Facilities and Office Coordinator

Bereit für eine Rolle, die wirklich etwas bewegt?

Du liebst es, wenn der Laden läuft – und zwar reibungslos. Du organisierst, koordinierst, priorisiert und bist dabei immer einen Schritt voraus. Ob es darum geht, ein perfektes Bürofeld zu schaffen, ein Vertriebsteam im Hintergrund zu entlasten oder auf unerwartete Anfragen blitzschnell zu reagieren – du bist genau die Person, auf die sich alle verlassen. Klingt nach dir? Dann lies weiter.

Deine Rolle bei uns

Als Workplace & Office Administrator übernimmst du eine Schlüsselrolle, die zwei Welten verbindet: Du sorgst dafür, dass unser Wiener Büro nicht nur funktioniert, sondern ein Ort ist, an dem Menschen gerne arbeiten und du unterstützt gleichzeitig unser Führungsteam sowie das Vertriebsteam in administrativen und operativen Themen. Diese Position bietet dir echte Vielseitigkeit, direkten Einfluss auf das Tagesgeschäft und die Möglichkeit, in einem dynamischen, internationalen Umfeld zu wachsen.

Was du bei uns machst

• Koordination des täglichen Bürobetriebs und Ansprechpartner:in für interne Anfragen über unser Ticketing-System (Helpdesk / Jira).

• Abstimmung mit externen Dienstleistern, Handwerker:innen und dem Vermieter bei Reparaturen, Wartung und Vertragsthemen.

• Verwaltung lokaler Büroausgaben: Bestellungen, Rechnungsprüfung, Purchase Orders und Abstimmung mit Finance.

• Unterstützung des globalen Health, Safety & Security (HSS)-Teams sowie Sicherstellung relevanter Compliance-Anforderungen.

• Organisation von Meeting- und Eventräumen inklusive Catering-Koordination.

• Administrative und organisatorische Unterstützung des Lieferando-Vertriebsteams, einschließlich Administration im Partnersystem sowie Organisation von Veranstaltungen und Teamevents.

• Unterstützung des Lieferando B2B-Vertriebsteams bei ausgewählten Anfragen von Großkunden (externer Kontakt) – inklusive Vor- und Nachbereitung von Kundengesprächen.

• Administrative und organisatorische Unterstützung des Führungsteams bei ad hoc Aufgaben – von Terminkoordination bis zur Erstellung von Unterlagen und Präsentationen.

• Eigenständige Bearbeitung und Priorisierung eingehender Anfragen – auch kurzfristig und mit wechselnden Prioritäten.

• Mitarbeit an übergreifenden Workplace-Projekten sowie Pflege interner Kommunikationskanäle (Slack, E-Mail) für standortbezogene Themen.

Was du mitbringst

• Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Facility Management oder vergleichbare praktische Erfahrung.

• Erste Erfahrungen in der Büro- oder Facilities-Administration – Strukturierte, proaktive Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent und der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen.

• Freude an Abwechslung und Flexibilität, schnell zwischen unterschiedlichen Themen und Prioritäten zu wechseln.

• Kommunikationsstärke – sowohl schriftlich als auch mündlich – auf Deutsch (C1+) und Englisch.

• Sicherer Umgang mit Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Calendar) und grundlegende MS-Office-Kenntnisse.

• Serviceorientierte Haltung, Teamgeist, Diskretion und ein professionelles Auftreten – auch wenn es mal turbulent wird.

So arbeiten wir – unsere Werte

Bei uns zählen nicht nur Skills – sondern wie du denkst, handelst und zusammenarbeitest. Wir glauben daran, Verantwortung zu übernehmen, füreinander da zu sein und täglich das Beste für unsere Kund:innen und Kolleg:innen zu liefern. Das spiegelt sich in allem, was wir tun:

• Lead – Wir übernehmen Verantwortung und treiben Veränderungen aktiv voran.

• Deliver – Wir halten, was wir versprechen – zuverlässig, effizient und mit Qualität.

• Care – Wir kümmern uns: um unsere Kund:innen, unsere Kolleg:innen und unser Umfeld.

Was wir dir bieten

• Eine abwechslungsreiche Rolle mit echtem Einfluss auf das Tagesgeschäft.

• Ein dynamisches, internationales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien.

• Persönliche Weiterentwicklung: Wir investieren in dich und dein Wachstum.

• Ein Team, das zusammenhält, gemeinsam feiert und Spaß an der Arbeit hat.

• Moderne Büroausstattung und ein Arbeitsplatz, auf den du stolz sein kannst – weil du ihn mitgestaltest.

Vielfalt, Inklusion & Zugehörigkeit

Wir glauben, dass die besten Ideen entstehen, wenn unterschiedliche Perspektiven, Hintergründe und Erfahrungen zusammenkommen. Unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft, Religionszugehörigkeit oder anderen Merkmalen bist du bei uns willkommen – bring dich ein, so wie du bist.

Jetzt bewerben!

Du erkennst dich in dieser Beschreibung wieder? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Schick uns deinen Lebenslauf – und wenn du möchtest, erzähl uns in ein paar Zeilen, warum genau du der oder die Richtige für diese Rolle bist. Wir sind gespannt auf dich.

#LI-PM1