Office Coordinator

OFFICE COORDINATOR

The Office Coordinator will be responsible for ensuring the smooth operation of our office. This role includes a variety of administrative and clerical tasks, from managing office supplies and equipment to organizing company events and maintaining a welcoming and efficient workplace. The ideal candidate will be a detail-oriented self-starter with excellent communication and multitasking skills.

RESPONSIBILITIES :

• Greet and assist visitors, clients, and employees with a friendly and professional demeanor.
• Serve as a liaison between employees and building management for maintenance and facility issues.
• Manage office communications, including phone calls, emails, and correspondence.
• Maintain office supplies inventory and place orders as necessary.
• Oversee office equipment maintenance and repairs.
• Manage office budgets and expenses, ensuring cost-efficiency.
• Support various departments with administrative tasks and special projects.
• Ensure compliance with company policies and procedures.
• Coordinate office renovations and relocations as needed.
• Ensure cleanliness and organization of the office space, including common areas and meeting rooms.
• Foster a positive office environment and address any issues or concerns promptly.
• Sample Management: Maintain and organize the Company’s multiple product samples in the storage areas.
• Shipping Management: Support requests for shipping spare parts, samples and general products according to indications from stakeholders.

QUALIFICATIONS:

• High school diploma or equivalent; Associate’s or Bachelor’s degree preferred.
• Proven experience as an Office Coordinator, Administrative Assistant, or similar role.
• Excellent verbal and written communication skills.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Strong organizational and multitasking abilities.
• Ability to handle sensitive information with discretion.
• Problem-solving skills and resourcefulness.
• Ability to lift up to 22 pounds/10 kg occasionally.
• Fluent in both French & English is essential.
• Positive attitude and ability to work well in a team.

*Full-time position with a competitive salary and comprehensive benefits program, on-site work schedule, extended medical/dental/vision, RRSP plan company match, EAP, discount program, holidays and Summer Fridays.

COORDINATEUR DU BUREAU

Le coordinateur de bureau sera chargé d'assurer le bon fonctionnement de notre bureau. Ce rôle comprend une variété de tâches administratives et de bureau, allant de la gestion des fournitures et de l'équipement de bureau à l'organisation des événements de l'entreprise et au maintien d'un lieu de travail accueillant et efficace. Le candidat idéal est une personne qui a le souci du détail et qui possède d'excellentes aptitudes à la communication et au travail en multitâche.

RESPONSABILITÉS:

• Accueillir et aider les visiteurs, les clients et les employés avec un comportement amical et professionnel.
• Assurer la liaison entre les employés et la direction du bâtiment pour les questions relatives à l'entretien et aux installations.
• Gérer les communications du bureau, y compris les appels téléphoniques, les courriels et la correspondance.
• Tenir à jour l'inventaire des fournitures de bureau et passer les commandes nécessaires.
• Superviser l'entretien et les réparations des équipements de bureau.
• Gérer les budgets et les dépenses du bureau, en veillant à la rentabilité.
• Assister les différents services dans leurs tâches administratives et leurs projets spéciaux.
• Veiller au respect des politiques et procédures de l'entreprise.
• Coordonner les rénovations et les déménagements de bureaux, le cas échéant.
• Veiller à la propreté et à l'organisation des bureaux, y compris des espaces communs et des salles de réunion.
• Favoriser un environnement de travail positif et répondre rapidement à toute question ou préoccupation.

QUALIFICATIONS:

• Diplôme de fin d'études secondaires ou équivalent ; diplôme d'associé ou licence de préférence.
• Expérience confirmée en tant que coordinateur de bureau, assistant administratif ou dans une fonction similaire.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Solides capacités organisationnelles et multitâches.
• Capacité à traiter des informations sensibles avec discrétion.
• Aptitude à résoudre les problèmes et ingéniosité.
• Attitude positive et capacité à travailler en équipe.

*Poste à temps plein assorti d'un salaire compétitif et d'un programme complet d'avantages sociaux, d'un horaire de travail hybride, d'un régime d'assurance médicale/dentaire/vision, d'un régime de REER assorti d'une cotisation de l'entreprise, d'un PAE, d'un programme de rabais, de jours fériés et de vendredis d'été.

COORDINATEUR DU BUREAU

Le coordinateur de bureau sera chargé d'assurer le bon fonctionnement de notre bureau. Ce rôle comprend une variété de tâches administratives et de bureau, allant de la gestion des fournitures et de l'équipement de bureau à l'organisation des événements de l'entreprise et au maintien d'un lieu de travail accueillant et efficace. Le candidat idéal est une personne qui a le souci du détail et qui possède d'excellentes aptitudes à la communication et au travail en multitâche.

RESPONSABILITÉS:

• Accueillir et aider les visiteurs, les clients et les employés avec un comportement amical et professionnel.
• Assurer la liaison entre les employés et la direction du bâtiment pour les questions relatives à l'entretien et aux installations.
• Gérer les communications du bureau, y compris les appels téléphoniques, les courriels et la correspondance.
• Tenir à jour l'inventaire des fournitures de bureau et passer les commandes nécessaires.
• Superviser l'entretien et les réparations des équipements de bureau.
• Gérer les budgets et les dépenses du bureau, en veillant à la rentabilité.
• Assister les différents services dans leurs tâches administratives et leurs projets spéciaux.
• Veiller au respect des politiques et procédures de l'entreprise.
• Coordonner les rénovations et les déménagements de bureaux, le cas échéant.
• Veiller à la propreté et à l'organisation des bureaux, y compris des espaces communs et des salles de réunion.
• Favoriser un environnement de travail positif et répondre rapidement à toute question ou préoccupation.

QUALIFICATIONS:

• Diplôme de fin d'études secondaires ou équivalent ; diplôme d'associé ou licence de préférence.
• Expérience confirmée en tant que coordinateur de bureau, assistant administratif ou dans une fonction similaire.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Solides capacités organisationnelles et multitâches.
• Capacité à traiter des informations sensibles avec discrétion.
• Aptitude à résoudre les problèmes et ingéniosité.
• Attitude positive et capacité à travailler en équipe.

*Poste à temps plein assorti d'un salaire compétitif et d'un programme complet d'avantages sociaux, d'un horaire de travail hybride, d'un régime d'assurance médicale/dentaire/vision, d'un régime de REER assorti d'une cotisation de l'entreprise, d'un PAE, d'un programme de rabais, de jours fériés et de vendredis d'été.

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