Legal Secretary/Secrétaire juridique

Legal Secretary/Secrétaire juridique

Are you a legal go-getter? Can you hit the ground running? The Ministry of the Attorney General, Office of the Children's Lawyer, seeks an organized, flexible team player that can provide excellent legal secretarial support in a high volume, high pressure and fast-paced environment.

The Office of the Children's Lawyer is dedicated to ensuring an open, accessible, equitable and respectful workplace, and is committed to reflecting the diverse communities it serves. We encourage applications from members of our diverse communities and under-represented groups, particularly Indigenous Peoples, Black people, persons from other racialized groups, persons with disabilities and 2SLGBTQ+ persons, as well as anyone committed to providing high-quality services to the children of Ontario.

OPS Commitment to Diversity, Inclusion, Accessibility, and Anti-Racism:

We are committed to build a workforce that reflects the communities we serve and to promote a diverse, anti-racist, inclusive, accessible, merit-based, respectful and equitable workplace.We invite all interested individuals to apply and encourage applications from people with disabilities, Indigenous, Black, and racialized individuals, as well as people from a diversity of ethnic and cultural origins, sexual orientations, gender identities and expressions.Visit the OPS Anti-Racism Policyand the OPS Diversity and Inclusion Blueprintpages to learn more about the OPS commitment to advance racial equity, accessibility, diversity, and inclusion in the public service.

We offer employment accommodation across the recruitment process and all aspects of employment consistent with the requirements of Ontario's Human Rights Code. Refer to the "How to apply" section if you require a disability-related accommodation.

What can I expect to do in this role?

You will:
• manage calendars for at least two legal professionals
• prepare and track correspondence, reports and legal documents
• produce volumes of court documentation and have it served appropriately
• compose and transcribe from Dictaphone legal materials and documents using word processing software
• develop and maintain filing, indexing and bring-forward systems
• liaise with the bench, bar and other professionals, agencies, the public and office clients
• prepare agendas, arrange travel, meetings and conferences
• provide back-up coverage for other members of the support team and reception

How do I qualify?

Legal Knowledge:

• You have demonstrated legal secretarial experience
• You have knowledge of relevant statutes, rules and regulations, legal office and court procedures, legal documents and formats, related policies, standards and best practices to prepare varied legal documents, screening and disclosure materials
• You can determine confidentiality of privileged information and its release conditions based on your knowledge and experience and without, at times, referring to professional staff
• You have the ability to deal with extremely sensitive issues and work in a high-pressure environment

Organizational, Research, Analytical and Problem-Solving Skills:

• You can prioritize workload, track and follow-up on missing or delayed items, and ensure deadlines and time frames are met
• You have research, analytical and problem-solving skills to collect case information, review litigation documents and assess relevancy of legal issues involved

Communication and Customer Service Skills:

You can:
• answer telephone and counter inquiries regarding administrative policies and legal procedures to the legal profession, court staff and the general public using tact and discretion
• use appropriate legal terminology to prepare legal documents from precedents or information provided by counsel (example: factums, appeals, indictments)
• compose material from own knowledge and sign correspondence on behalf of professional staff (example: letters of acknowledgement, covering letters, reports and documents)

Computer Skills:

• You are proficient with word-processing, email, spreadsheet, presentation and database software (example: Word, Outlook, Excel, Acrobat Pro and PowerPoint)
• You can produce letters, memoranda, reports and legal documents, according to established/standard procedures
• You can enter, track, and update data, correspondence and case files

Additional Information

Address:

·       3 English Permanent, 393 University Ave., 14th floor, Toronto, Toronto Region, Criminal Record and Judicial Matters Check

·       5 English Temporary, duration up to 12 months, 393 University Ave., 14th floor, Toronto, Toronto Region, Criminal Record and Judicial Matters Check

Compensation Group:

Ontario Public Service Employees Union

Understanding the job ad - definitions

3.7

Category:

Administrative and Support Services

Posted on:

Friday, May 10, 2024

Note:

·       In accordance with the Ontario Public Service (OPS), Employment Screening Checks Policy (ESCP), the top candidate(s) may be required to undergo a security screening check. Refer to the above to determine the screening checks that are required for this position.Required security screening checks along with your written consent, will be sent to the Transition and Security Office (TSO), Corporate Talent Programs Branch, Talent and Leadership Division to evaluate the results. If applicable, the TSO, with your written consent, will request and obtain any additional employment screening checks that were not obtained directly by you.

A record under the Criminal Code and/or other federal offence record(s) does not automatically mean you will be ineligible for the position. The employment screening check(s) will only be reviewed and evaluated by the TSO for the purpose of making a security clearance decision. The details of an individual's employment screening check(s) will be considered in specific relation to the duties and responsibilities of the position being filled. Employment screening check records will be maintained by the TSO and kept strictly confidential.

