Media Coordinator / Coordonnateur des médias

French to follow

Who we are 

At Heart & Stroke our mission is to promote health, save lives and enhance recovery. We are committed to a culture that exemplifies our core values: champion health, practice humility, embrace change, drive impact, learn and grow and be heartfelt as we work together to beat heart disease and stroke. 

We believe in equity, diversity and inclusion ― it’s embedded in our values and core mission work to support all people in Canada to lead healthier lives. We are committed to applying this principle to cultivate a welcoming environment that embraces diversity among our employees. Candidates from diverse backgrounds, including but not limited to, Indigenous peoples, racialized communities, 2SLGBTQIA+ communities, women, and people living with disabilities are encouraged to apply. 

To learn more about our mission, values, commitment to EDI, and the difference Heart & Stroke makes in the lives of people in Canada at every age, please visit our website. 

The opportunity 

This is a 12-month contract role. Heart & Stroke offers hybrid working options; for this role, candidates must be able to travel to the Toronto office for work when requested. 

As Media Coordinator, you’ll be responsible for supporting and executing public awareness campaigns — ensuring every asset is flawlessly coordinated, delivered on time, and meets exacting media specifications. 

This role plays a critical part in supporting the FAST Signs of Stroke national awareness campaign, as well as other integrated, multi‑channel marketing initiatives as required. You’ll collaborate closely with marketing, creative, and media-buying teams to traffic assets across paid and in‑kind media, keeping campaigns moving smoothly and deadlines firmly on track. 

If you thrive in a fast‑paced environment where media coordination, asset trafficking, campaign execution, stakeholder management and process improvement intersect — this is your opportunity to make a meaningful impact. Beyond execution, you’ll help identify smarter, more efficient ways of working, contributing to continuous improvement across media operations. 

How you will make an impact every day 

Campaign asset coordination and trafficking

• Identify creative work required and develop workback schedules to support media plans 

• Receive and process requests for the adaptation of media assets 

• Coordinate approvals for media assets prior to activation  

• Execute media plans and facilitate asset delivery according to media specifications  

• Track asset delivery, confirmation and deployment 

• Support the management of talent cycles and Think TV (Telecaster) renewals with marketing lead 

Internal collaboration

• Collaborate with the Senior manager, Brand and Linguistic Services to keep all activations on track and updated  

• Keep internal teams informed regarding campaign updates and activations; additional requests, delays, weekly reports, etc.  

• Liaise with external partners and media outlets  

• Work closely with marketing, creative, and media agency teams to manage and meet all deadlines  

• Support the Senior manager, Brand and Linguistic Services on earned media strategy 

• Update and distribute assets toolkit   

Documentation, reporting and administration

• Create and maintain a national calendar of campaigns and activities   

• Keep detailed records including media commitments, asset delivery and follow up  

• Provide weekly campaign status updates  

• Collect reporting data from media and in-kind partners to support reporting  

• Verify campaign invoices against plans/contracts 

Campaign budget support and validation

• Identify costs for asset alterations and forward for approval   

• Confirm fees and expenses associated with freelance designer(s) and other vendors  
   

Who we need

Experience

• Two-to-four years of hands-on experience in media or advertising 

• Experience executing marketing campaigns  

• Experience with media performance tracking and campaign reporting 

• Familiar with project management areas, media (planning, buying and trafficking process), creative design/post-production process/terminology/file formats  

• Familiarity with paid and in-kind media dynamics 

Education

• Post-secondary education in marketing, communications, advertising or media   

• Project management certificate an asset 

Skills

• Highly organized with strong attention to detail  

• Good communicator, with internal teams and external partners  

• Strong stakeholder/relationship management skills  

• Digital savvy, ideally with experience using asset management systems or trafficking tools  

• Problem solver — ability to be agile and find workarounds when changes to plans are required 

• Able to manage time effectively and meet deadlines  

• Bilingualism in French and English an asset 

What we offer 

This role offers a hiring range of $50,000 to $65,000, aligned with our compensation framework and your professional background. Heart & Stroke believes that time off is integral to the personal health and well-being of our employees.  We offer paid wellness days and personal days.  In addition, we provide health, medical, dental and vision benefits.  Furthermore, our staff enjoy flexible hybrid working arrangements and support with reimbursement for mobile phones and home office setup. 

