Project & Executive Coordinator Event 70 - 80%

• Zentrale Führung und Koordination sowie Terminplanung für das Generalsekretariat und die Gesamtorganisation
• Steuerung komplexer Abläufe sowie Vernetzung notwendiger Anspruchsgruppen (Leitzentrale)
• Sicherstellung und Einhaltung wichtiger Fristen und Meilensteine
• Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheiden und Deadlines sowie frühzeitiges Aufzeigen von Handlungsbedarf
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings und Entscheidungsgrundlagen
• Sicherstellung und Steuerung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen den Bereichen und relevanten Stakeholdern
• Führung und Pflege zentraler Planungs-, Termin- und Organisationsinstrumente
• Koordination und Planung organisationsweite Termine, Sitzungen und Workshops
• Bindeglied nationaler und internationaler Partnerorganisationen bei administrativen Anliegen der Organisation
• Pflege und Weiterentwicklung zentraler Organisationsdokumente, Ablagestrukturen
• Unterstützung im Bewerbungsmanagement sowie bei Rekrutierungsprozessen 

• Kaufmännische Grundausbildung oder gleichwertige Ausbildung
• Weiterbildung im Bereich Betriebswirtschaft, Projektleitung, Eventmanagement oder Projektkoordination 
• Mehrjährige Erfahrung in Koordination und Projektorganisation. Vorteilhaft in einer Non-Profit-Organisation oder im Eventumfeld
• Sehr gute Kenntnisse der gesamten Microsoft-365-Anwendungspalette
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute mündliche Sprachkenntnisse in Französisch, jede weitere Sprache ist ein Plus
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbständige und vorausschauende Arbeitsweise
• Ausgezeichnete Fähigkeiten Prioritäten zu setzen, frühzeitiges Erkennen von Handlungsbedarf sowie freundliche Hartnäckigkeit
• Vernetzte und lösungsorientierte Denkweise sowie Troubleshooting-Kompetenz, um Herausforderungen pragmatisch und effizient zu meistern
• Hohe Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Teamorientierte Persönlichkeit mit einer ausgeprägten Dienstleistungsmentalität sowie Freude an bereichsübergreifender Zusammenarbeit mit verschiedenen Anspruchsgruppen und Menschen

• Die einmalige Chance, einen internationalen Grossanlass von der Planung bis zur Durchführung aktiv mitzugestalten
• Du arbeitest in einem engagierten Team mit kurzen Entscheidungswegen und erhältst die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und die Organisation nachhaltig mitzugestalten
• Die Möglichkeit bereichsübergreifend mit unterschiedlichsten Fachpersonen zusammenzuarbeiten
• Eine abwechslungsreiches und dynamisches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Aufgaben
• Eine sinnstiftende Tätigkeit mit sichtbarer Wirkung
• Viel Eigenverantwortung sowie Raum für Ideen und Verbesserungen
• Flexible Arbeitsformen und zeitgemässe Anstellungsbedingungen
• Ein motiviertes und engagiertes Team mit kurzen Entscheidungswegen

Warum du dich bewerben solltest :

Bei uns zählen Menschen, ihre Ideen, Persönlichkeit und Leidenschaft. Wenn du Freude daran hast, Menschen zu verbinden, Vielfalt wertschätzt und mit uns gemeinsam diese Reise mitgehen willst – dann freuen wir uns dich kennenzulernen!

Für Fragen steht dir Beat Ritschard, Generalsekretär ([email protected]) gerne zur Verfügung.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung bis spätestens am 25. September 2026. Verwende bitte dabei unser digitales Bewerbungsformular "Auf diese Stelle bewerben".