Activate JobCopilot
- Fachliche und organisatorische Führungsverantwortung für die Mitarbeiter am Empfang und in der Reinigung
- Zentrale Ansprechperson für alle Facility-Management-Themen im Bürogebäude
- Organisation, Koordination und Beauftragung von Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen in Zusammenarbeit mit internen und externen Dienstleistern
- Planung, Umsetzung und laufende Betreuung von Mitarbeiterbenefits (z.B. Mittagsverpflegung, Kaffee, Sport) sowie Initiierung und Organisation von Events zur Förderung von Unternehmenskultur und Mitarbeitermotivation
- Koordination und bei Bedarf Evaluierung bestehender Lieferanten für Facility, Benefits und Wellbeing
- Enge Zusammenarbeit mit HR und weiteren internen Schnittstellen, insbesondere im Bereich Arbeitsplatzgestaltung und Mitarbeiterzufriedenheit
- Kontrolle von Eingangsrechnungen mit Bezug zu Facility, Benefits und Events
- Reisemanagement: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Hotel, Mietwagen etc.) unter Berücksichtigung interner Reiserichtlinien
- Seminarorganisation: Planung und Organisation interner und externer Schulungen, Seminare und Workshops inkl. Teilnehmermanagement und Logistik
- Terminkoordination: Organisation und Abstimmung von Terminen, Meetings und Besprechungen inklusive Raumplanung und technischer Ausstattung
- Kommunikation und Korrespondenz: Professionelle interne und externe Kommunikation im Namen des CFO. Bearbeitung von Anfragen, E-Mails und Schriftverkehr
- Kreditkartenabrechnungen: Prüfung, Zuordnung und Abwicklung von Kreditkartenabrechnungen sowie Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung
- Dokumentenablage: Pflege und Verwaltung der digitalen und physischen Ablage, Sicherstellung einer strukturierten und effizienten Dokumentenorganisation
- Zeiterfassungssystem: Betreuung und Pflege des Zeiterfassungssystems, Kontrolle der erfassten Zeiten sowie Unterstützung der Mitarbeitenden bei Rückfragen
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