Admissions Analyst

Job Title:

Admissions Analyst

014-2024

Office of the Associate Vice-Rector, Strategic Enrolment Management

Manager, Admissions

Permanent (Unionized)

35 hours per week

Level 6 ($ 55 810 – $ 70 488)

In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness.

Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in Social Communication, Counselling and Psychotherapy, Canon Law, Public Ethics, Conflict Studies, Theology, Transformative Leadership and Spirituality, and Social Innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.

Summary

The incumbent is responsible for various admissions activities; depending on the period in the admissions cycle, the incumbent may be asked to be responsible for opening dossiers, calculating averages, and handling and evaluating applications for admission and admission scholarships for all University programs. The incumbent ensures the interpretation and application of practices, processes and policies aimed at increasing the effectiveness and efficiency of the admissions process and attaining the admission objectives of the service and the University.

Key Responsibilities

• Assemble applications for admission and input data in uoCampus; prepare acknowledgements of receipt; manage and numerically file documents in Xtender.
• Receive and process students’ documentation as part of the admissions process to identify official and non-official documents, according to the established norms.
• Manage the digitization and indexing system for student dossiers efficientlyas well as Flag any problems to the admissions manager and/or the Associate Vice-rector, Strategic Enrollment Management.
• Calculating averages: calculate admissions averages based on the norms established by the University. Verify the accreditation of Canadian and international universities as well as the authenticity of documents submitted and note admission conditions at the appropriate time.
• Analyze and prepare admission dossiers for the undergraduate and graduate levels based on the University’s requirements and ensure that all requirements are met.
• Determine candidates’ eligibility, manage data entry and prepare the dossiers for evaluation by the admission committees (master’s and doctorate levels). Check the accuracy of the lists of different types of student status and make the necessary corrections.
• Admit, defer or reject candidates following an analysis of the dossier and ensure follow-up with candidates. Enter the recommendations for admission offers and scholarship offers in the computer systems and actively participate in updating information relevant to admissions on the University’s website.
• Inform the admissions coordinator of any problems encountered during the admissions cycle to ensure maximum efficiency and quality services offered to candidates.
• Stay up to date with the educational system in Canada and abroad.
• Take part in improving the uoCampus system.

Education, Experience, Knowledge and Abilities

• Relevant university training or a combination of training and experience that is deemed equivalent.
• General knowledge of the university system and admissions processes in Canada and abroad.
• Experience with data entry.
• Experience in an advisory and customer service role in an educational setting.
• Experience with a multicultural clientele.
• In-depth knowledge of software tools such as Windows, word processing, presentation software, spreadsheets, Internet, email and electronic schedule-planning tools.
• Knowledge of the student information system is an asset.
• Meticulousness and keen attention to detail.
• Tolerance for repetitive tasks.
• Strong organizational skills.
• Availability and flexibility to deal with emergencies.
• Ability to collaborate and work as part of a team.
• Sense of responsibility, good judgment, tact and discretion.
• Bilingualism: fluency in English and French (oral and written).

Interested candidates are requested to submit an online application at by May 15, 2024 at 11:59pm.

We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.

We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all Canadians. If your application is successful and you think you need accommodation during the selection process, please notify us. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counseling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, philosophie, théologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualité et innovation sociale. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

L’Université Saint-Paul se démarque par l’intégration de l’apprentissage et de la recherche à l’engagement social, ce qui permet d’offrir une expérience étudiante unique. Elle participe au dialogue sur les enjeux contemporains et est résolument tournée vers la justice sociale.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Le titulaire est responsable de différentes opérations au niveau des admissions; dépendant de la période du cycle d’admission, le titulaire peut être appelé à être responsable de l’ouverture de dossiers, du calcul de moyenne, du traitement des demandes d’admission et du processus d’évaluation des demandes et de bourses d’admission pour l’ensemble des programmes de l’université. Le titulaire assure l’interprétation et l’application des pratiques, des processus et des politiques visant à accroître l’efficacité et l’efficience du processus d’admission et à atteindre les objectifs d’admission du service et de l’Université.

PRINCIPALES FONCTIONS :

• Monter des demandes d’admission et faire l’entrée des données dans uoCampus; produire des accusés de réception; gérer et classer de façon numérique les documents dans Xtender.
• Recevoir et traiter la documentation des étudiants dans le cadre du processus d’admission afin d’identifier les documents officiels et non officiels, selon les normes établies.
• Assurer une gestion efficace du système de numérisation et d’indexation des dossiers étudiants. Signaler les problèmes au gestionnaire des admissions et/ou vice-recteur associé, gestion des effectifs étudiants.
• Calcul de moyenne : effectuer les calculs de moyenne d’admission selon les normes établies de l’Université. Vérifier l’accréditation des universités canadiennes et internationales ainsi que l’authenticité des documents soumis et relever les conditions d’admission au moment approprié.
• Analyser et préparer les dossiers d’admission de tous les cycles selon les exigences de l’Université et s’assurer que toutes les exigences sont satisfaites.
• Déterminer l’admissibilité des candidats, gérer l’entrée des données et préparer les dossiers pour évaluation par les comités d’admission (2e et 3e cycles). Vérifier l’exactitude des listes des différents statuts des étudiants et apporter les corrections nécessaires.
• Admettre, différer ou refuser les candidats suite à l’analyse du dossier et assure un suivi avec les candidats. Entrer les recommandations aux offres d’admissions et aux offres de bourses aux systèmes informatiques et participe activement à la mise à jour des renseignements pertinents à l’admission au site Web de l’Université.
• Informe le coordonnateur des admissions des problèmes encourus lors du cycle d’admission afin d’assurer l’efficacité maximale et la qualité des services offerts aux candidats.
• Se maintenir à jour sur le système éducationnel au Canada et à l’étranger.
• Participer à l’amélioration du système uoCampus.

FORMATION, CONNAISSANCES, EXPÉRIENCE ET QUALITÉS ESSENTIELLES

• Formation universitaire pertinente ou une combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente.
• Connaissance générale du système universitaire et des processus d’admissions au Canada et à l’international.
• Expérience de l’entrée de données.
• Expérience dans un rôle de conseiller et de service à la clientèle dans le milieu scolaire.
• Expérience auprès d’une clientèle multiculturelle.
• Connaissance approfondie d’outils informatiques tels que Windows, logiciels de traitement de texte, logiciels de présentation, tableurs, Internet, courrier électronique et outils électroniques de planification des horaires.
• Connaissance du système d’information scolaire, un atout.
• Méticulosité et grand sens du détail.
• Tolérance au travail répétitif.
• Grand sens de l’organisation.
• Disponibilité et flexibilité pour répondre aux urgences.
• Capacité à collaborer et à travailler en équipe.
• Sens des responsabilités, bon jugement, tact et discrétion
• Bilinguisme : aisance à s’exprimer en français et en anglais (à l’oral et à l’écrit)

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en ligne à Offres d'emploi (ustpaul.ca) d'ici le 15 mai 2024 à 23h 59 .

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.

Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les individus éligibles de travailler au Canada. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer si vous vous êtes contacté pour une entrevue. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels .

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