Office Manager

Enter

A Enter (anteriormente Talisman AI) foi fundada em 2023 com a missão de tornar o Brasil um protagonista em Inteligência Artificial. Unimos a expertise humana à eficiência da IA para ajudar grandes empresas da América Latina a otimizar processos críticos de alto volume e que exigem intenso trabalho manual. Iniciamos nossa jornada aplicando IA para criar defesas jurídicas personalizadas em larga escala, permitindo que grandes empresas reduzam custos advocatícios e aumentem suas taxas de êxito. Atendemos clientes como Nubank, Banco BMG, iFood, SulAmérica, Light, Banco Inter, Banco C6, entre outros.

Vaga

O papel de Office Manager combina organização, proatividade e interação com diferentes áreas da empresa. Você será responsável por garantir o bom funcionamento do escritório e apoiar diretamente a liderança da Enter na gestão da rotina administrativa, logística de agenda e viagens e de eventos internos.

Responsabilidades

Operações do Escritório

• Gerenciar o dia a dia do escritório, garantindo que o ambiente esteja sempre funcional, acolhedor e bem estruturado.
• Cuidar de fornecedores, manutenção, materiais e demais demandas de facilities.
• Criar processos simples e eficientes para facilitar a rotina da equipe e antecipar possíveis necessidades.

Suporte Executivo e Logística

• Organizar agendas e viagens dos executivos, cuidando de passagens, hospedagens e deslocamentos com atenção aos detalhes.
• Garantir que a agenda esteja sempre atualizada e otimizada para a produtividade dos líderes.
• Apoio em demandas pessoais quando necessário.

Cultura e Eventos

• Planejar e executar eventos internos que fortaleçam a cultura e promovam integração entre as equipes.
• Apoiar a organização de eventos com clientes, garantindo uma experiência impecável do início ao fim.
• Coordenar logística, convites, espaços, catering e materiais necessários para encontros, workshops e reuniões especiais.

O que valorizamos

• Profissionais que não se contentam com respostas superficiais e mergulham nos detalhes.
• Baixa necessidade de reconhecimento individual, priorizando o resultado acima do crédito pessoal.
• Capacidade excepcional de enfrentar problemas abertos em ambientes não estruturados.
• Disposição para aprender, orientar, liderar e seguir conforme necessário.
• Senso de urgência desproporcional, mantendo em mente a escalabilidade e a criação de processos replicáveis para garantir o sucesso a longo prazo.
• Pessoas curiosas e que conseguem aprender coisas difíceis rapidamente.

Idealmente, você tem:

• Experiência prévia em Office Management e/ou Secretariado Executivo de no mínimo 8 anos.
• Experiência com organização de viagens, eventos corporativos e rotinas de facilities.
• Inglês Avançado.
• Excelente capacidade de organização, priorização e atenção aos detalhes.
• Habilidade para lidar com múltiplas demandas simultaneamente, com agilidade e autonomia.
• Boa comunicação verbal e escrita, com postura profissional e cordial no relacionamento com fornecedores, equipe e clientes.
• Disponibilidade de trabalho 100% presencial em Pinheiros, São Paulo.
• Desejável: experiência em startups ou ambientes dinâmicos de alto crescimento.