·       T-AG-213398/24(8)

How to apply:

1.     You must apply online.

2.     Your cover letter and resume combined should not exceed five (5) pages. For tips and tools on how to write a concise cover letter and resume, review the Writing a Cover Letter and Resume: Tips, Tools and Resources.

3.     Customize your cover letter and resume to the qualifications listed on the job ad. Using concrete examples, you must show how you demonstrated the requirements for this job. We rely on the information you provide to us.

4.     Read the job descriptionto make sure you understand this job.

5.     OPS employees are required to quote their WIN EMPLOYEE ID number when applying.

6.     If you require a disability related accommodation in order to participate in the recruitment process, please Contact Usto provide your contact information. Recruitment services team will contact you within 48 hours.

Please be advised that the results of this competition may be used to form an eligibility list of qualified candidates to potentially fill future vacancies represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU). In accordance with the Collective Agreement, eligibility lists are shared with OPSEU representatives. By applying to this competition, you are providing consent that your name may be shared with OPSEU representatives.

All external applicants (including former employees of the Ontario Public Service) applying to a competition in a ministry or Commission public body must disclose (either in the cover letter or resume) previous employment with the Ontario Public Service. Disclosure must include positions held, dates of employment and any active restrictions as applicable from being rehired by the Ontario Public Service. Active restrictions can include time and/or ministry-specific restrictions currently in force, and may preclude a former employee from being offered a position with the Ontario Public Service for a specific time period (e.g. one year), or from being offered a position with a specific ministry (either for a pre-determined time period or indefinitely). The circumstances around an employee's exit will be considered prior to an offer of employment.

Remember: The deadline to apply is Thursday, May 30, 2024 11:59 pm EDT. Late applications will not be accepted.

We thank you for your interest. Only those selected for further screening or an interview will be contacted.

The Ontario Public Service is an inclusive employer.
Accommodation is available under the Ontario's Human Rights Code  .

____

 

Vous êtes une personne fonceuse dans le domaine juridique? Vous pouvez vous donner à fond? Le Bureau de l'avocat des enfants du ministère du Procureur général est à la recherche d'un collaborateur organisé et flexible capable de fournir un excellent service de secrétariat juridique dans un environnement où le volume de travail est élevé, où la pression est forte et où le rythme est soutenu.

Le Bureau de l'avocat des enfants s'engage à garantir un lieu de travail ouvert, accessible, équitable et respectueux, et à refléter la diversité des communautés qu'il sert. Nous encourageons les membres de nos diverses communautés et des groupes sous-représentés, en particulier les Autochtones, les Noirs, les personnes appartenant à d'autres groupes racisés, les personnes handicapées et les membres de la communauté 2ELGBTQ+, ainsi que toutes autres personnes désireuses de fournir des services de haute qualité aux enfants de l'Ontario, à présenter leur candidature.

Engagement de la FPO à l'égard de la diversité, de l'inclusion, de l'accessibilité et de la lutte contre le racisme :

Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.Rendez-vous sur les pages présentant la Politique de la FPO pour la lutte contre le racismeet le Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPOpour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.

Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au Code des droits de la personnede l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

Vous devrez :
• gérer les calendriers d'au moins deux professionnels du droit;
• préparer et suivre la correspondance, les rapports et les documents juridiques;
• produire des volumes de documents judiciaires et les faire signifier de manière appropriée;
• composer des documents juridiques en utilisant un logiciel de traitement de texte et en transcrire à partir d'un dictaphone;
• élaborer et tenir et jour des systèmes de classement, d'indexation et d'archivage;
• assurer la liaison avec la magistrature, le barreau et d'autres professionnels, les agences, le public et les clients du Bureau;
• préparer les ordres du jour et organiser les déplacements, les réunions et les conférences;
• assurer la suppléance des autres membres de l'équipe d'assistance et de la réception.

À quelles exigences dois-je répondre?

Connaissances juridiques :

• Vous avez une expérience confirmée du secrétariat juridique.
• Vous avez une connaissance des lois, des règles et des règlements pertinents, des procédures des bureaux juridiques et des tribunaux, des documents et des formats juridiques, ainsi que des politiques, des normes et des meilleures pratiques connexes pour préparer des documents juridiques, des documents de sélection et des documents de divulgation variés.
• Vous pouvez déterminer la confidentialité d'informations privilégiées et les conditions de la divulgation de celles-ci sur la base de vos connaissances et de votre expérience et sans, parfois, en référer à des professionnels.
• Vous êtes capable de traiter des questions extrêmement sensibles et de travailler dans un environnement à haute pression.

