Request for proposals for a new Ottawa Riverkeeper website // Appel d'offres pour un nouveau site We

Request for proposals for a new Ottawa Riverkeeper website

Project overview

Ottawa Riverkeeper is seeking proposals for a complete website redesign. We are a charitable organization that works throughout the Ottawa River watershed, providing leadership and inspiration to protect, promote and improve the Ottawa River’s ecological health and future. 

Our current website is functional, but it is aging. It is built on outdated custom themes and requires a rebuild to reflect changes in our branding and communications styles, as well as to modernize its look, feel, and functionality. 

Project objectives

Our primary objective for the project is to build a new, modern website to feature Ottawa Riverkeeper’s work and act as a means of first contact with people looking up our organization. 

We need the website to:

• Tell our story by showcasing who we are and why our work is important


• Allow visitors to learn about our work and programs


• Encourage donations and other ways to support Ottawa Riverkeeper


• Encourage visitors to get more engaged through our newsletter, volunteering, or upcoming events


• Showcase the latest stories on our work through blog posts


• Be easy to maintain and update by our internal communications team

Technical requirements

Design

• Follow our updated branding guidelines for logo, colours, design elements, and fonts


• Include a responsive design that works seamlessly on desktop and mobile


• Meet accessibility requirements (Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.1 AA)


• Incorporate interactive elements, including room for video content


• Strong preference for low-code, maintainable solutions that can be managed by non-technical staff. Our team is most familiar with WordPress-based solutions, but we are open to alternatives.

Functionality

• Enable switching between both official languages (English and French) and allow our team to edit and manually add translations of content


• Include a blog, with filtering elements like tags or categories, and import all blog content from the previous website


• Enable the creation of forms that connect to MailChimp and our CRM Salesforce for collecting information for newsletter sign-ups and calls to action


• Allow embedding of our donation forms built on iATS


• Allow us to temporarily highlight important updates, such as an upcoming event or call to action


• A website search function allowing visitors to find the content they are looking for


• Include a basic online store for 10-50 items, with standard e-commerce functionality

Content

• Ottawa Riverkeeper will provide all final written content. Proponents should assume no copywriting is required.


• Ottawa Riverkeeper will provide all translated content

Budget and timeline

Budget

$8,000 - $15,000

Timeline

Proposal submission deadline: January 30th, 2026

Proposal selection: February 6th, 2026

Project kick-off: February 9th, 2026

Target website launch: March 31st, 2026

Ottawa Riverkeeper’s target is to launch the new website by March 31, 2026. Proponents should assume this timeline as the default and propose their approach accordingly. Where proponents believe a phased delivery or alternative timeline would materially improve quality or reduce risk, this may be proposed, provided it is clearly justified and identifies which elements would be delayed.

Evaluation criteria

Selection will be made on the basis of the proposal that best demonstrates overall value to the organization, taking into consideration quality, experience, approach, and cost. Proposals will be evaluated based on the following criteria:

Relevant experience and past performance

Demonstrated experience delivering website projects of similar scope and complexity. Proponents must submit three (3) relevant work samples, with a brief description of each and its relevance to this project.

Understanding of the project and proposed vision

A clear and concise description (maximum three paragraphs) of the proponent’s understanding of the organization’s mandate, audiences, and objectives, and their vision for how the new website will meet those needs.

Proposed approach and methodology

A detailed description of the proposed process, including project phases, timelines, collaboration and feedback points, accessibility and usability considerations, quality assurance, and risk management. Please include an overview of the plans for handover and training, and specify any assumptions related to hosting, domain management, and post-launch maintenance.

Qualifications, capacity, and team expertise

A description (maximum one page) of the proponent’s qualifications and capacity to deliver the project, including relevant organizational experience, key personnel, and any experience working with nonprofit or mission-driven organizations.

Price and value for money

The total cost of the proposed services, presented in a clear and transparent manner. Proposals will be evaluated based on overall value for money, cost realism, and alignment between the proposed scope of work and pricing.

Procurement conditions

• Ottawa Riverkeeper reserves the right, at its sole discretion, to accept or reject any or all proposals, in whole or in part, without obligation or liability to any proponent.


