Technicien / technicienne en administration

Affichage du 19 avril au 6 mai 2024

Cette personne effectue diverses tâches reliées à l'élaboration, à la mise en application et au contrôle de normes et de procédures administratives complexes. Elle apporte une expertise technique en vue d'assurer la réalisation de projets et le bon fonctionnement des opérations de son secteur.

Plus particulièrement, les principaux mandats des deux services se résument ainsi :

Service de la gestion tactique et de la logistique institutionnelle

• Collaborer à la mise en place des appels à projets;
• Collaborer aux suivis de projets (achats et travaux);
• Faire le suivi financier des projets en concordances avec les sources de financement;
• Élaborer des structures, tableaux de bord visant à faciliter les suivis de projets/budgets;
• Produire des documents de présentation et de bilans.

Finances

• Fait le suivi des différentes transactions incluses dans les relevés bancaires;
• Prépare les informations relatives aux encaissements (TPV, dépôt direct, chèques, dépôts quotidiens, etc.) et fait le suivi de certains remboursements spécifiques;
• Valide les transactions d’encaissement dans le système comptable;
• Procède à la facturation (fond de fonctionnement);
• Assure le suivi des différentes demandes en lien avec la facturation et les encaissements (gestion de la boite de réception générale des comptes à recevoir);
• Prépare les conciliations bancaires;
• Concilie les chèques émis, encaissés, en circulation;
• Analyse les opérations dans divers comptes de bilan, revenus et dépenses. Valide la bonne imputation des opérations dans les comptes analysés et effectue les corrections au besoin;
• Saisit différentes écritures dans le système comptable;
• Prépare les informations relatives à la déclaration de TPS/TVQ.

Cette personne exerce une partie ou l’ensemble des fonctions suivantes :

1. Effectue des travaux techniques visant à prévoir, contrôler et assurer les services nécessaires à la bonne marche de son secteur.

1. Collabore à l’organisation et au déroulement, ou assume la responsabilité de la réalisation d’activités spécifiques et d’événements divers.

1. Prépare ou assiste la personne désignée dans l’élaboration de documents tels que prévisions et bilans budgétaires, devis, demandes de subvention et de réclamation, bilan relatif à l’assignation de locaux et rapports divers.

1. Assure le suivi des dossiers sous sa responsabilité, communique ou rencontre les intervenants impliqués, notamment afin d’établir des ententes et solutionner des problèmes.

1. Répond à toute demande d’information d’ordre administratif ou budgétaire provenant de différents intervenants et les conseille en tenant compte de son champ de spécialisation, leur transmet ou veille à obtenir la documentation pertinente.

1. Diffuse, explique et voit au respect des règlements, politiques, directives, méthodes administratives ainsi que des lois reliés à ses activités.

1. Collige, tient à jour, vérifie et analyse des données, compile des statistiques, approuve des formulaires administratifs et académiques.

1. Effectue des recherches relatives à des dossiers spécifiques, prépare des données pour les publications officielles et rédige des rapports ou tient des registres de diverses natures. Crée et effectue les mises à jour de sites web.

1. Assume la responsabilité d'opérations et le suivi de dossiers tels que budgets, inventaires, téléphonie, facturation, gestion du temps, des horaires de cours et des locaux, approvisionnement, activités d'enseignement, application des dispositions de convention collective, etc.

1. Effectue le classement de documents et applique la procédure d'archivage.

1. Participe à des réunions techniques, à des groupes de discussion ou à des forums d’échange d’information. Consulte de la documentation, des revues spécialisées et participe à des activités de formation et d'information telles que colloques, expositions et cours de perfectionnement.

1. Contribue à l'élaboration et à l'implantation des procédures et des outils nécessaires à la réalisation des activités de son secteur. Informe les personnes concernées des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités et émet des recommandations.

1. Peut être appelée à initier au travail et soutenir le nouveau personnel de son unité ou les personnes occupant la même fonction.

1. Utilise les logiciels pertinents à son domaine d’activités.

1. Utilise divers appareils tels que photocopieur, numériseur, etc. Peut être appelée à effectuer les appels de service, lorsque requis.

1. Peut accomplir les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

1. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une personne salariée occupant cette fonction.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité: Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de comptabilité et de gestion, ou scolarité équivalente

Expérience: Deux (2) années d’expérience pertinente

Autres: Connaissance des principaux logiciels en usage

L’Université du Québec à Trois-Rivières est engagée dans une démarche menant vers une université pleinement équitable, diversifiée et inclusive (ÉDI). En ce sens, elle porte un regard sur ses pratiques et souhaite être un acteur engagé dans son milieu et au sein de la société. Elle valorise la diversité au sein de son personnel et reconnaît le caractère pluriel des identités. Elle encourage particulièrement les femmes, les personnes autochtones, les membres de minorités visibles ou ethniques, les personnes ayant des limitations ainsi que les personnes issues des communautés LGBTQ+ à soumettre leur candidature. Conformément à la Loi, l'Université souscrit au programme d'accès à l'égalité en emploi. Sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations. Le respect de la confidentialité des informations est pris au sérieux.

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