Compétences en en organisation, en recherche, en analyse et en résolution de problèmes :

• Vous êtes capable de hiérarchiser la charge de travail, de faire le suivi des éléments manquants ou retardés et de voir à ce que les délais et échéances soient respectés.
• Vous avez des compétences en recherche, en analyse et en résolution de problèmes qui vous permettent de recueillir des informations sur les dossiers, d'examiner les documents relatifs aux litiges et d'évaluer la pertinence des questions juridiques en jeu.

Compétences en matière de communication et de service à la clientèle :

Vous pouvez :
• répondre aux demandes de renseignements par téléphone et au guichet concernant les politiques administratives et les procédures juridiques adressées à la profession juridique, au personnel des tribunaux et au grand public, en faisant preuve de tact et de discrétion;
• utiliser la terminologie juridique appropriée pour préparer des documents juridiques à partir de précédents ou de renseignements fournis par les avocats (p. ex., mémoires, appels, actes d'accusation);
• composer des documents à partir de vos propres connaissances et signer la correspondance au nom du personnel professionnel (p. ex., lettres d'accusé de réception, lettres d'accompagnement, rapports et documents).

Compétences en informatique :

• Vous maîtrisez les logiciels de traitement de texte, de courrier électronique, de tableur, de présentation et de base de données (p. ex., Word, Outlook, Excel, Acrobat Pro et PowerPoint).
• Vous pouvez produire des lettres, des mémorandums, des rapports et des documents juridiques, conformément aux procédures et aux normes établies.
• Vous pouvez entrer, suivre et mettre à jour des données, de la correspondance et des dossiers.

Renseignements supplémentaires

Adresse:

• 3 anglais Permanent(s), 393 University Ave., 14th floor, Toronto, Région Toronto, Vérification de casier judiciaire et d'affaires judiciaires
• 5 anglais Temporaire(s), durée jusqu'à 12 mois, 393 University Ave., 14th floor, Toronto, Région Toronto, Vérification de casier judiciaire et d'affaires judiciaires

Groupe de rémunération:

Syndicat des employées et employés de la fonction publique de l'Ontario

Comprendre l'avis d'emploi vacant - définitions

3.7

Catégorie:

Services d'administration et de soutien

Date de publication:

le vendredi 10 mai 2024

Note:

• Conformément à la Politique relative aux vérifications de sécurité du personnel de la fonction publique de l'Ontario, les meilleurs candidats pourraient être tenus de se soumettre à une enquête de sécurité générale. Reportez-vous à ce qui précède pour déterminer les vérifications de présélection nécessaires pour ce poste.Les vérifications des antecedents du personnel requises, accompagnées de votre consentement écrit, seront envoyées au Bureau de la transition et de la sécurité (TSO), Direction des programmes relatifs au talent pour la FPO, à la Division du talent et du leadership pour évaluer les résultats. Si necessaire, le TSO, avec votre consentement écrit, demandera et obtiendra toute autre vérification des antécédents additionnels que vous n'auriez pas obtenue directement.Un casier judiciaire pour une infraction au Code criminel ou une autre infraction fédérale ne signifie pas automatiquement que vous ne serez pas admissible au poste. Le BTS examinera et évaluera les vérifications de sécurité uniquement aux fins de la prise d'une décision au sujet de l'attestation de sécurité. Les détails des vérifications de sécurité seront pris en considération en fonction des fonctions et responsabilités propres au poste à pourvoir. Les dossiers de vérification de l'emploi seront conservés par le BTS dans la plus stricte confidentialité.
• T-AG-213398/24(8)

Comment postuler:

1. Vous devez postuler en ligne.
2. Votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae réunis doivent avoir un maximum de cinq (5) pages. Pour des conseils et des outils qui vous aideront à rédiger une lettre d'accompagnement et un curriculum vitae concis, consultez Rédaction d'une lettre d'accompagnement et d'un Curriculum vitae : conseils, outils et ressources.
3. Adaptez votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae en fonction des exigences figurant dans l'offre d'emploi. En utilisant des exemples concrets, vous devez faire ressortir en quoi vos aptitudes et vos compétences correspondent aux exigences du poste. Nous comptons sur les renseignements que vous nous fournissez.
4. Voir la description de l'emploipour bien comprendre en quoi consiste ce poste.
5. Les membres de la FPO doivent indiquer leur numéro d'employé RIRH (WIN Employee ID Number) lorsqu'ils présentent leur candidature à un poste.
6. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap qui vous permettront de participer au processus de recrutement, veuillez cliquer sur Pour nous joindreet nous fournir vos coordonnées. L'équipe des services de recrutement communiquera avec vous dans les 48 heures.

 

Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d'admissibilité de candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, les listes d'admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du SEFPO.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le jeudi 30 mai 2024 23h59min HAE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.

La fonction publique de l'Ontario est un employeur inclusif.
Toute adaptation nécessaire sera réalisée conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario .