Service Assitant

Functie:

Als Service Assistant zorg je ervoor dat alles goed voorbereid is voor een servicebezoek bij de klant.
Je helpt de Service Engineers (techniekers) zodat zij hun werk ter plaatse vlot kunnen uitvoeren.
Je regelt administratie, documenten en praktische zaken, en zorgt nadien ook voor een correcte afhandeling.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• 
  

  Je maakt een werkopdracht (Service Work Order) aan in het systeem (Salesforce).

  
  


• 
  

  Je plant afspraken in met de techniekers.

  
  


• 
  

  Je zorgt dat alle documenten in orde zijn voor de technieker en de klant.
  Voorbeelden van documenten:
  
  

  
  


• Sociale zekerheidsdocumenten (A1, SIPSI, …)


• Visa


• Reisdocumenten


• Verzekeringen


• Contracten en certificaten


• Risicoanalyses
  
  


• 
  

  Je volgt regels en wetgeving op en zorgt dat alles correct blijft.

  
  


• 
  

  Je regelt reizen (vluchten, hotel, huurauto, …) en checkt reisadviezen.

  
  


• 
  

  Je houdt alle informatie en contracten netjes bij in het systeem en in dossiers.

  
  


• 
  

  Je maakt eenvoudige offertes (prijzen) voor extra werk of materialen.

  
  


• 
  

  Na een servicebezoek werk je alles administratief af en sluit je het dossier.

  
  


• 
  

  Je controleert kosten en vergelijkt deze met wat gefactureerd wordt.

  
  


• 
  

  Je helpt bij het opstellen van facturen (binnen 48 uur na het werk).

  
  


• 
  

  Je houdt klantgegevens up-to-date en je stuurt rapporten en documenten naar klanten.

  
  


• 
  

  Je controleert en keurt onkosten van techniekers goed.

  
  


• 
  

  Je controleert werkuren (timesheets) voor een correcte verloning.

  
  


• 
  

  Je helpt bij projecten en ondersteunt administratie met onderaannemers.

  
  

Wie jij bent

• 
  

  Goed met computers kunnen werken (bijv. Microsoft Office, Google)

  
  


• 
  

  Nauwkeurig en georganiseerd werken

  
  


• 
  

  Zelfstandig kunnen werken

  
  


• 
  

  Je bent Klantvriendelijk zijn

  
  


• 
  

  Problemen kunnen oplossen

  
  


• 
  

  Goed kunnen plannen en deadlines halen

  
  


• 
  

  Zelfzeker en professioneel kunnen telefoneren

  
  


• 
  

  Je kan goed werken onder druk en met deadlines

  
  


• 
  

  Je hebt een hele goede kennis , mondeling - en schriftelijk van het Nederlands, Engels en Frans. Kennis Spaans of Italiaans is mooi meegenomen. 

  
  


• 
  

  Kennis van systemen zoals Salesforce of andere CRM-systemen en / of basiskennis van boekhouding (facturen, BTW, …) is een plus. 

  
  

Wat bieden wij?

• 
  

  Een leuke uitdagende functie in een gespecialiseerde markt

  
  


• 
  

  Interne opleiding en begeleiding

  
  


• 
  

  Aangename werksfeer met focus op samenwerking

  
  


• 
  

  Correct loonpakket en werk-privébalans

  
  

Position

As a Service Assistant, you ensure that everything is well prepared for a service visit at the customer.

You support the Service Engineers (technicians) so they can carry out their work smoothly on-site.

You handle administration, documentation, and practical arrangements, and ensure proper follow-up afterwards.

Key Responsibilities

• 
  

  You create a work order (Service Work Order) in the system (Salesforce).
  You schedule appointments with the technicians.
  You ensure that all documents are in order for the technician and the customer.

  
  


• 
  

  Examples of documents:

  
  


• 
  

  Social security documents (A1, SIPSI, …)
  
  Visas
  Travel documents
  Insurance documents
  Contracts and certificates
  Risk assessments

  
  


• 
  

  You follow up on rules and regulations and ensure everything remains compliant.

  
  


• 
  

  You arrange travel (flights, hotel, rental car, …) and check travel advisories.

  
  


• 
  

  You keep all information and contracts well organized in the system and in files.

  
  


• 
  

  You prepare simple quotes (pricing) for additional work or materials.

  
  


• 
  

  After a service visit, you complete all administrative tasks and close the file.

  
  


• 
  

  You check costs and compare them with what is invoiced.

  
  


• 
  

  You assist in preparing invoices (within 48 hours after the work).

  
  


• 
  

  You keep customer data up-to-date and send reports and documents to customers.

  
  


• 
  

  You review and approve technicians’ expenses.

  
  


• 
  

  You check working hours (timesheets) to ensure correct payroll.

  
  


• 
  

  You assist with projects and provide administrative support with subcontractors.

  
  

Who You Are

• 
  

  You are comfortable working with computers (e.g. Microsoft Office, Google)

  
  


• 
  

  You work accurately and in an organized way

  
  


• 
  

  You can work independently

  
  


• 
  

  You are customer-friendly

  
  


• 
  

  You can solve problems

  
  


• 
  

  You can plan well and meet deadlines

  
  


• 
  

  You are confident and professional on the phone

  
  


• 
  

  You can work well under pressure and with deadlines

  
  


• 
  

  You have a very good knowledge, both spoken and written, of Dutch, English and French.

  
  


• 
  

  Knowledge of Spanish or Italian is a plus.

  
  


• 
  

  Knowledge of systems such as Salesforce or other CRM systems and/or basic

  
  


• 
  

  Knowledge of accounting (invoices, VAT, …) is an advantage.

  
  

What We Offer

• 
  

  An interesting and challenging position in a specialized market

  
  


• 
  

  Internal training and guidance

  
  


• 
  

  A pleasant working atmosphere with a focus on collaboration

  
  


• 
  

  A competitive salary package and work-life balance