External Affairs Coordinator

L'Association Étudiante de l'Université de McGill est présentement en période d'embauches. Avec plus de 20,000 membres, l'AÉUM a pour rôle de représenter les étudiants et de leur offrir des services depuis 1908.

The Student's Society of McGill University (SSMU) is currently hiring. With over 20,000 members, SSMU's role is to represent students and to offer services since 1908.

Job Description

Job Summary:

The External Affairs Coordinator is primarily responsible for assisting the Vice-President (External Affairs) with executing administrative, clerical, communications, and outreach tasks, reviewing and updating materials to enhance the accessibility of the External Affairs office, assisting with the restructuring of the External Affairs office, and facilitating external advocacy and coalition-building.

Responsibilities:

1. Monitor and assist with the execution of administrative, clerical, and other tasks as directed by the Vice-President (External Affairs);

2. Execute the updating and maintenance of SSMU External Affairs’ digital infrastructure, including but not limited to the related websites, social media accounts, and archived accounts;

3. Develop informational materials on the Society’s external affairs in order to enhance the accessibility of the External Affairs office to the SSMU membership;

4. Facilitate engagement of SSMU members with the Society, with a primary focus on External Affairs; 

5. organize consultation, such as by organizing assemblies and surveys;

6. Draft and update outreach materials for student engagement, such as class schedules for large classes each semester and stakeholder groups for advocacy projects;

7. Work with other SSMU staff and representatives to develop best practices for student engagement, such as effective canvassing strategies, outreach strategies, and strategies to solicit student feedback;

8. Plan, coordinate, and lead canvassing, including tabling and class announcements, as needed;

9. Engage in research in order to help the Vice-President (External Affairs) fulfill advocacy mandate; 

10. Strategise with the Vice-President (External Affairs) and External Affairs Commissioner about priority-setting for external affairs;

11. Support the External Affairs Commissioner with the tasks related to the External Affairs Committee. 

12. Engage in regular, detailed status updates with the Vice-President (External Affairs).

13. Prepare an exit report which indicates lessons learned, important contacts, and any salient information for the incoming External Affairs Coordinator;

Other Responsibilities:

Take on other tasks and responsibilities under the purview of the Vice-President (External Affairs) from time to time, within the scope of the mandate of the external affairs portfolio.

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Résumé des fonctions:

La coordination des affaires externes est principalement responsable d’aider la vice-présidence (affaires externes) à exécuter les tâches administratives, de bureau, de communication et de sensibilisation, à examiner et à mettre à jour les documents pour améliorer l’accessibilité du bureau des affaires externes, à aider à la restructuration du bureau des affaires externes et à faciliter la défense des intérêts externes et la formation de coalitions.

Responsabilités

1. Surveiller et aider à l’exécution des tâches administratives, de bureau et autres selon les directives de la vice-présidence (affaires externes) ;

2. Exécuter la mise à jour et la maintenance de l’infrastructure numérique de l’AÉUM, y compris, mais sans s’y limiter, les sites web connexes, les comptes de médias sociaux et les comptes archivés ;

3. Élaborer des documents d’information sur les affaires externes de l’Association afin d’améliorer l’accessibilité du bureau des affaires externes aux membres de l’AÉUM ;

4. Examiner les archives et les documents pertinents de l’AÉUM et d’autres syndicats étudiants afin de formuler des recommandations pour la restructuration du bureau des affaires externes ;

5. Faciliter la consultation avec les membres de l’AÉUM sur les affaires externes de l’Association, par exemple en organisant des assemblées publiques et des sondages ;

6. Rédiger et mettre à jour les documents de sensibilisation pour l’engagement des membres du corps étudiant, tels que les horaires de classe pour les grandes classes chaque semestre et les groupes de parties prenantes pour les projets de plaidoyer ;

7. Travailler avec d’autres membres du personnel et représentations de l’AÉUM pour développer les meilleures pratiques pour l’engagement des membres du corps étudiant, telles que des stratégies de démarchage efficaces, des stratégies de sensibilisation et des stratégies pour solliciter les commentaires des membres du corps étudiant ;

8. Planifier, coordonner et diriger le démarchage, y compris le dépôt et les annonces de classe, au besoin ;

9. Soutenir la vice-présidence (affaires externes) dans les réunions liées au plaidoyer, en assistant aux réunions en son nom, au besoin ;

