Administrative Accounting Assistant / Assistant ou assistante en adminstration et comptabilité

Position Summary

Sommaire du poste :

L’assistante ou l’assistant en administration et comptabilité, relevant du directeur opérations et stratégies, a comme mandat principal de fournir du soutien en gestion financière et en administration pour tous les départements, programmes, projets, activités et bureaux de La Cité universitaire.

Le titulaire du poste est le premier point de contact en ce qui concerne les questions financières à La Cité, il s’occupe de la coordination des activités avec le service de gestion des finances et de l’approvisionnement de l’U de R.

Les subventions sont une partie importante du budget de La Cité, conséquemment, le titulaire du poste doit produire et gérer les rapports financiers avec diligence afin que La Cité respecte les exigences auprès des organismes subventionnaires. Le titulaire aide aussi à préparer les demandes de subvention.

En plus des services de budgétisation, de préparation de rapports et de finances offerts à toutes les unités, le titulaire agit de ressource en comptabilité et pour le système, il aide à la gestion des comptes fournisseurs et débiteurs ainsi qu’aux opérations des systèmes financiers.

Le titulaire du poste s’occupe aussi du processus opérationnel, de la gestion financière, du respect des exigences et de l’administration des affaires pour tous les départements afin d’appuyer les objectifs de La Cité universitaire.

Le titulaire du poste contribue au plan de développement et supervise la planification financière, la budgétisation et les projets spéciaux. Ainsi, il appuie la direction en fournissant des recommandations, des évaluations de coûts, des contrats et des stratégies et procédures de facturation.

Responsabilités :

• Gestion des fonds relatifs aux subventions.
• Contrôle des inventaires et des données.
• Achats et mandats contractuels.
• Gestion efficace et diligente des comptes fournisseurs et des comptes débiteurs pour tous les comptes et les subventions de La Cité.
• Tenu des rapports budgétaires avec FAST et Excel pour veiller à la concordance des comptes et préparer/interpréter des rapports pour appuyer le directeur adjoint aux opérations dans la préparation d’états financiers détaillés présentés en différents formats pour divers partenaires.
• Soutien au directeur adjoint aux opérations pour l’analyse des dépenses globales dans un souci d’efficacité en fonction des coûts.
• Révision périodique des contrats de services et de produits avec divers fournisseurs et contractuels.
• Suivi des crédits budgétaires, des dépenses, des soldes de subventions et autres activités financières pour assurer l’exactitude.
• Soutien aux projets, aux activités et à l’administration. Le titulaire aiguille le corps professoral et le personnel dans les aspects financiers de leurs projets pour assurer la conformité aux exigences en matière de subvention, de production de rapports, de budgétisation, de dépenses, de contrats, d’achats, de récupération, de contrôle d’inventaire et de politiques universitaires.
• Soutien pour les bourses et les tuteurs.

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Position Summary:

The Administration Accounting Assistant is accountable to the Assistant Director, Operations to provide financial management and administrative support for all departments, programs, projects, activities, and offices within La Cité universitaire.

The incumbent is the first point of contact in regards to financial matters within La Cité and is the primary functional liaison with UofR Finance and Supply Management.

Because funding is such an important part of La Cité budgeting, the incumbent will manage and file financial reports in a timely manner which will enable La Cité to meet its obligations in regards to its funding agencies and help prepare funding proposals.

In addition to budgeting, reporting and financial oversight provided to all units, the incumbent is the accounting and system resource, providing support for payables, receivables and financial systems operations.

The incumbent is responsible for the business process, financial management, compliance, and business administration for all departments in support of La Cité universitaire’s goals.

The incumbent contributes to plan development, and provides oversight for financial planning, budgeting and special projects. As such, they assist management with recommendations, pricing, contracts, and invoicing strategy and procedures.

