Assistente Executiva (Prazo Determinado)

At Johnson & Johnson, we believe health is everything. Our strength in healthcare innovation empowers us to build a world where complex diseases are prevented, treated, and cured, where treatments are smarter and less invasive, and solutions are personal. Through our expertise in Innovative Medicine and MedTech, we are uniquely positioned to innovate across the full spectrum of healthcare solutions today to deliver the breakthroughs of tomorrow, and profoundly impact health for humanity. Learn more at jnj.com.

As guided by Our Credo, Johnson & Johnson is responsible to our employees who work with us throughout the world. We provide an inclusive work environment where each person is considered as an individual. At Johnson & Johnson, we respect the diversity and dignity of our employees and recognize their merit.

Job Function:

Business Support

Job Sub Function:

Administration & Secretarial

Job Category:

Business Enablement/Support

All Job Posting Locations:

São Paulo, Brazil

Job Description:

A Assistente Executiva oferece suporte secretarial, administrativo e organizacional diversificado para lideranças Executivas e de nível Vice‑Presidência. As responsabilidades incluem gestão de comunicações, agendamento, documentação, coordenação de materiais de negócio e apoio na preparação de relatórios, apresentações e rotinas operacionais, garantindo precisão, organização e confidencialidade.

Responsabilidades

1. Suporte Executivo & Excelência Administrativa

• Processar todas as comunicações internas e externas, incluindo ligações, e‑mails, correspondências, memorandos, atas e correspondências físicas.

• Gerenciar a agenda executiva, organizando reuniões, compromissos e compromissos internos/externos com precisão e discrição.

• Preparar agendas, materiais de reunião e documentos prévios, garantindo clareza e prontidão.

• Elaborar, revisar e formatar documentos, apresentações e comunicações diversas.

• Manter confidencialidade e lidar com informações sensíveis com profissionalismo e julgamento adequado.

2. Coordenação de Rotinas & Suporte à Governança

• Coordenar rotinas e pontos de contato entre equipes Comerciais e áreas multifuncionais, garantindo agendas estruturadas, alinhamento e acompanhamento claro de ações.

• Elaborar atas com precisão, registrando decisões, próximos passos e responsáveis.

• Apoiar a priorização e o acompanhamento de entregas de negócio, mantendo visibilidade sobre prazos, riscos e dependências.

• Atuar como elo entre a liderança executiva, equipes internas e parceiros externos, assegurando comunicação integrada e eficiente.

3. Suporte Comercial & Gestão Estruturada de Atividades

• Apoiar fóruns Comerciais preparando materiais, consolidando informações, organizando logística e registrando resultados.

• Contribuir com iniciativas estratégicas da área Comercial por meio de organização de dados, análises básicas e preparação de materiais estruturados.

• Manter controles, bancos de dados, dashboards e arquivos operacionais atualizados e precisos.

• Apoiar a simplificação de processos e a visibilidade do fluxo de trabalho, favorecendo organização e priorização.

4. Gestão de Dados, Relatórios & Documentação

• Organizar arquivos, manter registros atualizados e realizar entrada e análise básica de dados.

• Auxiliar na elaboração de relatórios e apresentações garantindo consistência e qualidade.

• Assegurar a preparação e distribuição pontual de materiais para reuniões, revisões e ciclos de reporte.

5. Colaboração Multifuncional & Interface Interna

• Atuar como ponto de contato entre o escritório executivo e demais áreas, promovendo fluxo de informações fluido e alinhado.

• Coordenar comunicação e necessidades logísticas com parceiros internos, stakeholders externos e alta liderança.

• Apoiar a integração de informações entre Comercial, Médico, Acesso, Finanças e demais áreas.

6. Suporte Organizacional & Melhoria Contínua

• Manter sistemas e rotinas que organizem prioridades e garantam fluidez operacional para o Executivo.

• Identificar oportunidades de simplificação e melhoria dos processos administrativos.

• Antecipar necessidades, preparando materiais e informações para facilitar a tomada de decisão.

7. Suporte a Projetos Estratégicos da Área Comercial

• Apoiar a gestão das atividades da área Comercial por meio da coordenação de agendas, consolidação de análises e acompanhamento de ações nos principais fóruns comerciais.

• Contribuir com projetos estratégicos da área Comercial realizando organização e análise de dados, preparando materiais e garantindo disciplina no acompanhamento de planos e entregas.

Qualificações & Requisitos

• Experiência prévia em funções administrativas, secretariado ou suporte a liderança sênior/ executiva.

• Forte habilidade organizacional, comunicação clara e capacidade de gerenciar múltiplas demandas.

• Proficiência em Outlook, Excel, Word, PowerPoint e ferramentas digitais colaborativas.

• Capacidade de atuar com discrição, profissionalismo e atenção a detalhes.

• Habilidade em coordenar múltiplos stakeholders e lidar com rotinas estruturadas.

• Inglês avançado

Comportamentos Esperados

• Atuar com integridade, profissionalismo e mentalidade de serviço.

Demonstrar senso de dono, responsabilidade e compromisso com entregas.

Fomentar colaboração por meio de comunicação clara e apoio proativo.

Manter confidencialidade e exercer julgamento sólido em todas as interações.

 

 

Required Skills:

 

 

Preferred Skills:

Accountability, Administrative Support, Business Writing, Communication, Customer Centricity, Data Capturing, Diary Management, Document Management, Event Management, Microsoft Office, Office Administration, Organizational Knowledge, Organizing, Presentation Development, Process Oriented, Professional Ethics, Travel Planning, Typing