Apply now 

If you want to join the fight to beat heart disease and stroke while building an engaged and giving community, apply by March 27, 2026. Applicants must be currently residing in Canada and legally entitled to work in Canada. Interviews are conducted via phone or video call. 

Accommodation 

We are committed to fostering an inclusive, barrier-free and accessible environment. If you have been contacted for an interview and require accommodation to participate in the recruitment and selection process, please let us know. 

Qui sommes-nous?
À Cœur + AVC, notre mission consiste à promouvoir la santé, à préserver la vie et à favoriser le rétablissement. Nous préconisons une culture qui représente nos valeurs fondamentales alors que nous combattons ensemble les maladies du cœur et l’AVC, c’est-à-dire : favoriser la santé, faire preuve d’humilité, accueillir le changement, maximiser notre impact, apprendre et évoluer, et être chaleureux.

Nous croyons à l’importance de l’équité, de la diversité et de l’inclusion; elles forment une partie intégrante de nos valeurs et de notre mission principale, qui consiste à aider les gens de partout au pays à améliorer leur santé. Nous nous engageons à appliquer ce principe afin de créer un environnement accueillant qui favorise la diversité parmi les membres de notre personnel. Les candidates et candidats de divers horizons, qui appartiennent notamment aux peuples autochtones, aux groupes racisés et aux communautés 2SLGBTQIA+, de même que les femmes et les personnes handicapées, sont encouragés à postuler.

Pour en apprendre davantage sur notre mission, nos valeurs, notre engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) et l’impact de Cœur + AVC dans la vie des personnes de tous âges au pays, visitez notre site Web.

Le poste à pourvoir
Il s’agit d’un poste contractuel d’une durée de 12 mois. Cœur + AVC ayant adopté un modèle de travail hybride, les fonctions associées à ce poste peuvent être exercées de n’importe où au Canada.

La ou le titulaire du poste de coordonnatrice ou coordonnateur des médias sera responsable du soutien et de la mise en œuvre des campagnes de sensibilisation du public, en veillant à la coordination, au respect des échéanciers et à la conformité de chacun des livrables.
 
Ses fonctions sont essentielles au déploiement de la campagne nationale de sensibilisation aux signes VITE de l’AVC, ainsi qu’à d’autres initiatives de marketing intégrées et sur plusieurs canaux, selon les besoins. La candidate ou le candidat collaborera étroitement avec différentes équipes (marketing, création et achat d’espaces publicitaires) afin d’assurer l’acheminement des éléments publicitaires vers des médias payants et à titre gracieux, et de veiller au bon déroulement des campagnes et au respect des échéanciers.
 
La personne recherchée est à l’aise dans un environnement dynamique, où convergent coordination média, diffusion des éléments publicitaires, déploiement de campagnes, relations avec les parties prenantes et amélioration des processus. Il s’agit d’une occasion de changer concrètement les choses. Au-delà du volet opérationnel, la ou le titulaire de ce poste contribuera à l’optimisation des approches de travail et à l’amélioration continue des opérations liées aux médias.

La différence que vous ferez au quotidien
Coordination et acheminement des éléments de campagne  

• Déterminer les besoins en matière de création et établir une planification inversée permettant le respect des plans médias.
• Recevoir et traiter les demandes d’adaptation des éléments publicitaires.
• Coordonner les approbations des éléments publicitaires avant leur activation. 
• Mettre en œuvre les plans médias et orchestrer la livraison des éléments publicitaires conformément aux exigences. 
• Faire le suivi de la livraison, des confirmations et du déploiement des éléments publicitaires.
• Contribuer à la gestion des talents et aux renouvellements Think TV (Telecaster) avec la personne responsable du marketing.

