Office- & Empfangsassistenz (m/w/d)

1. Empfang & Gästebetreuung

• Freundlicher Empfang und Betreuung unserer Besucher sowie Ansprechpartner für Gäste und Geschäftspartner
• Vorbereitung und Betreuung von Besprechungsräumen inklusive Bewirtung
• Sicherstellung eines professionellen und einladenden Empfangsbereichs

2. Office-Management

• Organisation des laufenden Office-Betriebs
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Koordination externer Dienstleister
• Organisation von Essens- und Cateringbestellungen
• Koordination kleiner Reparaturen und Besorgungen
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Büroalltag
• Botengänge

3. Organisation & Unterstützung

• Organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und verschiedener Teams
• Vorbereitung von Meetings sowie Vor- und Nachbereitung von Unterlagen
• Unterstützung bei Aussendungen, Einladungen und Veranstaltungen
• Pflege von Kontaktverteilern und administrativen Daten
• Eigenständige Übernahme organisatorischer Aufgaben und proaktives Mitdenken im Tagesgeschäft

• ausgezeichnete Umgangsformen sowie einwandfreies Deutsch und Englisch
• Berufserfahrung in den Bereichen Assistenz, Empfang bzw. Rezeption erforderlich
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, routinierter Umgang mit MS Outlook
• Teamfähigkeit, Flexibilität, Verantwortungsbewusstsein und rasche Auffassungsgabe
• Kommunikative, proaktive & herzliche Persönlichkeit

• einen abwechslungsreichen Alltag in einem der erfolgreichsten Verlage Österreichs
• starken Teamspirit und wertschätzende Zusammenarbeit
• eine langfristige Position als Teil unseres erfolgreichen und engagierten Teams
• einen attraktiven Arbeitsplatz im Herzen von Wien
• Zuschuss zur Fitnessstudio-Mitgliedschaft sowie attraktive Mitarbeiterrabatte