Mitarbeiter*in Vertragsadministration und Assistenz 80% - 100%

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen die Organisation massgeblich bei der Erfassung und Kontrolle sämtlicher relevanter Verträge und unterstützen die Leiter der Abteilungen Controlling & Beschaffungskoordination sowie Gebäudetechnik & Betrieb bei verschiedenen operativen Tätigkeiten. Ihre Hauptaufgaben sind:

• Prüfung neuer oder geänderter Verträge

• Erfassung neuer oder geänderter Verträge in der Vertragsdatenbank

• terminliche Überwachung laufender Verträge

• Prüfung und Kontierung von Mietzahlungen

• betriebswirtschaftliche Betreuung der Stiftungsliegenschaften der Universität Basel

• Mitarbeit beim Jahresabschluss

• Unterstützung und Durchführung von öffentlichen Ausschreibungen

• einfache Auswertungen in MS-Excel, Formulierung von Anschreiben

• Allgemeine Assistenztätigkeiten wie Verteilung der Post, Koordination von Terminen, Vorbereitung von Sitzungen und Abteilungsveranstaltungen, telefonischer Erstkontakt im Fall von Abwesenheiten der beiden Abteilungsleiter, etc.

Ihr Profil

Im Rahmen der Nachfolge aufgrund einer anstehenden Pensionierung suchen wir für diese wichtige Funktion eine selbständige Persönlichkeit mit ausgeprägtem Zahlenflair und Organisationstalent. Sie sind es gewohnt, exakt und zuverlässig zu arbeiten und verlieren auch in hektischen Augenblicken nie den Blick für das Wesentliche. Dafür bringen Sie folgende Kenntnisse und Erfahrungen mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, als Immobilienverwalter*in oder eine vergleichbare Qualifikation

• Ausgewiesene mehrjährige Erfahrung im Bereich Vertragsadministration und / oder Immobilienbewirtschaftung

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Sehr gute IT- Kenntnisse (Microsoft, SAP), Affinität für digitale Lösungen

• Gute Englischkenntnisse von Vorteil

Wir bieten Ihnen

Eine herausfordernde und verantwortungsvolle Aufgabe in einem sehr lebendigen Umfeld und in einem motivierten Team. Die Universität bietet ein offenes, vielschichtiges und breites Arbeitsumfeld. Sie haben vielfältige Möglichkeiten, sich in Ihrem Arbeitsbereich weiterzubilden und weiterzuentwickeln. Ihr Lohn richtet sich nach den Richtlinien der Universität Basel.