Excutive Assistant to the Dean's Office/Gestionnaire des services exécutifs du bureau du doyen

Position Summary

Êtes-vous prêt(e) à vous retrouver à l’épicentre du leadership, à soutenir directement le doyen, la doyenne associée et le directeur des opérations et de la stratégie ? En tant qu’assistant(e) de direction, vous serez l’épine dorsale de notre équipe, accomplissant des tâches complexes avec finesse et confidentialité.

Si vous êtes prêt à relever un nouveau défi, ce poste est fait pour vous ! Vous serez chargé(e) de fournir des services de soutien administratif à l’appui du mandat du doyen et de ses responsabilités quotidiennes. L’assistant(e) de direction accomplira des tâches complexes et hautement confidentielles.

Ce que vous ferez :

• Maîtriser la gestion générale du bureau et de la réception, de la hiérarchisation, de la correspondance à la fourniture de rappels et d’informations sur les procédures et les politiques en temps opportun.
• Vous rédigez et peaufinez d’importants produits de communication, en veillant à la clarté et au professionnalisme de chaque message.
• Traiter de manière experte les demandes de renseignements par téléphone et par courrier électronique, en maintenant un système de classement confidentiel pour les dossiers administratifs et personnels.
• Superviser la logistique des événements, de l’accueil des conférenciers à la coordination des forums de professeurs, en passant par l’organisation des voyages et les réservations.
• Gérer les demandes d’achat, les dépenses et les comptes clients, tout en contribuant à la planification budgétaire et à l’établissement de rapports.
• Surveiller les projets, les activités et les programmes, en relevant les défis de manière proactive et en planifiant des solutions si nécessaire.
• Agir en tant que contact principal et ressource pour le doyen, en rédigeant de la correspondance confidentielle et en gérant les ordres du jour, les procès-verbaux et les mémos avec discrétion.
• Traiter des tâches et des informations très sensibles, en respectant la plus grande confidentialité dans tous les domaines.
• Diriger ou participer à des projets, y compris la gestion des évaluations annuelles du personnel académique, les processus d’accréditation, les évaluations des étudiants, les processus de candidature, les évaluations des départements/unités, les initiatives de planification stratégique, les rapports annuels, et bien plus encore.

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Are you ready to be at the epicenter of leadership, directly supporting the Dean, Associate Dean, and Director of Operations and Strategy? As our Executive Assistant, you’ll be the backbone of our team, tackling complex tasks with finesse and confidentiality.

If you are ready for a new challenge, this postiion is for you! You will be responsible to provide administrative support services in support of the Dean’s mandate and day-to-day responsibilities. The Executive Assistant will complete tasks that are complex and highly confidential.

What You’ll Do:

• Mastermind general office and reception management, from prioritizing correspondence to providing timely reminders and information on procedures and policies.
• Craft and refine important communications products, ensuring clarity and professionalism in every message.
• Expertly handle telephone and email inquiries, maintaining a confidential filing system for administrative and personal files.
• Oversee event logistics, from hosting speakers to coordinating faculty forums, making travel arrangements, and reservations.
• Administer purchase requisitions, expenses, and accounts receivable, while assisting in budget planning and reporting.
• Monitor projects, activities, and programs, proactively addressing challenges and planning solutions as needed.
• Act as the primary contact and resource for the Dean, drafting confidential correspondence and managing agendas, minutes, and memos with discretion.
• Handle highly sensitive tasks and information, maintaining utmost confidentiality in all matters.
• Lead or participate in projects, including handling annual academic staff evaluations, accreditation processes, student evaluations. application process, departmental/unit evaluations, strategic planning initiatives, annual reporting, and much more.

Position Requirements

Ce que vous apporterez au poste :

• Minimum d’un diplôme reconnu en commerce ou équivalent ;
• Cinq ans d’expérience dans le domaine.
• La réussite de cours universitaires de premier cycle est un atout.
• Une combinaison acceptable d’études et d’expérience peut être envisagée.
• Bilinguisme : maîtrise du français et de l’anglais.

Compétences qui garantiront votre succès dans ce poste :

• Capacité à communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit, en français et en anglais, dans un contexte professionnel.
• Capacité à identifier les situations délicates, à faire preuve de discernement et de discrétion, à préserver la confidentialité et à réagir de manière appropriée.
• Excellentes compétences interpersonnelles, capacité à entretenir des relations de travail efficaces et à fournir un excellent service à tous les clients.
• Capacité à promouvoir et à maintenir une image et une réputation positives de la faculté et des programmes.
• Expérience de l’organisation de réunions, de la préparation d’ordres du jour et de la rédaction de procès-verbaux.
• Expérience de la gestion et de l’organisation d’un calendrier exécutif complexe.
• Maîtrise avérée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook ou GroupWise) et de bases de données complexes telles que Banner. Capacité à utiliser des outils de partage de documents en ligne tels que Google Docs ou Zoom.
• Expérience de la gestion de systèmes de classement complexes (papier et numérique).
• Capacité à organiser des tâches multiples et à respecter les délais avec précision et souci du détail.
• Capacité à définir et à analyser les problèmes et à interpréter les informations afin d’identifier des solutions potentielles et de formuler des recommandations.

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What You’ll Bring to the Position:

• Minimum of a recognized business degree or equivalent;
• Five years of related experience.
• Successful completion of undergraduate university courses is an asset.
• An acceptable combination of education and experience may be considered.
• Bilingualism: fluent in French and English.

Skills That Will Ensure Your Success in this Role:

• Ability to communicate effectively both orally and in writing, in French and English, in a professional context.
• Ability to identify sensitive situations, exercise good judgment and discretion, maintain confidentiality and react appropriately.
• Excellent interpersonal skills, ability to maintain effective working relationships and provide excellent service to all customers.
• Ability to promote and maintain a positive image and reputation for faculty and programs.
• Experience in organizing meetings, preparing agendas and taking minutes.
• Experience in managing and organizing a complex executive calendar.
• Proven proficiency in the use of Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook or GroupWise) and complex databases such as Banner. Ability to use online document sharing tools such as Google Docs or Zoom.
• Experience in maintaining complex filing systems (paper and digital).
• Ability to organize multiple tasks and meet deadlines with accuracy and attention to detail.
• Ability to define and analyze problems and interpret information to identify potential solutions and make recommendations.