructure and transport projects across Poland and internationally, combining technical excellence with operational delivery expertise. Our 22,000 employees operate across over 100 countries, deploying their expertise to develop and deliver cutting-edge innovations and solutions for clients. Through the wide range of our activities, we are central to the collective organisation of society and the living environment of citizens all over the world

Kierownik ds. Kontraktowych odpowiada za wzmacnianie dyscypliny kontraktowej i komercyjnej w projektach realizowanych przez Egis Polska. Stanowisko wspiera Kierownika Projektu / Dyrektora Projektu w zarządzaniu zobowiązaniami kontraktowymi, powiadomieniami formalnymi, zarządzaniu zmianami, poleceniami zmian (Variation Orders), roszczeniami, korespondencją kontraktową oraz ryzykami komercyjnymi.

Rola może również wspierać etapy przygotowania ofert i mobilizacji projektu, w tym:

• przegląd ryzyk kontraktowych w fazie P1,
• identyfikację kluczowych ryzyk kontraktowych i komercyjnych,
• ocenę ich wpływu na wycenę oraz rezerwy na ryzyko,
• przekazanie projektu z fazy P1 do P2.

Kierownik ds. Kontraktowych  jest częścią zespołu projektowego i raportuje do Kierownika Projektu / Dyrektora Projektu. Współpracuje ściśle z działami Prawnym, Finansów / Kontroli Projektów, zespołami technicznymi oraz Grupowym Zarządzaniem Kontraktami. Dział Prawny pozostaje odpowiedzialny za formalne doradztwo prawne, spory i reprezentację prawną.Zakres zaangażowania zależy od wielkości i poziomu ryzyka projektu. Menedżer Kontraktu może być dedykowany jednemu dużemu lub wysokiego ryzyka projektowi albo wspierać kilka mniejszych projektów.

Kluczowe obowiązki

1. Administracja kontraktem i wsparcie projektu

• Wsparcie bieżącej administracji kontraktowej na przypisanych projektach.
• Monitorowanie kluczowych zobowiązań kontraktowych, terminów oraz wymogów dotyczących powiadomień.
• Prowadzenie rejestrów kontraktowych, ewidencji powiadomień oraz rejestrów roszczeń i zmian.
• Wspieranie Kierownika Projektu / Dyrektora Projektu w zarządzaniu ryzykami kontraktowymi i działaniami naprawczymi.
• Wspieranie wdrażania i monitorowania planów ograniczających ryzyko lub planów naprawczych w projektach krytycznych.

2. Zarządzanie kontraktem, zmianami i roszczeniami

Wsparcie zespołów projektowych w skutecznym i proaktywnym wdrażaniu oraz zapewnieniu prawidłowego przebiegu procesów dotyczących:

• poleceń zmian (Variation Orders),
• roszczeń,
• powiadomień formalnych,
• zarządzania zmianą,
• dokumentacji i korespondencji kontraktowej.

Dodatkowo:

• Identyfikowanie potencjalnych uprawnień kontraktowych wynikających ze zmian zakresu, uwag klienta, opóźnień lub dodatkowych wymagań.
• Wspieranie przygotowania roszczeń oraz strategii kontraktowej wspólnie z kierownikami projektów i zespołami prawnymi.
• Monitorowanie statusu i postępów kluczowych procesów związanych ze zmianami i roszczeniami.
• Zwiększanie praktycznej świadomości kontraktowej w zespołach projektowych.

3. Kontrola projektu i przejrzystość finansowa

• Wsparcie dyskusji dotyczących EAC (Estimate at Completion) i ETC (Estimate to Complete) poprzez dostarczanie danych kontraktowych i komercyjnych.
• Wczesna identyfikacja ryzyk związanych z marżą, kosztami i opóźnieniami wynikającymi ze zdarzeń kontraktowych.
• Zapewnienie, że zmiany, roszczenia i ryzyka kontraktowe są uwzględniane w raportowaniu oraz prognozach projektowych.

4. Wsparcie ofertowe, P1 i przekazanie projektu

• Wsparcie przeglądu ryzyk kontraktowych i komercyjnych podczas fazy P1.
• Identyfikacja kluczowych ryzyk kontraktowych oraz ich wpływu na wycenę, rezerwy na ryzyko i założenia realizacyjne.
• Wyjaśnianie kluczowych zobowiązań, odpowiedzialności, kar umownych, mechanizmów zmian oraz możliwości zgłaszania roszczeń i zmian.
• Wsparcie uporządkowanego przekazania projektu z fazy P1 do P2, obejmującego ryzyka, założenia, obowiązki i decyzje komercyjne.
• Koordynacja z Grupowym Zarządzaniem Kontraktami w przypadku konieczności uzyskania wytycznych lub eskalacji na poziomie Grupy.