What you’ll do:

• Grant funds management.
• Inventory and data control.
• Purchasing and contractual.
• Ensure accounts payables and receivables are handled in an efficient and timely manner for all La Cité accounts and funds.
• Maintain budget records using FAST and Excel to reconcile and monitor accounts and prepare and interpret reports to assist the Assistant Director, Operations in preparing detailed financial statements in different formats for various stakeholders.
• Assist the Assistant Director, Operations in analyzing and evaluating overall expenditures for cost effectiveness.
• Periodically review service & product contracts with various vendors and contractors.
• Monitor budget allocations, expenditures, fund balances and related financial activities to ensure accuracy.
• Project, activities and administrative support. Guide faculty and staff in the financial aspects of their projects to ensure proper procedures are adhered to in regards to funding, reporting, budgeting, spending, contracts, purchases, salvaging, inventory control, and university policies.
• Support for the Scholarships and tutors.

Why Join Us?

At the University of Regina, we’re more than just a campus – we’re a community! Join our team and enjoy:

• Meaningful Impact: Your work directly contributes to creating a better environment for students, faculty, and staff by assisting the University in connecting to communities and securing their support.
• Professional Growth: We support your development, offering opportunities for advancement and learning.
• Work-Life Balance: We value your well-being and know your personal life is most important!
• Dynamic and Inclusive Workplace: We value diversity and inclusivity. You’ll be part of a team that celebrates different perspectives, backgrounds, and experiences, making every day an opportunity for personal growth.
• Innovation Culture: We encourage fresh ideas and innovative thinking.
• Competitive Compensation: We offer competitive compensation package and benefits to reward your talent. A few of the these benefits include Health/Dental/Vision Benefits, flexible spending account, Pension Plan, and much more!

Position Requirements

Nous cherchons une personne :

• Capable de s’exprimer efficacement en anglais et en français.
• Ayant des habiletés interpersonnelles reconnues et réussissant bien dans un contexte de travail d’équipe tout en étant capable d’être autonome et d’assumer la prestation de services essentiels.
• Très axée sur le service à la clientèle.
• Ayant des capacités reconnues à travailler de façon professionnelle et efficace pour la prestation des services à une clientèle diverse et exigeante.
• Ayant de l’expérience avec FAST. L’expérience dans la gestion de budget est un atout.
• Détenant une excellente capacité à résoudre des problèmes et à organiser et gérer des fonctions complexes, au besoin.
• Démontrant d’excellentes aptitudes en gestion des activités financières et en classement.
• Habile avec les logiciels de gestion financière généralement utilisés dans le milieu de l’éducation postsecondaire (atout).
• Capable d’occuper un rôle de soutien au sein d’une équipe.

Essentiels :

• Maîtrise des deux langues officielles: écrit et verbal.
• Éducation : diplôme en gestion des affaires.
• Expérience : au moins 3 ans d’expérience en facturation et conciliation mensuelle. Une combinaison pertinente d’études et d’expérience pourrait être considérée. Des cours universitaires et un certificat en comptabilité sont un atout.
• Excellente connaissance des technologies en prestation de services, notamment de la suite MS Word, MS Excel et Banner, et habileté reconnue à les utiliser.
• Connaissance de la communauté fransaskoise (atout).

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What You’ll Bring to the Position:

• Fluency in both official languages: written and oral.
• Education: Business administration diploma.
• Experience: At least 3 years of experience dealing with invoicing, monthly reconciliation.
• A suitable combination of education and experience may be considered.
• Completion of university courses and, or an accounting certificate would be an asset.

Skills That Will Ensure Your Success in this Role:

• Strong knowledge and demonstrated proficiency of the technology used in the delivery of service including; MS Word, MS Excel, Banner.
• Able to effectively communicate in both English and French.
• Demonstrated excellent interpersonal skills and success in a team environment together with an ability to work independently and take responsibility for the delivery of key services.
• Demonstrated strong customer service orientation.
• Demonstrated ability to work professionally and effectively delivering service to a diverse and demanding public.
• Experience using FAST and a familiarity with budgets is an asset.
• Executive problem-solving skills and the ability to organize and manage complex functions are required.
• Exceptional aptitude in financial activities management and storage is required.
• Skilled in using financial management software commonly used in higher education would be an asset.
• Familiarity with Francophone sphere in Saskatchewan is an asset.
• Ability to work as the support part of a team.