Responsable des services de conférences

I. Informations sur le poste

Intitulé du poste :                                           Responsable des services de conférences

Département :                                                 Opérations globales

Supérieur hiérarchique :                             Sous-secrétaire général 

Statut du poste :                                             professionnel 

Grade :                                                                P4

Lieu d'affectation :                                        Bruxelles, Belgique

Lieu d'affectation familial :                       Oui

Date de début: :                                             27 mai 2026

Date de fin :                                                     26 juin 2026 

Durée : 3 ans                                                   (renouvelable une fois)

Type de mission :                                          Membre du personnel

II.           Contexte

Composée de 79 États membres d'Afrique, des Caraïbes et du Pacifique, l'Organisation des États d'Afrique, des Caraïbes et du Pacifique (OEACP) s'efforce de parvenir au développement durable de ses membres et à leur intégration progressive dans l'économie mondiale. En tant que plus grand groupe de pays du Sud, l'OEACP considère sa propre structure et son histoire comme une forme de coopération Sud-Sud et vise à renforcer son rôle dans la promotion et la coordination de la coopération Sud-Sud et triangulaire (CST), une stratégie clé pour le développement et la réalisation des objectifs de développement durable.

Créée par l’Accord de Georgetown en 1975, l’organisation a continué d’évoluer pour remplir son mandat de manière adéquate. Avec la signature de l’accord de Samoa en 2023, l’organisation a noué une nouvelle relation avec l’un de ses plus grands partenaires, l’Union européenne, et continue de diversifier ses partenariats stratégiques avec les pays du Sud.

Dans le cadre de l'exécution de son mandat, l'OEACP dispose de plusieurs bureaux de liaison afin de renforcer sa présence internationale et d'assurer une coordination plus étroite ainsi que la mise en œuvre de programmes spécifiques.

Actuellement, il existe deux bureaux de liaison, l’un à Genève et l’autre à Malabo.

Le bureau de liaison de l’OEACP à Genève est l’un des bureaux stratégiques qui traitent avec l’Office des Nations Unies à Genève (ONUG) et d’autres organisations internationales dont le siège se trouve là-bas, notamment l’OMC, l’OMS, l’OIT, l’UIT, la CNUCED, l’OMPI et le HCR.

Quant au bureau de liaison de l’OEACP à Malabo, il assure une coordination efficace, la visibilité et la mise en œuvre des programmes et initiatives de l’OEACP dans quatre de nos six régions.

La mission générale du responsable des conférences consiste à diriger et à coordonner la planification, l’organisation et la mise en œuvre des réunions statutaires, des conférences et des événements officiels de l’OEACP, en veillant à ce qu’ils soient organisés de manière efficace, professionnelle et conforme aux normes diplomatiques, procédurales et logistiques.

Sous la direction générale du Secrétaire général et la supervisiondirecte du Sous-secrétaire général en charge du département des opérations globales, le titulaire supervise l’équipe des services de conférence et veille à la fourniture en temps opportun de la documentation, de la traduction, de l’interprétation, du soutien technique, de la logistique, de l’accréditation et de la coordination du protocole, tout en donnant des conseils sur les besoins en ressources, les dispositions rentables et les normes de service. Ce poste contribue au bon fonctionnement, à la visibilité et à l’efficacité institutionnelle du Secrétariat en promouvant des services de conférence de haute qualité, des méthodes de travail améliorées, des solutions numériques et une mémoire institutionnelle solide.

III. Fonctions et responsabilités
1. Planification et coordination des conférences

• Diriger la planification, la programmation et l’organisation des réunions statutaires de l’OEACP (sommets, Conseil des ministres, Comité des ambassadeurs et comités techniques).


• Assurer la coordination avec les services internes et les partenaires externes afin de définir les ordres du jour des réunions, les lieux, les besoins logistiques et les budgets.


• Veiller au respect des procédures et des protocoles diplomatiques lors de la préparation et de la tenue des réunions.

2. Gestion de la documentation, de la traduction et de l’interprétation

• Superviser la préparation, la révision, la traduction et la distribution en temps opportun des documents et des comptes rendus des réunions.


• Coordonner les services d’interprétation (simultanée et consécutive) pour les réunions multilingues.


• Assurer le contrôle de la qualité et la cohérence de la documentation officielle de l’OEACP dans toutes les langues officielles (anglais, français, espagnol, portugais).

