Service Center agent

Intro :

Het Service Center team binnen het Commercial departement staat in voor de administratieve opvolging en facturatie aan de uitgevers van het transport van de kranten- en tijdschrift abonnementen die aan abonnees worden geleverd op nationaal niveau. Binnen dit team worden bijvoorbeeld eveneens de verschillende mogelijke klachten van abonnees opgevolgd.

Functie :

We zoeken een Service Center agent om het huidige team op onze hoofdzetel te Anderlecht te versterken bij een variatie van administratieve procedures en taken, zoals bijvoorbeeld:

Opvolging van facturatie:

• Manuele facturatie in het SUMO systeem die voor elke 15 e van de maand dient te gebeuren. Bijvoorbeeld voor: het ingeven van bijvoegsels bij kranten waarvoor de informatie per mail van alle krantenuitgevers ontvangen wordt. Of bijvoorbeeld ook voor transportkosten voor ledenbladen …
• Rechtzettingen van foutieve facturen naar aanleiding van betwistingen waarop bijvoorbeeld de aantallen, het tarief, enz niet kloppen volgens de uitgever.
• De uitgevers sturen hun gewichten door van de te transporteren kranten, bijlagen of tijdschriften, die door het service center team in het systeem dient geregistreerd te worden, waarop vervolgens de facturatie verder kan opgevolgd worden.

Klachtenbehandeling:

• Enerzijds valideer je klachtenoorzaken nadat kantoren deze met een oorzaak hebben afgesloten.
• Anderzijds volg je ook (escalatie)klachten op die via de mailbox binnenkomen. Dit voor zowel krantenuitgevers als de postabonnementen. De klachten kunnen hier bijvoorbeeld gaan over niet uitreiking/laattijdige uitreiking ed.
• Bepaalde klachten kan je zelf oplossen in het Sumo systeem, bijvoorbeeld omdat het adres van de abonnee niet correct geregistreerd werd, etc.

Toepassing van de reglementering inzake erkende tijdschriften:

• Je verwerkt aanvragen voor (wijzigingen van) een erkenningsnummer van tijdschriften (+/- 800 aanvragen per jaar) en beantwoordt op vragen van uitgevers over deze materie om hen hierbij te ondersteunen.

Registratie in SUMO:

• Je ondersteunt bij de aanmaak van nieuwe uitgevers/nieuwe titels/nieuwe editiecodes in het systeem.
• Je kijkt de pakinhouden na en verwerkt eventuele aanpassingen die na 13u nog binnenkomen.

Telefoon permanentie:

• Je beantwoordt binnenkomende calls op het telefoonnummer dat ter beschikking is voor de uitgevers over klachten of andere vragen. Het aantal telefoons betreft zo’n 5% van de tijdsbesteding.

Back-up en flexibiliteit binnen het team:

• Je bent back-up voor jouw collega’s ingeval van afwezigheden of tijdens verlofperiodes, ook bijvoorbeeld bij bepaalde piek workload die binnen het team dient verwerkt te worden.

Profiel :

• Je bent vlot in het Nederlands en Frans .
• Je werkt nauwkeurig en houdt je aan deadlines .
• Je bent gedreven en toegewijd om taken tot een goed einde te brengen.
• Je hebt een goede beheersing van MS Office-programma's (zoals onder meer Excel).

Aanbod :

• We bieden jou een voltijds contract van 37u per week, te beginnen met een contract   van bepaalde duur van 6 maanden in een boeiende gevarieerde logistieke werkomgeving op onze hoofdzetel te Anderlecht . Je werkt 7u24min per dag (= excl onbetaalde pauze van 30 min).
• Uurrooster van maandag tot vrijdag (volgens de voorkeur van de finale kandidaat):
  • Ofwel telkens vanaf 8u36-16:30
  • Ofwel telkens vanaf 9u-16u54
•   Na de opleidingsperiode kan er desgewenst tot maximum 3 dagen van thuis uit gewerkt worden.
• Een salarispakket volgens het barema van PC200 volgens klasse C dat rekening houdt met jouw vorige werkervaring en extra legale voordelen (zoals maaltijdcheques van 8€/dag, hospitalisatieverzekering ten laste van de werkgever, ecocheques, sector-premie, tussenkomst privé-vervoer volgens PC200, 100% terugbetaling openbaar vervoer, sinterklaas-cheque voor de kinderen <14j, 22 dagen verlof, 50€ netto telewerkvergoeding…) .