Collaboration interne

• Travailler en collaboration avec le gestionnaire principal, Marque et services linguistiques, pour assurer le suivi des activations et leur mise à jour. 
• Aviser les équipes internes des mises à jour et des activations des campagnes, ainsi que des demandes additionnelles, des retards et des rapports hebdomadaires. 
• Assurer la liaison avec les partenaires externes et les médias. 
• Collaborer étroitement avec les équipes du marketing et de la création, et les agences afin d’assurer la bonne gestion et le respect de tous les échéanciers. 
• Assister le gestionnaire principal, Marque et services linguistiques, dans l’élaboration de la stratégie de la visibilité médiatique à titre gracieux.
• Mettre à jour et distribuer la boîte à outils relative aux contenus médias.  

Documentation, rapports et administration

• Créer et tenir à jour un calendrier national des campagnes et des activités.  
• Documenter rigoureusement les engagements médias, la livraison des contenus et les suivis. 
• Produire des rapports hebdomadaires sur l’état d’avancement des campagnes. 
• Recueillir les données de rendement auprès des partenaires médias et en nature afin d’appuyer la production de rapports. 
• Comparer les factures aux plans et aux contrats afin d’en assurer la conformité.

Soutien et validation des budgets de campagne

• Déterminer les coûts liés aux adaptations des éléments publicitaires et les soumettre pour approbation.  
• Confirmer les honoraires et les dépenses associés aux pigistes en design et aux autres fournisseurs. 

La personne que nous recherchons
Expérience

• Deux à quatre années d’expérience concrète dans le domaine des médias ou de la publicité.
• Expérience dans la mise en œuvre de campagnes de marketing. 
• Expérience en évaluation du rendement média et en suivi de campagnes.
• Connaissance des principaux volets de la gestion de projets, des médias (planification, achat et diffusion), ainsi que des processus, de la terminologie et des formats de fichiers employés dans la création et la postproduction. 
• Bonne compréhension des dynamiques propres aux médias payants et à titre gracieux.

Formation

• Études postsecondaires en marketing, communications, publicité ou médias.  
• Certificat en gestion de projet, un atout.

Compétences

• Excellent sens de l’organisation et grand souci du détail. 
• Aisance à communiquer efficacement avec les équipes internes et les partenaires externes. 
• Solides compétences en gestion des relations avec les parties prenantes. 
• À l’aise avec les outils numériques; expérience des systèmes de gestion des contenus numériques ou des outils de gestion de la diffusion publicitaire, un atout. 
• Esprit de résolution de problèmes; savoir faire preuve de souplesse et trouver des solutions en cas de changements.
• Capacité de gérer efficacement son temps et de respecter les échéanciers. 
• Bilinguisme (français et anglais) un atout.

Ce que nous offrons
La fourchette salariale à l’embauche se situe entre 50 000 $ et 65 000 $. Elle est établie en fonction de notre cadre de rémunération et de votre expérience professionnelle. Cœur + AVC considère que les congés sont essentiels à la santé et au bien-être des employés. Nous offrons des congés personnels et des congés bien-être payés, de même que des avantages sociaux complets (soins de santé, médicaux, dentaires et de la vue). En outre, les membres du personnel bénéficient de modalités de travail hybrides flexibles et de mesure de soutien comprenant le remboursement de coûts associés à l’utilisation d’un téléphone cellulaire et à l’aménagement de bureaux à domicile.

Postulez dès maintenant
Si vous souhaitez vous joindre à la lutte contre les maladies du cœur et l’AVC tout en contribuant à bâtir une communauté engagée et généreuse, présentez votre candidature d’ici le 27 mars 2026. Les personnes candidates doivent résider actuellement au Canada et être légalement autorisées à y travailler. Les entrevues sont menées par téléphone ou vidéoconférence.

Mesures d’adaptation
Nous nous engageons à assurer un milieu de travail inclusif, accessible et sans obstacle. Si une invitation à une entrevue vous est transmise et que vous avez besoin de mesures d’adaptation pour participer au processus de recrutement et de sélection, veuillez nous en informer afin que nous puissions en discuter avec vous.