Administrative Specialist for Office & Operations Support 80 - 100% (f/m/d)

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The opportunity

You will join a supportive, collaborative environment where strong administrative excellence empowers our technical teams. In this role, you ensure smooth operations and reliable coordination across teams, laboratories, and specialist functions. You work closely with experts, understand their needs, and build broad expertise in administration, procurement, travel management, and documentation processes. You grow through diverse tasks, shifting priorities, and continuous team interaction. You value flexibility, ownership, and a work culture that appreciates precision and proactive thinking. With your structured mindset, organizational strength, and hands‑on approach, you support the team where it matters most – reliably, solution‑oriented, and always one step ahead.

How you’ll make an impact

• Perform general administrative tasks, including mail handling and office support

• Organize internal and external meetings, workshops, and events

• Manage office supplies, consumables, keys, and access badges

• Coordinate travel arrangements and support visa, invitation letter, and work permit processes

• Process expenses using relevant tools and payment methods

• Execute SAP‑based purchasing activities, including orders, goods receipts, invoices, master data, and Ariba support

• Maintain digital document archives and prepare digital signatures according to compliance standards

Your background

• Several years of experience in administration, office management, or team assistance

• Strong skills in MS Office and M365, plus initial experience with SAP

• Knowledge of document management systems such as xECM and SharePoint

• Basic understanding of accounting, expenses, and cost structures, as well as experience with travel and visa processes

• Excellent communication skills in German and English

• Strong organizational abilities, accuracy, reliability, and a proactive working style

More about us

We are a technology‑driven company with a strong focus on innovation, continuous improvement, and sustainable manufacturing. Our flexible working practices help you optimize personal and professional performance while creating an environment where all employees can develop their skills and grow.

Über die Position

Du wirst Teil eines unterstützenden, kooperativen Umfelds, in dem administrative Exzellenz unsere technischen Bereiche stärkt. In dieser Rolle sorgst du für reibungslose Abläufe und eine verlässliche Koordination zwischen Teams, Laboren und Fachabteilungen. Du arbeitest eng mit Expert*innen zusammen, lernst ihre Bedarfe kennen und entwickelst umfassende Kenntnisse in Administration, Einkauf, Reisen und Dokumentenmanagement. Du wächst durch vielfältige Aufgaben, wechselnde Prioritäten und den kontinuierlichen Austausch im Team. Du schätzt Flexibilität, Eigenverantwortung und ein Arbeitsumfeld, das Genauigkeit und proaktives Denken fördert. Mit deinem Blick für effiziente Abläufe, deinem Organisationstalent und deiner Hands‑on‑Mentalität unterstützt du unser Team dort, wo es zählt – verlässlich, lösungsorientiert und immer einen Schritt voraus. 

Das kannst du bewirken

• Ausführung allgemeiner Administration inkl. Postbearbeitung und Office‑Support

• Organisation von internen und externen Meetings, Workshops und Events

• Verwaltung von Büromaterial, Verbrauchsartikeln sowie Schlüssel- und Zutrittsmedien

• Reiseorganisation sowie Unterstützung bei Visa-, Einladungs- und Arbeitsbewilligungsprozessen

• Bearbeitung von Spesen über relevante Tools und Zahlungsmittel

• SAP‑gestützte Einkaufsaufgaben: Bestellungen, Wareneingänge, Rechnungen, Stammdaten, Ariba‑Support

• Pflege digitaler Dokumentenablagen und Vorbereitung digitaler Signaturen gemäss Compliance

Das bringst du mit

• Mehrjährige Erfahrung in Administration, Office‑Management oder Teamassistenz

• Sicherer Umgang mit MS Office und M365 sowie erste Erfahrung mit SAP

• Kenntnisse in Dokumentenmanagementsystemen wie xECM und SharePoint

• Grundverständnis für Rechnungswesen, Spesen und Kostenstrukturen sowie Erfahrung mit TravelManagement und VisaProzessen

• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch

• Hohe Organisationsfähigkeit, Genauigkeit, Zuverlässigkeit und ein proaktiver Arbeitsstil

Mehr über uns

Wir sind ein technologieorientiertes Unternehmen mit einem starken Fokus auf Innovation, kontinuierliche Verbesserung und nachhaltige Fertigung. Unsere flexiblen Arbeitsmethoden helfen Ihnen, Ihre persönliche und berufliche Leistung zu optimieren und ein Umfeld zu schaffen, in dem alle Mitarbeiter ihre Fähigkeiten entwickeln und wachsen können.

Qualified individuals with a disability may request a reasonable accommodation if you are unable or limited in your ability to use or access the Hitachi Energy career site as a result of your disability. You may request reasonable accommodations by completing a general inquiry form on our website. Please include your contact information and specific details about your required accommodation to support you during the job application process.

This is solely for job seekers with disabilities requiring accessibility assistance or an accommodation in the job application process. Messages left for other purposes will not receive a response.