3. Soutien logistique et technique

• Superviser les dispositions logistiques, y compris l’aménagement des lieux, les systèmes audiovisuels, les plans de placement et les services aux délégués.


• Garantir la disponibilité et la fiabilité des technologies de conférence (systèmes hybrides, diffusion en ligne, enregistrement).


• Assurer la liaison avec les fournisseurs et prestataires de services afin d’obtenir des solutions de conférence rentables et de haute qualité.

4. Protocole et liaison

• Respecter les normes protocolaires internationales afin de garantir un traitement et une représentation appropriés des délégations, des dignitaires et des invités.


• Coordonner les dispositions relatives aux déplacements, à l’accréditation et à l’accueil pour les événements officiels.


• Servir de point de contact pour les gouvernements hôtes et les institutions partenaires en matière de logistique des réunions et de services de conférence.

5. Supervision du personnel et gestion d’équipe

• Diriger, guider et superviser le personnel des services de conférence (personnel de bureau, administratif et technique).


• Attribuer les responsabilités, suivre les performances et garantir un travail d’équipe efficace ainsi que le développement des compétences.


• Favoriser une culture de professionnalisme, d'efficacité et d'orientation client au sein de l'équipe.

6. Gestion du budget et des ressources

• Préparer et contrôler les budgets des services de conférence, en veillant à une allocation efficace des ressources et à la maîtrise des coûts.


• Superviser les marchés publics et les accords contractuels relatifs aux services liés aux conférences.


• Contribuer aux rapports financiers et aux audits liés aux activités de conférence.

7. Amélioration continue et gestion des connaissances

• Élaborer et mettre en œuvre des procédures opérationnelles standard (SOP) pour l'organisation et la prestation des services de conférence.


•  Promouvoir l'innovation et la numérisation dans la gestion des événements (inscription en ligne, participation virtuelle, archives numériques).


• Recueillir et diffuser les enseignements tirés afin de renforcer la mémoire institutionnelle et d'améliorer la planification des événements futurs.


• Toute autre tâche requise par le sous-secrétaire général chargé des opérations globales.

IV.        Compétences

Compétences institutionnelles

• Fait preuve d’intégrité, d’impartialité, de professionnalisme et de responsabilité dans tous les aspects de son travail.


• Fait preuve d’engagement envers la mission, les valeurs et les objectifs de l’OEACP.


• Favorise la collaboration, l’inclusion, le respect de la diversité et un engagement efficace au-delà des cultures, des langues et des nationalités.


• Fait preuve de bon sens, de discrétion et de sensibilité politique dans la prise de décision et la communication.


• Fait preuve d’un sens aigu du service envers les États membres, les organes institutionnels, les partenaires et les clients internes.


• Fait preuve de confidentialité et de professionnalisme dans le traitement des questions institutionnelles, diplomatiques et administratives sensibles.
  
  

Compétences fonctionnelles / techniques

• Solide expertise en matière d'organisation de conférences, de protocole diplomatique, de gestion d'événements et de services de réunion dans un environnement international, intergouvernemental ou diplomatique.


• Connaissance avérée des processus statutaire des réunions, des procédures intergouvernementales, de la documentation officielle et des normes en matière de services de conférence.


• Bonne compréhension des processus liés à la documentation multilingue, à la traduction, à l'interprétation et à la gestion des archives.


• Capacité à gérer les aspects logistiques, techniques et opérationnels des réunions physiques, hybrides et virtuelles.


• Connaissance de la préparation des budgets, de l'estimation des coûts, des marchés publics, de la gestion des contrats et de la coordination des fournisseurs, conformément aux règlements financiers et aux procédures administratives.


• Capacité à évaluer les implications opérationnelles et financières des mandats issus des conférences, des décisions institutionnelles et des demandes des partenaires.


• Excellentes compétences en matière de rédaction, de communication, de coordination et de rédaction de rapports dans au moins deux des langues officielles de l'OEACP.


• Maîtrise des outils de gestion administrative, de conférence et numériques, notamment la suite MS Office, Odoo, Microsoft Teams, les systèmes de conférence virtuelle, les plateformes d’inscription en ligne et les outils de gestion documentaire.


• Capacité à analyser des données, à établir des statistiques et à contribuer à la rédaction de rapports institutionnels, de rapports de performance, de documents budgétaires et de réponses aux audits.

