External Affairs Commissioner

L'Association Étudiante de l'Université de McGill est présentement en période d'embauches. Avec plus de 20,000 membres, l'AÉUM a pour rôle de représenter les étudiants et de leur offrir des services depuis 1908.

The Student's Society of McGill University (SSMU) is currently hiring. With over 20,000 members, SSMU's role is to represent students and to offer services since 1908.

Position Summary

The External Affairs Commissioner is primarily responsible to assist the Vice-President (External Affairs) in their mandates, to support the VP External Affairs in ensuring the financial sustainability of the External Affairs portfolio and to assist the External Affairs Coordinator in their tasks. The Commissioner also is tasked with increasing accessibility of the External Affairs office, assisting with the restructuring of the External Affairs office, and facilitating external advocacy and coalition-building.

Responsibilities

1. Support in matters that relate to SSMU’s affiliations with Provincial, Federal, or International student associations;

2. To undertake other duties and responsibilities as may be assigned by the Vice-President (External Affairs).

3. Develop institutional knowledge and infrastructure on SSMU’s External Affairs, in order to centralize and streamline the portfolio towards a long-term vision to enhance the accessibility of the External Affairs office to the SSMU membership;

4. Review relevant materials and archives at the SSMU and other student unions in order to make recommendations for restructuring the External Affairs office;

5. Do research in order to fulfill mandates of the External Affairs Office; 

6. Support the Vice-President (External Affairs) in advocacy-related meetings, attending meetings on their behalf, as needed;

7. Engage in preliminary research in order to inform the Vice-President (External Affairs) of emerging advocacy priorities for the Society’s external affairs; 

8. Strategize with the Vice-President (External Affairs) and External Affairs Coordinator about priority-setting for external affairs;

9. Assist the VP External Affairs with monitoring the following  budget: 4037 (VP External Admin), 4039 (Campaigns), and 4085 (Community relations);

10. Assist the External Affairs Coordinator with the execution of administrative, clerical, and other tasks if needed; 

11. Assist the External Affairs Coordinator in the update and maintenance of SSMU External Affairs’ digital infrastructure;

12. Support other staff members under the portfolio including the Campaigns Office, and the Policy & Mobilization Researcher position, as well as other relevant staff assigned by the Vice-President (External Affairs) on a need basis;

13. Coordinate and collaborate with other SSMU staff, such as the Black Affairs Commissioner, Francophone Affairs Commissioner and Indigenous Affairs Commissioner, to advance the Society’s external affairs, and work towards fulfilling the portfolio’s various mandates;

14. Engage in regular, detailed status updates with the Vice-President (External Affairs);

15. Prepare an exit report which indicates lessons learned, important contacts, and any salient information for the incoming External Affairs Coordinator & Commissioner.

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Résumé du poste:

Le commissaire aux affaires extérieures est principalement chargé d'assister le vice-président chargé des affaires extérieures dans l'accomplissement de son mandat, de soutenir le vice-président chargé des affaires extérieures pour garantir la viabilité financière du portefeuille des affaires extérieures et d'assister le coordinateur des affaires extérieures dans ses tâches. Le commissaire est également chargé d'améliorer l'accessibilité du bureau des affaires extérieures, de contribuer à la restructuration du bureau des affaires extérieures et de faciliter la défense des intérêts extérieurs et la constitution de coalitions.

Responsabilités:

1. Soutenir les questions relatives aux affiliations du SSMU avec des associations étudiantes provinciales, fédérales ou internationales ;
2. Assumer d'autres tâches et responsabilités qui peuvent lui être confiées par le vice-président (affaires extérieures).
3. Développer les connaissances institutionnelles et l'infrastructure des affaires extérieures du SSMU, afin de centraliser et de rationaliser le portefeuille dans le cadre d'une vision à long terme visant à améliorer l'accessibilité du bureau des affaires extérieures pour les membres du SSMU ;
4. Examiner les documents et les archives pertinents du SSMU et d'autres associations étudiantes afin de formuler des recommandations pour la restructuration du bureau des affaires extérieures ;
5. Effectuer des recherches afin de remplir les mandats du Bureau des affaires extérnes ; 
6. Soutenir le vice-président (affaires extérieures) dans les réunions liées à la défense des intérêts, en assistant à des réunions en son nom, si nécessaire ;
7. Effectuer des recherches préliminaires afin d'informer le vice-président (affaires extérieures) de l'évolution de la situation.