• Ottawa Riverkeeper is not obligated to select the lowest-priced proposal.


• Ottawa Riverkeeper reserves the right to shortlist proponents and to invite only selected proponents to participate in interviews or presentations, based on its evaluation of the written proposals.


• Ottawa Riverkeeper may request clarification or additional information from any proponent as part of the evaluation process.


• Any contract awarded as a result of this RFP will be subject to negotiation of final terms and conditions acceptable to Ottawa Riverkeeper.


• Proponents must disclose any actual or perceived conflicts of interest.


• Ottawa Riverkeeper expects full ownership of the website, including source files and configuration, upon project completion.

Contact information

Proposals should be submitted through our online hiring portal, Bamboo. When prompted to upload a Resume or Cover letter, feel free to replace these elements with a package/detailed proposal instead. 

If you have any questions related to this Request for Proposals or the submission process, please reach out to Matthew Brocklehurst, Communications Manager, at [email protected]. 

Appel d'offres pour un nouveau site Web pour Garde-rivière des Outaouais

Aperçu du projet

Garde-rivière des Outaouais sollicite des propositions pour la refonte complète de son site Web. Nous sommes un organisme de bienfaisance qui œuvre dans tout le bassin versant de la rivière des Outaouais, où nous jouons un rôle de premier plan et sommes une source d'inspiration pour la protection, la promotion et l'amélioration de la santé écologique et de l'avenir de la rivière des Outaouais.

Notre site Web actuel est fonctionnel, mais il commence à vieillir. Il est basé sur des thèmes personnalisés désuets et doit être refait afin de refléter les changements apportés à notre image de marque et à nos styles de communication, ainsi que pour moderniser son apparence, son ergonomie et ses fonctionnalités.

Objectifs du projet

Notre objectif principal pour ce projet est de créer un nouveau site Web moderne qui présente le travail de Garde-rivière des Outaouais et qui serve de premier point de contact avec les personnes qui recherchent notre organisation.

Nous avons besoin d'un site Web qui :

• Raconte notre histoire en présentant qui nous sommes et pourquoi notre travail est important


• Permette aux visiteurs de découvrir notre travail et nos programmes


• Encourage les dons et autres moyens de soutenir Garde-rivière des Outaouais


• Encourage les visiteurs à s'impliquer davantage grâce à notre infolettre, au bénévolat ou aux événements à venir


• Présente les dernières actualités concernant notre travail à travers des articles de blog


• Soit facile à maintenir et à mettre à jour par notre équipe de communication interne

Spécifications techniques

Conception

• Respecter les lignes directrices de notre nouvelle image de marque pour le logo, les couleurs, les éléments de conception et les polices


• Inclure une conception réactive qui s’harmonise aux interfaces des ordinateurs de bureau et des appareils mobiles


• Respecter les exigences en matière d'accessibilité (Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.1 AA)
  


• Intégrer des éléments interactifs, y compris un espace pour le contenu vidéo


• Préférence marquée pour les solutions à faible code, faciles à maintenir et pouvant être gérées par du personnel non technique. Notre équipe est plus familière avec les solutions basées sur WordPress, mais nous sommes ouverts à d'autres alternatives.

Fonctionnalité

• Permettre le passage d'une langue officielle à l'autre (anglais et français) et permettre à notre équipe de modifier et d'ajouter manuellement des traductions de contenu


• Inclure un blog, avec des éléments de filtrage tels que des balises ou des catégories, et importer tout le contenu du blog de l'ancien site web


• Permettre la création de formulaires connectés à MailChimp et à notre CRM Salesforce afin de recueillir des informations pour les inscriptions à l'infolettre et les appels à l'action.


• Permettre l'intégration de nos formulaires de don créés sur iATS.


• Nous permettre de mettre temporairement en avant des mises à jour importantes, telles qu'un événement à venir ou un appel à l'action.


• Une fonction de recherche sur le site web permettant aux visiteurs de trouver le contenu qu'ils recherchent.


• Inclure une boutique en ligne basique pour 10 à 50 articles, avec des fonctionnalités de commerce électronique standard.

Contenu

• Garde-rivière des Outaouais fournira tout le contenu écrit final. Les soumissionnaires doivent partir du principe qu'aucune rédaction n'est nécessaire.


