Project Management Assistant

Arcadis is een toonaangevende internationale organisatie die ontwerp-, engineering- en adviesdiensten levert voor een duurzame gebouwde en natuurlijke omgeving. Met meer dan 36.000 mensen in ruim 70 landen zetten we ons in om de leefomgeving over de hele wereld te verbeteren. Iedereen speelt hierbij een belangrijke rol. Met de kracht van veel nieuwsgierige geesten kunnen we samen de meest complexe uitdagingen ter wereld oplossen en samen meer impact maken.

Welke uitdaging ga je aan?

Als Project Management Assistent speel je een centrale rol bij het bieden van organisatorische en administratieve ondersteuning aan het team op locatie bij de klant (SBT), en zorg je voor een naadloze werking en een klantvriendelijk onthaal. Je bent verantwoordelijk voor de praktische organisatie van vergaderingen en trainingen, het coördineren van de logistiek en het mogelijk maken van effectieve communicatie tussen het Site-Based Team (SBT) en het Global Excellence Center (GEC). De rol omvat ook het beheren van projectadministratie en het ondersteunen van onboardingplannen terwijl accurate systemen en documentatie worden bijgehouden.

Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden zijn:

Organisatorische en administratieve ondersteuning:

• Organiseren van vergaderingen en trainingen voor interne en externe genodigden.


• Voorbereiden van de vergaderruimte, audio/video-installaties en catering.


• Intensief samenwerken met de Programmamanager voor agendabeheer, opmaak PowerPoint-presentaties en algemene communicatie.

Projectadministratie:

• In samenwerking met de GEC ervoor zorgen dat de noodzakelijke documentatie bij de opstart van een project is voorbereid, zoals aanmaak mappenstructuur, projectgerealteerde templates etc.


• Onderhouden van de projectgerelateerde documentatie, zoals werfinfofiches, dashboard data input van projecten en verlofplanning, invoer van ACC-gegevens.


• Beheren van bestellingen via Arcadis-systemen, toezien op de levering van materialen (bijv. stickers, vesten) en onderhouden van contacten met het Back-office team.


• Up-to-date houden van het site logistics plan en indien nodig zorgen voor de juiste communicatie met de communicatiedienst van de klant.


• Up-to date houden van het economaat.


• Aanvragen van beeld-/geluidslicenties en laptops/cloud-pc's.

Cross-functionele samenwerking:

• Nauwe contacten onderhouden met Arcadis GEC, tenderteam en inkoop.


• Faciliteren van de samenwerking tussen SBT en GEC om een vlotte communicatie en feilloze workflow te garanderen. 


• Assisteren bij onboardingplannen en ervoor zorgen dat nieuwe teamleden de tools en informatie hebben die nodig zijn voor succes.

Voor deze rol zijn volgende competenties een meerwaarde:

• Samenwerking: je werkt effectief samen, deelt informatie en helpt anderen om gezamenlijke doelen te bereiken.


• Klantgerichtheid: je begrijpt en beantwoordt de behoeften van de klant en houdt daarbij de doelstellingen van de organisatie in evenwicht.


• Resultaatgericht: Streeft doelen na met volharding, identificeert alternatieve oplossingen bij uitdagingen en zorgt ervoor dat doelstellingen worden gehaald.


• Organisatorische gevoeligheid: je houdt rekening met de impact van beslissingen en acties op andere delen van de organisatie en betrekt anderen bij overlegprocessen.


• Flexibiliteit: je past gedrag en aanpak aan veranderende omstandigheden en onverwachte uitdagingen aan.


• Geschreven/gesproken communicatie: je communiceert ideeën duidelijk, beknopt en in grammaticaal correcte taal, afgestemd op het publiek.


• Nauwkeurigheid: je levert consistent gedetailleerd werk van hoge kwaliteit.


• Planning en organisatie: je stelt prioriteiten voor taken, bewaakt de voortgang en zorgt ervoor dat deadlines effectief worden gehaald.

Wie zoeken we als versterking?

• Je bent in het bezit van een Bachelordiploma of je hebt gelijkwaardige ervaring in administratie en management.


• Je kan vlot overweg met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Teams). Ervaring in SAP is een plus


• Je spreekt vlot Nederlands en Engels.


• Je toont sterke interpersoonlijke vaardigheden en een klantvriendelijke benadering.


• Je bent goed in staat om zelfstandig te werken en tegelijkertijd bij te dragen aan teamdoelen.


• Je hebt een proactieve houding en streeft naar voortdurende verbetering.

Herken je jezelf in dit profiel, aarzel niet en laat het ons weten. We kijken alvast uit naar een verdere kennismaking!

Waarom voor Arcadis kiezen?

We bereiken onze doelen alleen als iedereen in staat wordt gesteld het beste uit zichzelf te halen. Wij geloven dat ieders bijdrage ertoe doet. Daarom pionieren we met een op vaardigheden gebaseerde aanpak, waarbij jij jouw unieke ervaring en expertise inzet om je eigen carrièrepad uit te stippelen. Met jouw vaardigheden maximaliseren we samen de impact. 

Je doet zinvol werk en welke rol je ook speelt, je helpt duurzame oplossingen te bieden voor een gezondere planeet. Druk jouw stempel op jouw carrière, jouw collega's, jouw klanten, jouw leven en de wereld om je heen. 

Join Arcadis. Create a Legacy. 

Onze inzet voor gelijkheid, diversiteit, inclusie en erbij horen: 

We willen dat je elke dag je beste zelf kunt zijn. Gelijkheid en inclusie nemen we heel serieus en we houden onszelf verantwoordelijk voor onze acties. Het is onze ambitie om een voorkeurswerkgever te zijn en een geweldige werkplek te bieden voor iedereen.rk closely with our people across six ED&I Workstreams: Age, Disability, Faith, Gender, LGBT+ and Race. A diverse and skilled workforce is essential to our success.

#LI-IV2

#LI-Hybrid