8. Élaborer des stratégies avec le vice-président (affaires extérieures) et le coordinateur des affaires extérieures en ce qui concerne la définition des priorités en matière d'affaires extérieures ;

9. Assister le vice-président chargé des affaires extérieures dans le suivi du budget suivant : 4037 (vice-président chargé des affaires extérieures), 4039 (campagnes) et 4085 (relations avec la communauté) ;

10. Assister le coordinateur des affaires extérieures dans l'exécution de tâches administratives, de bureau et autres si nécessaire ; 

11. Assister le coordinateur des affaires extérieures dans la mise à jour et la maintenance de l'infrastructure numérique des affaires extérieures du SSMU ;

12. Soutenir d'autres membres du personnel dans le cadre du portefeuille, y compris le bureau des campagnes et le poste de chercheur en politique et mobilisation, ainsi que d'autres membres du personnel concernés désignés par le vice-président (affaires extérieures) en fonction des besoins ;

13. Coordonner et collaborer avec d'autres membres du personnel du SSMU, tels que le commissaire aux affaires noires, le commissaire aux affaires francophones et le commissaire aux affaires autochtones, afin de faire progresser les affaires externes de la Société et de s'efforcer de remplir les divers mandats du portefeuille ;

14. Faire des mises à jour régulières et détaillées avec le vice-président (affaires extérieures) ;

15. Préparer un rapport de sortie indiquant les leçons apprises, les contacts importants et toute information pertinente pour le nouveau coordonnateur et commissaire aux affaires extérieures.

1. Excellent written communication skills in English and French;

2. Ability to take initiative.

3. Ability to execute tasks in a timely manner;

4. Ability to communicate complex information in an accessible format;

5. Strong planning, interpersonal, and organizational skills;

6. Strong research and report-writing experience is an asset;

7. Strong knowledge of or interest in SSMU governance is an asset;

8. Strong knowledge of or interest in political affairs at municipal, provincial, and federal levels is an asset;

9. Strong knowledge of or interest in the Quebec student movement is an asset;

10. Strong knowledge of or interest in local grassroots organizing is an asset;

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Qualifications requises:

Excellentes aptitudes à la communication écrite en anglais et en français ;

Capacité à prendre des initiatives.

Capacité à exécuter des tâches dans les délais impartis ;

Capacité à communiquer des informations complexes dans un format accessible ;

Solides compétences en matière de planification, de relations interpersonnelles et d'organisation ;

Une solide expérience de la recherche et de la rédaction de rapports est un atout ;

Une connaissance approfondie de la gouvernance du SSMU ou un intérêt pour celle-ci est un atout ;

Une connaissance approfondie des affaires politiques aux niveaux municipal, provincial et fédéral, ou un intérêt pour celles-ci, est un atout ;

Une connaissance approfondie du mouvement étudiant québécois ou un intérêt pour celui-ci est un atout ;

Une connaissance approfondie ou un intérêt pour l'organisation locale de la base est un atout.

KEY DETAILS:

• Paid position: $18.25 per hour

• Hours: On average 10 hours per week

• Contract: Mid-June 2024 through May 31st, 2025

• Work performed across McGill’s campus, remotely, and in the SSMU office;

Confidentiality:

It is understood and agreed that all matters to the SSMU and those clubs association or groups forming part of the SSMU are to be kept in the strictest of confidence, and nothing regarding the operations, policies and general activities of the SSMU or its constituent groups shall be divulged to any third party without the express consent of the General Manager and/or the Executive Committee of the SSMU.

Inclusivity:

At the SSMU, we are committed to fostering an inclusive, accessible environment, where everyone feels valued, respected and supported. We are dedicated to building a workforce that reflects the diversity of our community. If you require accommodation(s) for the recruitment/interview process, please let us know and we will work with you to meet your needs.

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DÉTAILS PRINCIPAUX :

• Poste rémunéré : 18,25 $ de l'heure
• Heures de travail : environ 10 heures/semaine
• Contrat : de la mi-juin 2024 au 31 mai 2025
• Travail effectué sur le campus de McGill, à distance et au bureau du SSMU;

Confidentialité :

Il est entendu et convenu que toutes les questions relatives au SSMU et aux clubs, associations ou groupes faisant partie du SSMU doivent être gardées dans la plus stricte confidentialité, et que rien concernant les opérations, les politiques et les activités générales du SSMU ou de ses groupes constitutifs ne doit être divulgué à une tierce partie sans le consentement exprès du directeur général et/ou du comité exécutif du SSMU.

Inclusivit é :

A l’AÉUM, nous sommes engagés à promouvoir un environnement inclusif et accessible où tout le monde se sent estimé, respecté et supporté. Nous sommes attachés à construire une équipe dont les effectifs témoignent de la diversité de notre communauté. Si vous avez besoin d’aménagements au cours du processus de recrutement ou d’entrevue, s’il vous plait, faites-le nous savoir et nous travaillerons avec vous afin de répondre à vos besoins.