10. Entreprendre des recherches préliminaires afin d’informer la vice-présidence (affaires externes) des nouvelles priorités de plaidoyer pour les affaires externes de l’Association ; 

11. Établir des stratégies avec la vice-présidence (affaires externes) en ce qui concerne l’établissement des priorités pour les affaires externes ;

12. Coordonner et collaborer avec d’autres membres du personnel de l’AÉUM, comme les coordinations des campagnes, la coordination de la mobilisation et la commission aux affaires autochtones, pour faire progresser les affaires externes de l’Association ;

13. Effectuer des mises à jour régulières et détaillées avec la vice-présidence (affaires externes).

Autres responsabilités et fonctions 

S’acquitter d’autres tâches et responsabilités décidées avec la vice-présidence (affaires externes) de temps à autre, dans le cadre de l’exécution du portefeuille des affaires externes. 

Qualifications

Qualifications

1. Excellent written communication skills in English and French;

2. Ability to execute tasks in a timely manner;

3. Ability to communicate complex information in an accessible format;

4. Strong planning, interpersonal, and organizational skills;

5. Strong research and report-writing experience is an asset;

6. Strong knowledge of or interest in SSMU governance is an asset;

7. Strong knowledge of or interest in political affairs at municipal, provincial, and federal levels is an asset;

8. Strong knowledge of or interest in the Quebec student movement is an asset;

9. Strong knowledge of or interest in local grassroots organizing is an asset.

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Qualifications

1. Excellentes capacités de communications écrites et orales en anglais et en français ;

2. Capacité à exécuter des tâches en temps opportun ;

3. Capacité à communiquer des informations complexes dans un format accessible ;

4. Solides compétences interpersonnelles et organisationnelles ;

5. Solide expérience de la recherche et de la rédaction de rapports, un atout ;

6. Connaissance approfondie ou intérêt pour la gouvernance de l’AÉUM, un atout ;

7. Connaissance approfondie ou intérêt pour les affaires politiques aux niveaux municipal, provincial et fédéral, un atout ;

8. Connaissance approfondie ou intérêt pour le mouvement étudiant québécois, un atout ;

9. Connaissance approfondie ou intérêt pour l’organisation locale populaire, un atout.

Additional Information

POSITION DETAILS:

• Paid position: $17.50 per hour;
• Contract dates: As soon as possible to May 31, 2025 (possibility of renewal)
• Hours: an average of 8-10 hours per week;
• Work performed across McGill’s campus, remotely, and in the SSMU office

CONFIDENTIALITY:

It is understood and agreed that all matters to the SSMU and those clubs association or groups forming part of the SSMU are to be kept in the strictest of confidence, and nothing regarding the operations, policies and general activities of the SSMU or its constituent groups shall be divulged to any third party without the express consent of the General Manager and/or the Executive Committee of the SSMU.

INCLUSIVITY:

At the SSMU, we are committed to fostering an inclusive, accessible environment, where everyone feels valued, respected and supported. We are dedicated to building a workforce that reflects the diversity of our community. If you require accommodation(s) for the recruitment/interview process, please let us know and we will work with you to meet your needs.

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DÉTAILS SUR LE POSTE:

• Poste rémunéré : 17,50 $ de l'heure ;
• Dates du contrat : Dès que possible jusqu'au 31 mai 2025 (possibilité de renouvellement)
• Heures : une moyenne de 8 à 10 heures par semaine ;
• Travail effectué sur le campus de McGill, à distance et au bureau du SSMU ;

CONFIDENTIALITÉ:

Il est entendu et compris que tout ce qui a trait à l’AÉUM ainsi qu’aux clubs, associations et groupes qui en font partie doit rester strictement confidentiel. Aucun aspect des opérations, des politiques et des activités générales de l’AÉUM et de ses groupes ne doit être révélé à une tierce partie sans le consentement de la direction générale ou du comité exécutif de l’AÉUM.

INCLUSIVITÉ :

Au SSMU, nous nous engageons à favoriser un environnement inclusif et accessible, où chacun se sent valorisé, respecté et soutenu. Nous sommes déterminés à constituer un effectif qui reflète la diversité de notre communauté. Si vous avez besoin d'aménagements pour le processus de recrutement et d'entretien, veuillez nous en informer et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.