Administratief bediende Transport

Intro :

Het Transport team binnen het departement Operations van AMP is verantwoordelijk voor de opvolging van alle transport activiteiten in samenwerking met externe transporteurs , aangaande enerzijds de distributie van de krantenabonnementen naar de abonnees, en anderzijds ook voor de routes voor de tijdschriften, kranten en diversificatie producten naar de retailers in België en Nederland voor de losse verkoop. Daarnaast zijn er ook andere routes in te plannen binnen het transport team voor bijvoorbeeld paletten of bijlagen of andere ad hoc transporten die nodig zijn.

Functie :

We zoeken een Administratief bediende om het huidige polyvalente Transport team op onze hoofdzetel te Anderlecht te versterken bij een variatie van administratieve procedures en taken, zoals bijvoorbeeld:

• Het aanmaken en opvolgen van de nodige purchase orders en facturatie betreffende de primaire, secundaire, tertiaire en andere ritten, dit zodra de routes en transporteurs werden bevestigd.
• Je volgt de facturatie van de transporteurs vervolgens nauwgezet op. Bij eventuele vragen of problemen met de facturatie neem je contact op met de contactpersoon van de transporteur en volgt de acties die hieruit voortvloeien verder op. Hierbij wacht je niet op een antwoord per mail maar neemt de telefoon graag op om dergelijke zaken persoonlijk en actief op te volgen.
• Je zorgt er bijvoorbeeld ook mee voor dat de contactlijsten tijdig ter beschikking zijn voor de betrokken collega’s binnen de logistieke operaties die hiervan gebruik maken in de dag- en nacht operaties.
• Je onderhoudt actief mee de datakwaliteit binnen de verschillende systemen waarmee het Transport team werkt, inzake bijvoorbeeld: gegevens van transporteurs, namen van contactpersonen, contactlijsten, gegevens over de routes en stopplaatsen, etc.
• Je staat mee in voor de correcte registratie en gestructureerde archivage van allerlei contractdocumenten en andere administratieve documenten.
• Bijvoorbeeld ingeval van audits help je eveneens mee om de nodige documentatie en informatie aan te leveren die gevraagd worden.
• Je levert bijvoorbeeld eveneens input aan voor bepaalde dagelijkse/wekelijkse/maandelijkse rapporteringen aangaande de verschillende transport activiteiten, budget, aantal ritten, aantal klachten, aantal ...
• Je ondersteunt bij de administratieve verwerking en opvolging van de actiepunten aangaande de controles en interne audits van de externe transporteurs waarin maximale compliance wordt nagestreefd. Je ontvangt hiervoor onder meer de input vanuit de logistieke operaties om deze info vervolgens centraal te verwerken/rapporteren en de status op te volgen.
• Je ondersteunt de administratieve verwerking van de (wijzigingen van de) routes in de systemen en ondersteunt het transport team eveneens bij de communicatie en afstemming met de transporteurs om hen steeds goed op de hoogte te houden van de ritten, zoals ook bijvoorbeeld last minute wijzigingen of aanvullingen.
• Verder ondersteun je het Transport team eveneens met allerlei administratieve taken zoals onder meer de permanentie van de telefoon, de transport mailbox, de verwerking van post, opmaken van brieven, economaat, …
• Je bent back-up voor jouw collega’s ingeval van afwezigheden of tijdens verlofperiodes, ook bijvoorbeeld bij bepaalde piek workload die binnen het team dient verwerkt te worden.

Profiel :

• Je bent vlot in het Nederlands en Frans .
• Je vindt het prettig om een breed scala aan taken te beheren en te coördineren.
• Je neemt initiatief en denkt vooruit om problemen te voorkomen.
• Je werkt nauwkeurig en houd je aan deadlines .
• Je bent gedreven en toegewijd om taken tot een goed einde te brengen.
• Je hebt een goede beheersing van MS Office-programma's (zoals onder meer Excel).
• Je bent communicatief

Aanbod :

• We bieden jou een voltijds contract van 37u per week van onbepaalde duur in een boeiende gevarieerde logistieke werkomgeving op onze hoofdzetel te Anderlecht . Je werkt 7u24min per dag (= excl onbetaalde pauze van 30 min).
• Uurrooster van maandag tot vrijdag, telkens vanaf 9u00 – 16u54
• Na de opleidingsperiode kan er desgewenst tot maximum 3 dagen van thuis uit gewerkt worden.

• Een salarispakket volgens het barema van PC200 volgens klasse D dat rekening houdt met jouw vorige werkervaring en extra legale voordelen (zoals maaltijdcheques van 8€/dag, hospitalisatieverzekering ten laste van de werkgever, ecocheques, sector-premie, tussenkomst privé-vervoer volgens PC200, 100% terugbetaling openbaar vervoer, sinterklaas-cheque voor de kinderen <14j, 22 dagen verlof, 50€ netto telewerkvergoeding…) .