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Os CV's permanecerão em poder da empresa enquanto perdurar o
processo seletivo e pelo período adicional de 6 meses, para eventuais
processos seletivos futuros, em atendimento a Lei Geral de Proteção de
Dados.
PRINCIPAIS ATIVIDADES: Atuar no gerenciamento, apoio e execução
de atividades do núcleo de arquivo técnico ou núcleo de gestão
documental.
• Realizar assessoria, acompanhamento, e apresentação de dados
estatísticos sobre o andamento da emissão dos documentos de
projeto.
• Coordenar atividades internas do Núcleo de Arquivo técnico ou
gestão documental.
• Planejar e acompanhar as atividades e demandas recebidas pelo
cliente;
• Apresentar dados estatísticos de volumetria tratada,
atendimento e demais processos e entregas relacionadas.
• Prover treinamento para os novos colaboradores e integrantes da
equipe do posto de serviço nas Normas PB e sistemas em uso, nas
práticas de documentação, instruções de trabalho e procedimentos de
gestão documental a serem atendidos.
• Levantar e mapear o fluxo de documentos, identificando origens
e destinos deles, em conjunto com a fiscalização de campo e
coordenadores de projetos;
• Planejar e implementar o cronograma de gestão de documentos,
conforme plano de documentação e quantitativo de documentos a serem
fornecidos pelo cliente;
• Planejar e implementar controle de qualidade da documentação
recebida, em conformidade com as orientações e planos de qualidade do
cliente;
• Analisar os documentos quanto a formatação, codificação,
visando fazer a verificação de qualidade dos documentos emitidos
para o projeto;
• Criar, revisar e complementar o Plano de Gestão Documental da
Implementação de Projeto ou Núcleo de Documentação Técnica de Áreas de
Negócio;
• Participar de reuniões de abertura de contrato com a projetista
– Kick-off Meeting – KOM de Projeto;
• Atender solicitações gerenciais com informações sobre a
documentação de projeto;
• Realizar apresentações com dados estatísticos e informações
sobre o andamento das atividades de emissão de documentos técnicos
do projeto;
• Elaboração de procedimento para orientação à Contratada;
• Orientar as contratadas para atendimento às necessidades do
cliente;
• Conhecer e entender, na prática, os processos contemplados nos
serviços de documentação técnica e administrativa, observando as
cláusulas do contrato;
• Participar de reuniões com a empresa projetista contratada e
com o cliente;
• Elaborar relatório mensal com as atividades realizadas e, em
caso de projetos de passivos documentais, com os avanços e
marcos;
• Organização do acervo físico em unidades diversas como:
plataformas, terminais, refinarias, termelétricas, unidades do Gás e
Energia e prédios administrativos
• Elaboração de procedimento para orientação à Contratada;
• Orientar as contratadas para atendimento às necessidades do
cliente;
• Conhecer e entender, na prática, os processos contemplados nos
serviços de documentação técnica e administrativa, observando as
cláusulas do contrato;
• Emitir e analisar relatórios de acompanhamento de projetos e
emissão de documentos pela projetista para acompanhamento da gerência
cliente;
• Emitir relatórios de documentos cadastrados no sistema de
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em que a equipe está
alocada para acompanhamento da gerência cliente;
• Emitir relatórios de acompanhamento de fluxo de comentários de
documentos para análise da Gerência cliente;
• Participar de reuniões com a empresa projetista contratada e
com o cliente;
• Realizar diagnóstico documental e apresentar proposta para
organização do acervo;
• Organizar a documentação em formato eletrônico, criando
taxonomia para os arquivos em local de armazenamento informado pela
Petrobras, conforme regras e padrões corporativos da
Petrobras;
• Quando demandado, elaborar listas de eliminação de documentos
da Unidade, para submissão pelo gestor à Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos (CPAD) da Petrobras;
• Atuar na Gestão e arquivamento de atas de reunião, cartas e
e-mails de comunicação com as empresas contratadas, Agência Nacional
de Petróleo, Gás e Biocombustíveis (ANP), Sociedade Classificadora;
Marine Warranty Surveyor e demais entidades de relacionamento com a
Petrobras, garantindo o controle de numeração, controle de
emissão/recebimento e arquivamento.
Requisitos
Graduação de nível superior completo em Biblioteconomia e/ou
Arquivologia.
Experiência desejável: 06 anos em Gestão de documentação de
engenharia e/ou Projetos de gestão documental.
Conhecimento em Conhecimento de softwares do pacote Office da
Microsoft completo;
Conhecimento do software Acrobat Pro da Adobe Systems;
Conhecimento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos
(GED);
Experiência em Documentação Técnica de Engenharia;
Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.300: Informação e
documentação - Sistema de gestão de documentos de arquivo
- Fundamentos e vocabulário; Conhecimento da norma ABNT NBR ISO
30.301: Informação e documentação - Sistema de gestão de documentos de
arquivo
-Requisitos; Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.302:
Informação e documentação - Sistema de gestão de documentos de
arquivo
- Diretrizes para implantação; Conhecimento da norma ISO
15.489-1: 2016 Information and documentation - Records management -
Part 1: Concepts and principles;
Conhecimento das técnicas de organização e gestão
documental;
Conhecimento Normas Petrobras N-1710, N-2064, N-381; Conhecimento
das técnicas de gestão de tprojetos; Conhecimento de técnicas de
apresentação.
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