Team Assistant (m/w/d) - Vollzeit

Turner & Townsend ist ein globales Dienstleistungsunternehmen mit circa 22.000 in über 60 Ländern. Wir arbeiten mit unseren Kunden in den Bereichen Immobilien, Energie und natürliche Ressourcen sowie Infrastruktur zusammen. Der Schwerpunkt unserer Tätigkeit liegt beim Programm- und Projektmanagement sowie dem Kostenmanagement großer Bauprojekte. Für unsere Kunden steigern wir die Belastbarkeit von Plänen, minimieren Risiken, optimieren die Beschaffungsstrategie und wachen über Budgets und Termine. 

Ab Januar 2025 wird das CBRE-Projektmanagementteam in das Team von Turner & Townsend integriert. Damit bündeln wir unsere Stärken, um den Bedürfnissen und Herausforderungen unserer Kunden optimal gerecht zu werden. 

Unsere Vision: „Transforming Performance“, für eine grüne, integrative und produktive Welt. 

Zur Verstärkung unseres Teams in Wien suchen wir tatkräftige Unterstützung: 

Als Team Assistant sind Sie die zentrale Anlaufstelle für organisatorische und administrative Aufgaben – sowohl für den Standort Wien als auch für unser Energy & Natural Resources (ENR) Team. 

Sie arbeiten eng mit dem administrativen Team im Wiener Büro zusammen und teilen sich standortbezogene Aufgaben, betreuen jedoch eigenständig die Assistenz des ENR-Teams. 

Ihre Aufgaben: 

• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Reisen (national & international) 
• Reise management für das ENR-Team 
• Unterstützung bei Angebots- und Ausschreibungsunterlagen sowie Business Development-Aktivitäten 
• Eigenständiges Dokumentenmanagement und strukturierte Ablage 
• Erstellung von Präsentationen, Reports und internen Unterlagen 
• Pflege und Verwaltung digitaler Tools zur Projekt- und Teamorganisation 
• Verarbeitung von Rechnungen über Microsoft Dynamics 365 
• Selbstständige Abwicklung der deutschen und englischen Korrespondenz 
• Unterstützung des Wiener Management-Teams sowie enge Zusammenarbeit mit der lokalen Teamassistenz 

• Abgeschlossene Ausbildung auf Maturaniveau  
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in Assistenzfunktion (Immobilienbackground von Vorteil) 
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift 
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit D365 von Vorteil 
• Affinität zu digitalen Tools und technischen Systemen 
• Proaktive, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise 
• Organisationstalent, Verlässlichkeit und Teamgeist 
• Freundliches, professionelles Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Teams 

Wir bieten:

• Ein eigenständiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet, das Sie in Abhängigkeit von Ihrem Einsatz stark entwickeln können.
• Ein ausgezeichnetes Arbeitsklima, in dem Eigeninitiative und Teamgeist zählen.
• Flexible Zeiteinteilung mit Gleitzeitvereinbarung und Home-Office-Möglichkeiten.
• Zahlreiche Mitarbeiter:innen Benefits, sowie die Sicherheit eines erfolgreichen und expandierenden internationalen Konzernes.
• Moderner Standort am Quartier Belvedere mit sehr guter öffentlicher Erreichbarkeit.
• Ein Marktadäquates Gehalt (Überzahlung abhängig von beruflicher Mehrqualifikation und Erfahrung).

Das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Position beläuft sich auf min. 36.000 € brutto p.a. Wir möchten aber explizit darauf hinweisen, dass eine Überzahlung gemäß Ihrer Fachkenntnisse und Berufserfahrung vorgesehen ist.

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Any unsolicited resumes/CVs submitted through our website or to Turner & Townsend personal e-mail accounts, are considered property of Turner & Townsend and are not subject to payment of agency fees. In order to be an authorised Recruitment Agency/Search Firm for Turner & Townsend, there must be a formal written agreement in place and the agency must be invited, by the Recruitment Team, to submit candidates for review.