Front Office Asstistant (w/m/d)

Hallo, wir sind svarmony. Wir haben es uns zum Ziel gesetzt, die Grenzen zwischen der digitalen und der analogen Welt zu überwinden. Wie das geht? Mit innovativen und grenzenlosen räumlichen Extended Reality Erlebnissen für Kunden auf der ganzen Welt. Wir sind ein internationales Team von hochspezialisierten XR-Experten mit Büros in Wien, München, Berlin und San Francisco und einer der führenden Technologieanbieter in Europa.

We're spatial. Und wir suchen Dich!

Zur Unterstützung in unserer Hauptzentrale in Wien suchen wir eine/n dynamischen/n Front Office Assistant (all genders) in Teilzeit (25 Std.)

Als Front Office Assistant bei svarmony bist Du die erste Ansprechperson für Kunden und Geschäftspartner am Telefon und am Empfang. Du hast Spaß und Talent im Umgang mit organisatorischen und administrativen Angelegenheiten, kannst Reisen gut koordinieren, bist zuverlässig, und sprichst fließend Deutsch und Englisch.

Aufgaben

• Organisation des Front Desk für das gesamte Büro, inkl. Empfang & Bewirtung von Kunden.
• Professionelle Annahme und Vermittlung eingehender Telefonate.
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, Verpflegung und Inventar.
• Posteingang/-ausgang inkl. Verteilung sowie Bearbeitung der Rückpost.
• Kassaführung und Verwaltung der Rechnungen.
• Rechnungsauskünfte.
• Telefon- und Mail-Vermittlung sowie Verwaltung des Postein- und -ausgangs.
• Management und Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen (Visa, Flüge, Unterkünfte, Mietautos, etc...).
• Administrative und organisatorische Tätigkeiten im Front Office Bereich.
• Scannen und Vorkontieren von Eingangsrechnungen und Belegen, Vorbereitung von Kreditkartenabrechnungen, Vervollständigen von Spesenabrechnungen der Geschäftsführung, sowie die Durchführung der Kassaabrechnung.

Qualifikation

• Erste Erfahrungen als Front Office Assistant und im Office Management.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau.
• Freude am Umgang mit Menschen.
• Zuverlässigkeit und genaue Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse.
• Professionelles und freundliches Auftreten.
• Kommunikationsstarke, offene und engagierte Persönlichkeit.
• Selbstständige, gut organisierte und strukturierte Arbeitsweise.

Benefits

• Ein modernes und sehr zentrales Büro mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Eine dynamische und freundliche Arbeitsatmosphäre
• Bezuschussung bei der Membership im Fitnesscenter unserer Partner
• Support bei deinem daily Lunch
• Betriebliche Altersvorsorge
• Kinderbetreuungsbonus

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

svarmony is one of the leading providers of unique XR experiences, specializing in the development of AR-based navigation, such as the wayfinding system aryve, and innovative, scalable XR solutions for international clients from all industries.