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Na UCB, colocamos nosso coração, alma e habilidades em fazer a diferença para as pessoas que vivem com doenças graves. Trabalhando juntos para superar os limites, combinamos o melhor de nossos talentos para desbloquear a inovação. Você se juntará a nós em nossa aventura pioneira?
Para fortalecer o time, procuramos preencher a posição de Analista de Excelência Operacional .
Principais Responsabilidades:
Execução e apoio nos processos operacionais do departamento no que tange à organização de eventos:
o Configuração e abertura de solicitações de logística para eventos
o Registro e criação de processos de patrocínio ou apoio em sistemas internos
o Gestão de confirmações de participação (RSVP)
o Emissão e gerenciamento de documentos operacionais
o Envio e acompanhamento de documentos para assinatura
o Revisão e validação de materiais de comunicação para participantes
o Criação e submissão de solicitações de compras e serviços
o Envio e controle de documentos fiscais e financeiros
o Controle e organização de SLAs e documentos executados
o Reconciliação e fechamento de processos de patrocínio e eventos
o Inclusão de documentos suporte para auditoria e compliance
o Extração e envio de relatórios de transparência
o Reconciliação de informações de transparência
Execução e apoio nos processos operacionais do departamento no que tange aos Patrocínios e Eventos Centralizados das Unidades de Negócios:
o Cadastro de fornecedores e profissionais em sistemas internos
o Acompanhamento de pendências e regularização documental
o Classificação de profissionais e instituições conforme categoria de participação
o Abertura e registro de eventos ou iniciativas corporativas em sistemas internos
o Elaboração e emissão de contratos de prestação de serviços
o Criação de solicitações de compras e serviços
o Gestão do fluxo de assinaturas dos contratos
o Arquivamento e registro de documentos assinados
o Envio de ordens de compra ou instruções ao fornecedor
o Processamento e encaminhamento de notas fiscais e comprovantes
o Emissão de documentos obrigatórios para pagamentos a profissionais
o Coleta de assinaturas e envio de documentos para áreas competentes
o Reconciliação de processos de eventos
o Inclusão de documentos de suporte para auditoria e compliance
Triagem e encaminhamento de solicitações recebidas via canal oficial do departamento (formulários e caixa de e-mail específica).
Interação interna com as Unidades de Negócios, Força de Vendas e com os departamentos de Compliance, Jurídico, Financeiro e demais áreas relacionadas.
Interação externa com profissionais e entidades da saúde e parceiros terceiros.
Atualização diária dos controles operacionais (planilhas, dashboards, bibliotecas de documentos).
Contribuição com análises e propostas de melhoria contínua nos processos do departamento.
Requisitos:
Graduação completa em Administração, Secretariado ou correlatas.
Desejável experiência na indústria farmacêutica;
Inglês intermediário/avançado;
Conhecimento intermediário/avançado em Pacote Office e ferramentas de gestão de projetos ou processos (SAP, Guided Buying, Veeva Sales Force (Orbit), DocuSign, etc).
A UCB e suas subsidiárias incentivam a diversidade e a inclusão no local de trabalho; somos um empregador de oportunidades iguais.
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