5. Raportowanie, eskalacja i wyciąganie wniosków

• Zapewnienie Kierownikowi Projektu / Dyrektorowi Projektu pełnej widoczności ryzyk kontraktowych, roszczeń, zmian i niezbędnych działań.
• Eskalowanie istotnych ryzyk kontraktowych, przekroczonych terminów lub niewystarczających dowodów.
• Identyfikowanie powtarzających się problemów związanych z zarządzaniem kontraktami oraz wyciąganie wniosków na przyszłość.
• Wspieranie ciągłego doskonalenia praktyk zarządzania kontraktami.

Zakres odpowiedzialności

Zarządzanie kontraktami powinno stanowić standardowy element realizacji projektów w Egis Polska.

Poziom zaangażowania zależy od wielkości, złożoności i ryzyka kontraktowego projektu:

• Dedykowany Menedżer Kontraktu – dla dużych, złożonych lub wysokiego ryzyka projektów.
• Współdzielony Menedżer Kontraktu – dla projektów średniej wielkości lub mniej złożonych.
• Okresowy przegląd kontraktowy – dla małych lub niskiego ryzyka projektów.

Jeden Kierownik ds. Kontraktowych może wspierać jeden duży projekt albo portfolio kilku mniejszych projektów.

Pozycja w organizacji

Menedżer Kontraktu jest częścią organizacji realizującej projekty i raportuje do Kierownika Projektu / Dyrektora Projektu.

Ściśle współpracuje z działem prawnym, finansami i kontrolą projektów, zespołami technicznymi, kierownictwem CPC oraz Grupowym Zarządzaniem Kontraktami.

Odpowiada za praktyczne zarządzanie kontraktami i dyscyplinę komercyjną w projektach. Dział prawny pozostaje odpowiedzialny za formalne doradztwo prawne, spory, postępowania sądowe, opinie prawne i nadzór prawny.

Role description

The Contract Manager is a project delivery role responsible for strengthening contractual and commercial discipline across Egis Poland projects.

The role supports the Project Manager / Project Director in managing contract obligations, notices, change management, variation orders, claims, contractual correspondence and commercial risks. The role may also support the bid and mobilisation stages, including P1 contractual risk review, identification of key contractual and commercial risks, assessment of their impact on pricing and risk allowances, and handover from P1 to P2.

The Contract Manager is embedded in the project team and reports to the Project Manager / Project Director. The role works closely with Legal, Finance / Project Controls, technical teams and Corporate Contract Management. Legal remains responsible for formal legal advice, disputes and legal representation.

The level of involvement depends on project size and risk. A Contract Manager may be dedicated to one major or high-risk project, or may support several smaller projects.

Key responsibilities

1. Contract Administration & Project Support

• Support day-to-day contract administration on assigned projects.
• Monitor key contractual obligations, deadlines and notice requirements.
• Maintain contract registers, notice trackers and claim / variation trackers.
• Support the PM / PD in managing contractual risks and required actions.
• Support implementation and follow-up of mitigation or recovery plans on critical projects

2. Contract Management, VO & Claims Support

• Support project teams in effectively and proactively implementing the following, and ensuring correct contractual processes are followed in a timely manner:
  • variation orders,
  • claims,
  • notices,
  • change management,
  • contractual documentation and correspondence
• Identify potential contractual entitlement linked to scope changes, client comments, delays or additional requirements
• Support preparation of claims and contractual strategy together with PMs and legal teams
• Monitor status and progress of key VO and claims processes
• Improve practical contractual awareness within project teams

3. Project Controls & Financial Visibility

• Support EAC / ETC discussions by providing contractual and commercial input.
• Support early identification of margin, delay and cost risks linked to contractual events.
• Ensure VO, claims and contractual risks are reflected in project reporting and forecasts.

4. Bid, P1 and handover support

• Support contractual and commercial risk review during P1, where required.
• Identify key contractual risks and their impact on pricing, risk allowances and delivery assumptions.
• Clarify key obligations, liabilities, penalties, change mechanisms and claim / VO opportunities.
• Support structured handover from P1 to P2, including key risks, assumptions, obligations and commercial decisions.
• Coordinate with Corporate Contract Management where Group guidance or escalation is required.

5. Reporting, Escalation & Lessons Learned

• Provide the PM / PD with visibility on contractual risks, VO, claims and required actions.
• Escalate material contractual risks, missed deadlines or weak evidence.
• Highlight recurring contract management issues and lessons learned.
• Support continuous improvement of contract management practices.

Scope

Contract Management should be part of standard project delivery in Egis Poland.

The level of involvement depends on project size, complexity and contractual risk:

• Dedicated Contract Manager for major, complex or high-risk projects.
• Shared Contract Manager for medium or less complex projects.
• Periodic contract management review for small or low-risk projects.

One Contract Manager may support one major project or a portfolio of several smaller projects.

Organisational positioning

The Contract Manager is part of the project delivery organisation and reports to the Project Manager / Project Director.

The role works closely with Legal, Finance / Project Controls, technical teams, CPC management and Corporate Contract Management.

The Contract Manager is responsible for practical contract management and commercial discipline on projects. Legal remains responsible for formal legal advice, disputes, litigation, legal opinions and legal governance.