• Garde-rivière des Outaouais fournira tout le contenu traduit.

Budget et calendrier

Budget

8 000 $ - 15 000

Calendrier

Date limite de soumission des propositions : 30 janvier 2026

Sélection des propositions : 6 février 2026

Lancement du projet : 9 février 2026

Date cible de lancement du site Web : 31 mars 2026

Garde-rivière des Outaouais a pour objectif de lancer le nouveau site Web d'ici le 31 mars 2026. Les promoteurs doivent considérer ce calendrier comme la norme et proposer leur approche en conséquence. Si les soumissionnaires estiment qu'une livraison échelonnée ou un calendrier alternatif améliorerait considérablement la qualité ou réduirait les risques, ils peuvent le proposer, à condition de le justifier clairement et d'identifier les éléments qui seraient retardés.

Critères d'évaluation

La sélection sera effectuée sur la base de la proposition qui démontre le mieux la valeur globale pour l'organisation, en tenant compte de la qualité, de l'expérience, de l'approche et du coût. Les propositions seront évaluées selon les critères suivants :

Expérience pertinente et performances passées

Expérience avérée dans la réalisation de projets de sites web de portée et de complexité similaires. Les soumissionnaires doivent présenter trois (3) exemples de travaux pertinents, accompagnés d'une brève description de chacun d'entre eux et de leur pertinence pour ce projet.

Compréhension du projet et vision proposée

Description claire et concise (trois paragraphes maximum) de la compréhension par le soumissionnaire du mandat, des publics et des objectifs de l'organisation, ainsi que de sa vision de la manière dont le nouveau site web répondra à ces besoins.

Approche et méthodologie proposées

Une description détaillée du processus proposé, y compris les phases du projet, les délais, les points de collaboration et de rétroaction, les considérations d'accessibilité et d'utilisabilité, l'assurance qualité et la gestion des risques. Veuillez inclure un aperçu des plans de transfert et de formation, et préciser toute proposition relative à l'hébergement, à la gestion du domaine et à la maintenance après le lancement.

Qualifications, capacités et expertise de l'équipe

Une description (une page maximum) des qualifications et des capacités du soumissionnaire à réaliser le projet, y compris l'expérience organisationnelle pertinente, le personnel clé et toute expérience de travail avec des organisations à but non lucratif ou axées sur une mission.

Prix et rapport qualité-prix

Le coût total des services proposés, présenté de manière claire et transparente. Les propositions seront évaluées en fonction du rapport qualité-prix global, du réalisme des coûts et de l'adéquation entre l'étendue des travaux proposés et les prix.

Conditions d'approvisionnement

• Garde-rivière des Outaouais se réserve le droit, à sa seule discrétion, d'accepter ou de rejeter tout ou partie des propositions, sans obligation ni responsabilité envers les soumissionnaires.


• Garde-rivière des Outaouais n'est pas tenue de sélectionner la proposition la moins chère.


• Garde-rivière des Outaouais se réserve le droit de présélectionner les soumissionnaires et d'inviter uniquement ceux-ci à participer à des entrevues ou à des présentations, sur la base de son évaluation des propositions écrites.


• Garde-rivière des Outaouais peut demander des éclaircissements ou des informations supplémentaires à tout soumissionnaire dans le cadre du processus d'évaluation.


• Tout contrat attribué à la suite de cet appel d'offres sera soumis à la négociation des conditions finales acceptables pour Garde-rivière des Outaouais.


• Les soumissionnaires doivent divulguer tout conflit d'intérêt réel ou apparent.


• Garde-rivière des Outaouais s'attend à obtenir la pleine propriété du site web, y compris les fichiers sources et la configuration, à l'issue du projet.

Coordonnées

Les propositions doivent être soumises via notre portail de recrutement en ligne, Bamboo. Lorsque vous êtes invité à télécharger un CV ou une lettre de motivation, n'hésitez pas à remplacer ces éléments par un dossier/une proposition détaillée.

Si vous avez des questions concernant cet appel d'offres ou le processus de soumission, veuillez contacter Matthew Brocklehurst, Gestionnaire des communications, à l'adresse [email protected].