Compétences managériales

• Solides compétences en matière de leadership et de gestion d'équipe, avec la capacité de guider, de motiver et de développer le personnel.


• Capacité à planifier, hiérarchiser et mener à bien des programmes de travail complexes dans des délais serrés et avec des ressources limitées.


• Capacité à gérer simultanément plusieurs réunions, parties prenantes et exigences logistiques.


• Capacité à collaborer efficacement avec des collègues de grades, de fonctions et d'horizons culturels variés.


• A l'aise avec la gestion du changement et capable de suivre, d'évaluer et d'ajuster les plans et les actions lorsque cela est nécessaire.


• Capacité à déléguer efficacement, à suivre les performances et à garantir la responsabilisation au sein de l'équipe.


• Orienté vers les résultats, avec un accent particulier sur la qualité du service, l'efficacité et l'impact institutionnel.


• Capacité à anticiper les risques opérationnels, à résoudre les problèmes et à prendre des mesures correctives en temps opportun.

Compétences comportementales

• Fait preuve de professionnalisme, de tact et de sang-froid dans des contextes diplomatiques et intergouvernementaux de haut niveau.


• Solides compétences en matière de relations interpersonnelles, de négociation et de service à la clientèle.


• Capacité à travailler sous pression, à s'adapter à l'évolution des priorités et à garder son sang-froid dans des situations complexes ou délicates.


• Fait preuve de sensibilité culturelle et de respect dans la gestion des relations avec les États membres, les délégations, les dignitaires, les partenaires et les prestataires de services.


• Fait preuve d'initiative, de flexibilité et d'une capacité pratique à résoudre les problèmes.


• Fait preuve d’une grande attention aux détails tout en gardant à l’esprit les priorités institutionnelles plus larges.


• Communique de manière claire, diplomatique et efficace avec les parties prenantes internes et externes.


• Favorise le travail d'équipe, la coopération et un environnement de travail positif.

V.          Conditions de recrutement

Formation :

• Diplôme universitaire de deuxième cycle (master ou équivalent) en relations internationales, gestion de conférences et d'événements, administration publique, langues ou dans un domaine connexe.


• Une formation ou une certification en gestion d'événements, en protocole ou en communication est un atout.

Expérience

• Au moins sept (7) ans d'expérience à des postes à responsabilités croissantes dans la gestion de conférences, la coordination du protocole ou la logistique événementielle au sein d'une organisation internationale ou intergouvernementale.


• Expérience avérée dans la gestion d'événements multilingues impliquant des délégations de haut niveau.


• Expérience dans la supervision d'équipes et la gestion de budgets.


• La maîtrise des technologies liées aux événements hybrides et virtuels constitue un atout.


• Une expérience professionnelle au sein d'un programme, d'une entité ou d'une agence financée par l'UE constituera un atout supplémentaire.

Exigences linguistiques :

Excellente maîtrise de l'anglais et du français (à l'écrit comme à l'oral). Une connaissance pratique d'autres langues, notamment le portugais ou l'espagnol, sera considérée comme un atout supplémentaire.

Avis spécial 

Les candidats à ce poste doivent être ressortissants d'un État membre de la région Afrique, Caraïbes et Pacifique et doivent donc joindre une copie de leur passeport en cours de validité comme preuve de leur nationalité. Les candidatures de ressortissants de pays non membres de l'OEACP ne seront pas prises en considération.

Les membres du personnel de l'OEACP sont soumis à l'autorité du Secrétaire général et aux tâches qui leur sont assignées par celui-ci, et exercent leurs fonctions dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Toutes les décisions en matière d'emploi sont prises en fonction de l'aptitude du candidat et des besoins de l'OEACP. Il sera tenu compte de l'importance de recruter du personnel sur une base géographique aussi large que possible.

Le mandat est initialement fixé à trois ans et peut être renouvelé en fonction des besoins de l'OEACP et de la disponibilité du poste ou des fonds.

Les candidatures pour ce poste doivent parvenir au Secrétariat avant minuit le  26 juin 2026. 

Les candidatures doivent être accompagnées d'un curriculum vitae à jour, rédigé selon le format suivant : https://europass.cedefop.europa.eu/editors/en/cv/compose.

Les candidats doivent fournir des copies de leurs diplômes, certificats et tout autre document attestant de leurs compétences et de leur expérience professionnelle.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et ceux qui seront sérieusement pris en considération feront l'objet d'une vérification de leurs références.