Wymagane doświadczenie

• Doświadczenie w obszarze infrastruktury, inżynierii, budownictwa, projektowania, nadzoru lub realizacji projektów.
• Praktyczna znajomość polskiego procesu inwestycyjnego.
• Doświadczenie w pracy z kontraktami, powiadomieniami, zmianami, roszczeniami lub korespondencją kontraktową.
• Zrozumienie zagadnień związanych z realizacją projektów, zakresem prac, harmonogramem, kosztami, ryzykiem i dokumentacją dowodową.
• Umiejętność współpracy z kierownikami projektów, zespołami technicznymi, finansami i działem prawnym.
• Bardzo dobre umiejętności komunikacji pisemnej w języku polskim.
• Dobra znajomość języka angielskiego.

Dodatkowym atutem będzie doświadczenie w projektach kolejowych, transportowych, drogowych, lotniczych, energetycznych lub innych projektach infrastruktury publicznej.Odpowiednie mogą być osoby z wykształceniem lub doświadczeniem prawniczym, inżynierskim, projektowym lub komercyjnym, pod warunkiem posiadania solidnego praktycznego zrozumienia projektów i kontraktów

Kompetencje i cechy

• Praktyczne i biznesowe podejście do realizacji projektów.
• Silna ocena kontraktowa i komercyjna.
• Umiejętność bliskiej współpracy z realizacją projektu, a nie wyłącznie pełnienia funkcji doradczej.
• Dobre rozumienie kwestii technicznych i realiów projektowych.
• Duża dbałość o terminy, dokumentację i materiał dowodowy.
• Umiejętność konstruktywnego kwestionowania i wspierania zespołów projektowych.
• Jasna i uporządkowana komunikacja pisemna.
• Dobra organizacja pracy i konsekwencja w realizacji działań.
• Umiejętność pracy pod presją czasu przy złożonych projektach.
• Umiejętność współpracy oraz świadomość granicy pomiędzy zarządzaniem kontraktami a funkcją prawną.

Kryteria sukcesu

• Zobowiązania i terminy kontraktowe są aktywnie monitorowane.
• Powiadomienia, zmiany i roszczenia są identyfikowane odpowiednio wcześnie i właściwie dokumentowane.
• Korespondencja projektowa i materiał dowodowy skutecznie wspierają pozycję kontraktową Egis.
• Ryzyka kontraktowe są widoczne w przeglądach projektowych, analizach EAC/ETC, prognozach oraz planach naprawczych.
• Kierownik Projektu / Dyrektor Projektu ma pełną przejrzystość wymaganych działań kontraktowych.
• Dział prawny jest angażowany we właściwym momencie w sprawach wymagających formalnej opinii prawnej.
• Zespoły projektowe wykazują większą świadomość kontraktową i wcześniej eskalują problemy.
• Kluczowe ryzyka kontraktowe zidentyfikowane w fazie P1 są odpowiednio uwzględniane w wycenie, rezerwach na ryzyko i mobilizacji projektu w fazie P2.

Essential Experience

• Experience in infrastructure, engineering, construction, design, supervision or project delivery.
• Practical understanding of the Polish investment process.
• Experience with contracts, notices, variation orders, claims or contractual correspondence.
• Understanding of project delivery, scope, programme, cost, risk and evidence.
• Ability to work with Project Managers, technical teams, Finance and Legal.
• Strong written communication skills in Polish.
• Good working English.

Experience in rail, transport, roads, aviation, energy or other public infrastructure projects is an advantage.

Legal, engineering, project management or commercial background may all be relevant, provided the candidate has strong practical understanding of projects and contracts.

Capabilities & Attributes

• Practical and project-focused mindset.
• Strong contractual and commercial judgement.
• Ability to work close to project delivery, not only as an adviser.
• Good understanding of technical and project realities.
• Strong attention to deadlines, documentation and evidence.
• Ability to challenge project teams constructively.
• Clear and structured written communication.
• Good organisation and follow-up discipline.
• Ability to work under pressure on complex projects.
• Collaborative approach with clear understanding of the boundary between Contract Management and Legal.

Success measures

• Contractual obligations and deadlines are actively tracked.
• Notices, variation orders and claims are identified early and properly documented.
• Project correspondence and evidence support Egis’ contractual position.
• Contractual risks are visible in project reviews, EAC / ETC, forecasts and recovery plans.
• PM / PD has clear visibility of required contractual actions.
• Legal is involved at the right time on matters requiring formal legal advice.
• Project teams show stronger contractual awareness and earlier escalation of issues.
• Key contractual risks identified at P1 are clearly reflected in pricing, risk allowances and P2 project mobilisation.

Lokalizacja: Warszawa / lokalizacja projektu, z regularną obecnością na przypisanych projektach oraz w biurach Egis w Polsce

Location: Warsaw/ Project's location, with regular presence on the assigned projects and in Egis Poland offices