Secrétaire de direction

La Direction générale de l’enfance et de la jeunesse (DGEJ) recherche son·sa nouveau·lle secrétaire de direction afin de compléter son équipe au sein de la Direction et de garantir le bon fonctionnement du secrétariat central du service.

• Assurer le fonctionnement du secrétariat de la Direction en gérant les courriers, les courriels et les agendas selon les priorités et en garantissant le lien administratif avec l’ensemble du service ;
• Gérer le suivi administratif et la coordination de dossiers du service selon les instructions reçues par la Direction, notamment les situations urgentes, la préparation des dossiers à son attention et les aspects logistiques liés aux archives ;
• Conduire et coordonner l’équipe du secrétariat central du service en favorisant une dynamique d’équipe et une collaboration sereine et efficace ;
• Coordonner et soutenir l'équipe du secrétariat central dans la dématérialisation des documents entrants et sortants du service via le système d'information.

Pour de plus amples informations, veuillez consulter le cahier des charges en cliquant ici ou contacter Madame Laureline Gross, Adjointe à la Responsable RH, au 021 316 10 74.

• CFC employé·e de commerce ou titre jugé équivalent ;
• Formation d'assistant·e de Direction ou brevet fédéral, souhaité ;
• Formation complémentaire en management et gestion d'équipe, un atout ;
• Expérience professionnelle de 5 ans en qualité de secrétaire de direction ou dans la gestion de dossiers complexes ;
• Maîtrise de soi et gestion du stress ;
• Bonne organisation et gestion des priorités ;
• Capacité à gérer des conflits au sein d’une équipe ;
• Excellente orthographe et aisance rédactionnelle ;
• Maîtrise avancée des outils bureautiques Office ;

La communication des éventuels antécédents judiciaires est requise pour ce poste.